Cần đơn giản hóa hồ sơ và thủ tục khi CSGD được tự chủ tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế

Nhằm giao quyền chủ động và tự chủ cho cơ sở giáo dục đại học được tự tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế, tại Khoản 3, Điều 6, dự thảo Nghị quyết của Quốc hội về một số cơ chế, chính sách đặc thù để thực hiện đột phá phát triển giáo dục và đào tạo nêu rõ: "Cơ sở giáo dục đại học, cơ sở giáo dục nghề nghiệp tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế trong các ngành, lĩnh vực đặc thù theo quy định của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo; thực hiện thông báo theo mẫu do Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành".

Theo lãnh đạo, đại diện một số cơ sở giáo dục đại học, chủ trương trên là cần thiết và kịp thời, giúp nhà trường mở rộng mạng lưới đối tác chiến lược, thúc đẩy hội nhập quốc tế về mọi mặt. Đồng thời, đề xuất một số điều chỉnh trong quy trình tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức, tạo điều kiện cho các cơ sở giáo dục đại học phát huy vai trò trong mạng lưới khoa học toàn cầu.

Tăng cường khả năng hợp tác nghiên cứu và mở rộng mạng lưới đối tác chiến lược

Chia sẻ với phóng viên Tạp chí điện tử Giáo dục Việt Nam, Tiến sĩ Nguyễn Minh Anh Tuấn - Hiệu trưởng Trường Đại học Tân Trào đánh giá, việc phân cấp, phân quyền cho các cơ sở giáo dục đại học trong việc tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế theo tinh thần của dự thảo Nghị quyết là hết sức cần thiết nhằm tạo điều kiện thuận lợi hơn cho hoạt động hội nhập học thuật.

Tiến sĩ Nguyễn Minh Anh Tuấn cho biết, hiện nay việc tổ chức các hội thảo và hội nghị khoa học quốc tế tại Trường Đại học Tân Trào được triển khai với quy mô ngày càng mở rộng và tần suất tăng dần qua các năm.

Năm 2024 Trường Đại học Tân Trào chủ trì, phối hợp cùng Học viện Nông nghiệp Việt Nam tổ chức thành công Hội thảo quốc tế đa ngành (ICMR) với hơn 50 tác giả, diễn giả nước ngoài, đặc biệt là nhiều diễn giả đến từ các nước tiên tiến như Hàn Quốc, Nhật Bản, Thổ Nhĩ Kỳ, Slovakia, Hungary, ...

Năm 2025, Trường Đại học Tân Trào phối hợp với Trường Đại học Việt – Đức tổ chức thành công Hội thảo quốc tế đa ngành (ICMR) với gần 150 tác giả, diễn giả quốc tế.

Đồng thời, nhà trường đã xây dựng kế hoạch đồng tổ chức hội thảo quốc tế với viện QIS Ấn Độ về tổ chức hội thảo quốc tế có xuất bản kỷ yếu có lập chỉ mục của nhà xuất bản Springer Nature để nâng cao chất lượng các sản phẩm khoa học và tăng xếp hạng trên thế giới.

Bên cạnh đó, Trường Đại học Tân Trào phối hợp các trường đối tác tại Philippine tổ chức các hội nghị, hội thảo trực tuyến. Các sự kiện được tổ chức theo hình thức trực tiếp, trực tuyến hoặc kết hợp, thu hút sự tham gia của nhiều chuyên gia, nhà khoa học trong và ngoài nước.

Hội thảo quốc tế đa ngành (ICMR) do Trường Đại học Tân Trào chủ trì tổ chức. Ảnh: website nhà trường.

Tiến sĩ Nguyễn Minh Anh Tuấn cho biết thêm: “Để tổ chức được hội nghị, hội thảo quốc tế, nhà trường phải xây dựng đề án và xin ý kiến của Ủy ban nhân dân tỉnh Tuyên Quang. Thủ tục xin cấp phép tổ chức theo quy định hiện hành nhìn chung còn khá phức tạp và thời gian xử lý tương đối kéo dài, do phải thực hiện qua nhiều bước và nhiều sở ban ngành (Sở Khoa học và Công nghệ thẩm định về vấn đề khoa học và công nghệ, Sở Ngoại vụ thẩm định về vấn đề người nước ngoài, Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Công an tỉnh cho ý kiến về quản lý người nước ngoài...).

