Cách làm hay của Đồng Nai để giảm tải việc chứng thực ở UBND cấp xã

Vừa qua, đại diện Sở Tư pháp tỉnh Đồng Nai cho biết thực hiện chủ trương sắp xếp, sáp nhập đơn vị hành chính, nhiều UBND cấp xã tại địa bàn có khối lượng công việc tăng lên rất nhiều.

Đặc biệt ở lĩnh vực chứng thực tăng đột biến, trong khi công chức thực hiện nhiệm vụ này còn thiếu, các quy định về thẩm quyền chứng thực chưa thay đổi kịp thời nên gây ảnh hưởng đến hiệu quả giải quyết công việc.

Ủy quyền cho công chức cấp xã chứng thực

Để giải quyết căn cơ áp lực công việc ở cơ sở, Sở Tư pháp đã tham mưu, đề xuất HĐND và UBND tỉnh ban hành các văn bản quy định quan trọng để tạo khung pháp lý tổ chức và thực hiện nhiệm vụ chứng thực tại UBND cấp xã được thuận lợi, giảm tải công việc và nâng cao chất lượng phục vụ cho người dân, doanh nghiệp.

Sở Tư pháp tỉnh Đồng Nai tổ chức hội nghị triển khai quy định về chứng thực, trực tiếp kết hợp trực tuyến 95 điểm cầu cấp xã. Ảnh: LXQ

Sở Tư pháp đã tham mưu UBND tỉnh trình HĐND tỉnh thông qua Nghị quyết quy định việc ủy quyền cho công chức cấp xã thực hiện một số nhiệm vụ chứng thực như bản sao, chữ ký, chữ ký người dịch… theo hình thức ký “thừa ủy quyền” của Chủ tịch UBND xã.

Cụ thể, ngày 16-10, Chủ tịch UBND tỉnh đã ban hành Quyết định về việc triển khai thi hành Nghị quyết của HĐND trên địa bàn toàn tỉnh. Việc này tạo cơ chế ủy quyền, giúp lãnh đạo UBND cấp xã giảm bớt các công việc mang tính chất thường xuyên, đồng thời cũng tạo thuận lợi cho công chức tiếp nhận và trực tiếp giải quyết hồ sơ chứng thực một cách nhanh chóng.

Theo đại diện Sở Tư pháp, khối lượng công việc chứng thực tại nhiều UBND cấp xã tăng lên nguyên nhân một phần nhiều đơn vị vẫn yêu cầu người dân, doanh nghiệp phải nộp bản sao có chứng thực, kể cả trong một số trường hợp pháp luật không bắt buộc. Điều này đi ngược lại tinh thần cải cách hành chính, làm phát sinh thêm thủ tục, thời gian và chi phí cho người dân, doanh nghiệp.

Vì vậy, Sở Tư pháp đã tham mưu UBND tỉnh ban hành văn bản chấn chỉnh tình trạng yêu cầu người dân, doanh nghiệp phải nộp bản sao có chứng thực. Các cơ quan, tổ chức trên địa bàn phải thực hiện nghiêm các quy định như: Chấp nhận bản sao không chứng thực kèm bản chính để đối chiếu khi giải quyết hồ sơ...

Ngoài ra, ưu tiên khai thác, sử dụng dữ liệu điện tử đã có trong các cơ sở dữ liệu điện tử để giảm bớt việc yêu cầu người dân cung cấp giấy tờ. Tăng cường tuyên truyền và tập huấn cho cán bộ quy định liên quan đến công chứng, chứng thực và xử lý nghiêm các trường hợp tự ý yêu cầu cung cấp bản sao chứng thực không đúng quy định.

"Việc chấn chỉnh này này không chỉ giúp giảm phiền hà, chi phí và thời gian cho người dân, mà còn thể hiện nỗ lực thực chất của ngành Tư pháp trong công cuộc cải cách hành chính và chuyển đổi số tư pháp" - ông Lê Xuân Quý, Chánh Văn phòng Sở Tư pháp tỉnh Đồng Nai nói.

Phát huy hiệu quả phục vụ Nhân dân

Tiếp tục thực hiện nhiệm vụ là đơn vị tham mưu cho UBND tỉnh để hoàn thiện pháp lý, góp phần đẩy mạnh cải cách hành chính trong lĩnh vực chứng thực, ngày 21-10, Sở Tư pháp đã tham mưu UBND tỉnh ban hành Quyết định về chuyển giao nhiệm vụ chứng thực các hợp đồng, giao dịch của 42 UBND cấp xã trên địa bàn tỉnh sang các tổ chức hành nghề công chứng đã hoạt động ổn định từ 2 năm trở lên. Quyết định bắt đầu có hiệu lực kể từ ngày 1-11.

Sở Tư pháp tỉnh Đồng Nai tham mưu UBND tỉnh một số nội dung về chứng thực... Ảnh minh họa: VŨ HỘI.

Theo lãnh đạo Sở Tư pháp, trong 42 xã, phường thực hiện chuyển giao là những địa phương có sự phát triển kinh tế - xã hội, khối lượng công việc lớn cần thiết phải áp dụng phương án chuyển giao nhằm giảm áp lực, nâng cao chất lượng công việc cho chính quyền cơ sở và bảo đảm tính chuyên nghiệp, an toàn pháp lý và phát huy hiệu quả phục vụ Nhân dân của các tổ chức xã hội hóa.

“Sở Tư pháp luônxác định công tác chứng thực không chỉ là thủ tục hành chính, mà còn là dịch vụ pháp lý thiết yếu gắn với quyền lợi của người dân và doanh nghiệp. Vì vậy, mỗi cải tiến dù là nhỏ nhất cũng sẽ góp phần lớn cho việc nâng cao chất lượng, hiệu quả công việc tại cơ sở và công cuộc cải cách hành chính toàn tỉnh” - bà Phạm Thị Bích Thủy, Giám đốc Sở Tư pháp tỉnh Đồng Nai, nhấn mạnh.

Bà Thủy cũng cho biết trong thời gian qua, ngành Tư pháp tỉnh Đồng Nai tiếp tục đồng hành cùng chính quyền các cấp nhằm hoàn thiện hành lang pháp lý, tạo điều kiện thuận lợi triển khai thực hiện đồng bộ các giải pháp trong lĩnh vực chứng thực để hướng tới xây dựng nền hành chính hiện đại, minh bạch và lấy người dân làm trung tâm phục vụ.

Vũ Hội