Những điều này phần nào ảnh hưởng đến tiến độ triển khai các kế hoạch học thuật của nhà trường, đặc biệt là đối với những sự kiện có tính thời điểm hoặc cần mời chuyên gia, diễn giả quốc tế sớm để bảo đảm công tác chuẩn bị”.

Cùng trao đổi về nội dung này, Giáo sư, Tiến sĩ Phạm Văn Hùng – Trưởng phòng, Phòng Quản lý Khoa học, Trường Đại học Quốc tế (Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh) cũng đánh giá chủ trương phân cấp, phân quyền cho các cơ sở giáo dục đại học tự tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế là rất phù hợp và kịp thời.

Theo Giáo sư, Tiến sĩ Phạm Văn Hùng, nếu dự thảo trên được thông qua, nhà trường sẽ chủ động hơn trong quá trình triển khai kế hoạch tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế. Đồng thời, việc thu hút nhiều diễn giả và chuyên gia quốc tế thuận lợi hơn do quy trình triển khai linh hoạt và nhanh chóng.

Qua đó, tăng cường khả năng hợp tác nghiên cứu, chuyển giao công nghệ và mở rộng mạng lưới đối tác chiến lược, thúc đẩy hội nhập quốc tế và nâng cao uy tín của nhà trường trên bản đồ khoa học khu vực.

“Đặc biệt, việc này còn giúp nhà trường tận dụng tốt hơn nguồn lực từ đối tác quốc tế, nhất là các hội thảo được tài trợ phần lớn kinh phí”, thầy Hùng nhìn nhận.

Hằng năm, Trường Đại học Quốc tế (Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh) tổ chức khoảng 4–5 hội nghị, hội thảo khoa học quốc tế thuộc nhiều lĩnh vực như khoa học kỹ thuật, khoa học tự nhiên, khoa học xã hội và quản lý. Nhiều hội nghị, hội thảo là sự kiện thường niên của nhà trường và các hội nghị, hội thảo này có uy tín cao trên thế giới, thu hút chuyên gia trong nước và quốc tế từ các trường đại học hàng đầu như Hội nghị quốc tế về sự phát triển Kỹ thuật Y sinh tổ chức 2 năm một lần, hoặc Hội nghị quốc tế về lĩnh vực Công nghệ Thông tin “17th International Conference on Computational Collective Intelligence”.

Ngoài ra, trường cũng thường xuyên phối hợp với các tổ chức, viện nghiên cứu và doanh nghiệp quốc tế trong việc đồng tổ chức hội nghị.

Từ thực tiễn tổ chức các hội nghị quốc tế trên, Giáo sư, Tiến sĩ Phạm Văn Hùng chia sẻ về một số khó khăn nhà trường thường gặp phải như: “Thời gian thẩm định và cấp phép cho cơ sở giáo dục tổ chức kéo dài, có trường hợp từ 2–3 tháng, dẫn đến ảnh hưởng đến toàn bộ tiến độ tổ chức.

Cùng với đó, yêu cầu bổ sung các giấy tờ cá nhân của diễn giả nước ngoài, như hộ chiếu hoặc số hộ chiếu vẫn còn là rào cản bởi danh sách diễn giả quốc tế có thể thay đổi vì nhiều lý do khách quan (thời tiết, công tác đột xuất, lý do cá nhân,.…).

Và do phải chờ giấy phép chính thức, nhà trường thường ở thế bị động khi chốt lịch với chuyên gia quốc tế, đặc biệt trong việc xin visa và sắp xếp lịch trình cho khách mời. Những khó khăn này phần nào hạn chế khả năng chủ động và tính cạnh tranh của cơ sở giáo dục trong hội nhập quốc tế”.

Đồng quan điểm, Phó Giáo sư, Tiến sĩ Đỗ Tiến Duy - Phó trưởng phòng, Phòng Khoa học công nghệ - Đối ngoại, Trường Đại học Nông lâm Thành phố Hồ Chí Minh cho rằng, trong bối cảnh quốc tế hóa mạnh mẽ, quy định như hiện nay làm nhà trường khó chủ động về mặt thời gian cùng diễn giả, chuyên gia nước ngoài, bởi họ vốn có lịch trình dày đặc, cần xác định thời điểm tham dự trước nhiều tháng.

“Chính vì vướng mắc này, nhiều đơn vị, hay các khoa chuyên môn trong cơ sở giáo dục có xu hướng thực hiện đồng tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế thông qua một hiệp hội hoặc tổ chức bên ngoài có tư cách pháp nhân, thay vì đứng ra tổ chức trực tiếp. Điều này làm giảm vai trò, thương hiệu và quyền chủ động của chính cơ sở giáo dục đó”, thầy Duy cho hay.

Khoa Chăn nuôi Thú y, Trường Đại học Nông Lâm Thành phố Hồ Chí Minh kết hợp cùng Khoa Chăn nuôi, Đại học Gadjah Mada, Indonesia tổ chức “Hội thảo Khoa học Quốc tế Chăn nuôi và Nông nghiệp lần thứ 5". Ảnh: NVCC.

Cần đơn giản hóa hồ sơ và thủ tục hành chính trong quy trình tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế

Trong bối cảnh giáo dục đại học ngày càng đòi hỏi mức độ hội nhập cao, khi được trao quyền tự chủ thực chất, các cơ sở giáo dục đại học và viện nghiên cứu có thể tận dụng hoạt động hội thảo quốc tế như một “đòn bẩy” để tăng tốc hợp tác, mở rộng ảnh hưởng và nâng cao năng lực nội tại.

Tiến sĩ Nguyễn Minh Anh Tuấn kỳ vọng đề xuất cơ sở giáo dục được tự chủ tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế sẽ được Quốc hội thông qua, mở ra nhiều cơ hội quan trọng cho cơ sở giáo dục, viện nghiên cứu trong hoạt động liên kết và hợp tác quốc tế.

Đối với Trường Đại học Tân Trào, trước hết, nhà trường có thể tạo nền tảng để ký kết MoU, hợp tác nghiên cứu, trao đổi học thuật; thiết lập quan hệ trực tiếp với các giáo sư, nhà khoa học có uy tín về các lĩnh vực mà nhà trường đang cần thúc đẩy sự phát triển, từ đó mở rộng mạng lưới hợp tác một cách linh hoạt và kịp thời.

Tiếp đó là tạo môi trường thuận lợi để hình thành các nhóm nghiên cứu chung, mời được các chuyên gia, nhà khoa học xuất sắc tham gia vào các nhóm nghiên cứu trọng điểm của nhà trường, phát triển các dự án hợp tác song phương và đa phương với các thế mạnh và trọng tâm theo định hướng phát triển của trường.

Qua hoạt động này còn có thể thu hút các nguồn tài trợ, nguồn lực nghiên cứu và tham gia các Dự án được tài trợ từ các tổ chức quốc tế; tăng cơ hội xuất bản quốc tế (Scopus, WoS) từ các nhóm nhà khoa học tham gia hội thảo.

Đồng thời, việc thu hút sinh viên và giảng viên quốc tế có thể đạt hiệu quả cao hơn. Hội thảo quốc tế giúp quảng bá chương trình đào tạo chất lượng cao; mời giảng viên, nghiên cứu sinh các nước đến trao đổi, giảng dạy, thực tập, góp phần nâng cao môi trường quốc tế hóa trong nhà trường.

Ngoài ra, nhà trường có thể tăng cơ hội thương mại hóa tri thức và chuyển giao công nghệ, nhờ giới thiệu các sản phẩm khoa học - công nghệ với doanh nghiệp quốc tế; thu hút doanh nghiệp đầu tư vào phòng thí nghiệm, trung tâm nghiên cứu; mở rộng hợp tác đào tạo hợp tác - nghiên cứu theo mô hình đại học ứng dụng.

Tiến sĩ Nguyễn Minh Anh Tuấn - Hiệu trưởng Trường Đại học Tân Trào. Ảnh: website nhà trường.

Để thực hiện hiệu quả những mục tiêu trên, Hiệu trưởng Trường Đại học Tân Trào cho rằng, một số nội dung trong quy trình tổ chức hội nghị, hội thảo khoa học quốc tế cần được điều chỉnh nhằm tạo điều kiện thuận lợi hơn cho các cơ sở giáo dục đại học.

Thứ nhất, cần đơn giản hóa hồ sơ và thủ tục hành chính, đặc biệt là các yêu cầu về văn bản giải trình, danh sách đại biểu quốc tế, nội dung chương trình, nội dung chi tiết của các báo cáo khoa học, nhằm giúp các đơn vị chủ động hơn trong quá trình chuẩn bị.

Thứ hai, thời gian thẩm định và phản hồi hồ sơ cần được rút ngắn và thực hiện theo cơ chế một cửa, giúp nhà trường kịp thời chốt kế hoạch tổ chức, mời chuyên gia quốc tế và hoàn thiện công tác hậu cần. Tập trung vào công tác hậu kiểm và báo cáo kết quả về tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế tại cơ sở giáo dục đại học.

Thứ ba, các quy định liên quan đến quản lý diễn giả, chuyên gia nước ngoài cần được hướng dẫn rõ ràng, thống nhất, tránh tình trạng cách hiểu khác nhau giữa các đơn vị, gây lúng túng trong quá trình thực hiện. Giao quyền tự chủ cho thủ trưởng của cơ sở giáo dục đại học về việc mời và quản lý diễn giả, nhà khoa học, chuyên gia nước ngoài đến tham dự, trình bày và trao đổi học thuật tại hội nghị, hội thảo quốc tế.

Cuối cùng, nên có hệ thống hỗ trợ trực tuyến và cơ chế phối hợp chặt chẽ giữa các cơ quan quản lý (cơ quan quản lý xuất nhập cảnh, cơ quan quản lý khoa học công nghệ, cơ quan quản lý đối ngoại và hợp tác quốc tế) và cơ sở giáo dục để kịp thời giải quyết những khó khăn phát sinh, bảo đảm hoạt động tổ chức hội thảo quốc tế được thuận lợi, minh bạch và hiệu quả.

Về phía Trường Đại học Quốc tế (Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh), Giáo sư, Tiến sĩ Phạm Văn Hùng đề xuất: “Nhằm tháo gỡ vướng mắc và nâng cao hiệu quả tổ chức hội nghị quốc tế, cần tinh giản thành phần hồ sơ, loại bỏ những yêu cầu không cần thiết để tập trung vào nội dung học thuật và mục tiêu của hội thảo.

Bên cạnh đó, việc rút ngắn thời gian thẩm định và áp dụng cơ chế đăng ký - hậu kiểm đối với các trường có năng lực tổ chức tốt. Đồng thời, cần xây dựng hệ thống nộp hồ sơ và xét duyệt trực tuyến, minh bạch, dễ theo dõi, qua đó giảm thiểu thời gian chờ đợi.

Đối với các hội thảo có đối tác tài trợ phần lớn kinh phí, nên áp dụng cơ chế đặc thù để không làm gián đoạn sự hợp tác. Những điều chỉnh này, nếu được triển khai đồng bộ, sẽ phù hợp hơn với thông lệ quốc tế và giúp các cơ sở giáo dục đại học phát huy tốt hơn vai trò trong mạng lưới khoa học toàn cầu”.

Trường Đại học Quốc tế (Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh) tổ chức Hội nghị quốc tế lần thứ XX (PBC 2025) với chủ đề “Tác động hai chiều giữa Môi trường và Sức khỏe”. Ảnh: website nhà trường.

Trong khi đó, theo Phó Giáo sư, Tiến sĩ Đỗ Tiến Duy, việc phân cấp, phân quyền cho các cơ sở giáo dục chắc chắn đi kèm với yêu cầu nâng cao tính tự chủ, đồng thời tăng cường trách nhiệm giải trình. Để đáp ứng được yêu cầu này, cơ sở giáo dục đại học cần chủ động xây dựng hệ thống quản trị minh bạch và chuyên nghiệp hơn.

Trước hết, nhà trường phải thiết lập quy trình nội bộ rõ ràng, có cơ chế kiểm soát rủi ro và phân định trách nhiệm cụ thể cho từng đơn vị, cá nhân liên quan. Bên cạnh đó, việc công khai thông tin về mục tiêu, kế hoạch và kết quả tổ chức hội nghị quốc tế, bao gồm tài chính, nhân sự và hoạt động chuyên môn là điều kiện tiên quyết để tăng tính minh bạch và đáp ứng yêu cầu giải trình.

“Cơ sở giáo dục cũng cần thường xuyên đào tạo đội ngũ phụ trách hợp tác quốc tế để nâng cao năng lực pháp lý, nghiệp vụ và khả năng xử lý tình huống. Khi kết hợp đồng bộ những yếu tố này, nhà trường không chỉ đảm bảo làm đúng trách nhiệm được phân cấp mà còn nâng cao uy tín và năng lực hội nhập quốc tế của chính mình”, Phó Giáo sư, Tiến sĩ Đỗ Tiến Duy nhấn mạnh.

Phương Thảo