Chi trả chi phí thông qua chuyển khoản sang tài khoản cá nhân có phải là thanh toán không dùng tiền mặt không?

Hỏi:

Theo Luật Thuế GTGT số 48/2024/QH15 có hiệu lực từ 01/07/2025, sẽ bỏ quy định về mức giá trị hóa đơn tối thiểu bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, theo đó chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt là điều kiện bắt buộc để khấu trừ thuế GTGT đầu vào cho tất cả hàng hóa, dịch vụ mua vào trừ một số trường hợp đặc thù do Chính phủ quy định.

Vậy trong trường hợp nhân viên Công ty thanh toán trước cho nhà cung cấp (như các chi phí mua quà tặng, xăng xe, công tác phí, văn phòng phầm) và thanh toán chuyển khoản đến tài khoản của người bán, sau đó nhân viên tổng hợp chi phí để Công ty chuyển khoản hoàn trả vào tài khoản của nhân viên Công ty, thì như vậy có được xem là thanh toán không dùng tiền mặt phù hợp với Luật Thuế GTGT số 48/2024/QH15 không?

Thường nhân viên Công ty thường chi trả các chi phí nhỏ lẻ với hộ kinh doanh, tạp hóa, khách sạn, nhà nghỉ, cửa hàng… và thường các chủ thể này yêu cầu chuyển khoản sang tài khoản cá nhân, thì có được coi là thanh toán không dùng tiền mặt không?

Trả lời:

Tại điều 14 luật số 48/2024/QH15 quy định:

Điều 14. Khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào

2. Điều kiện khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào được quy định như sau:

b) Có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với hàng hóa, dịch vụ mua vào, trừ một số trường hợp đặc thù theo quy định của Chính phủ;

..

Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt gồm chứng từ thanh toán qua ngân hàng và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt khác hướng dẫn tại khoản 3 và khoản 4 Điều này (được nêu tại Điều 15 Thông tư 26/2015/TT-BTC)

Tại khoản 3, khoản 4 Thông tư 26/2015/TT-BTC được sổ đổi bổ sung tại Điều 1 Thông tư 173/2016/TT-BTC.

“3. Chứng từ thanh toán qua ngân hàng được hiểu là có chứng từ chứng minh việc chuyển tiền từ tài khoản của bên mua sang tài khoản của bên bán mở tại các tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán theo các hình thức thanh toán phù hợp với quy định của pháp luật hiện hành như séc, ủy nhiệm chi hoặc lệnh chi, ủy nhiệm thu, nhờ thu, thẻ ngân hàng, thẻ tín dụng, sim điện thoại (ví điện tử) và các hình thức thanh toán khác theo quy định (bao gồm cả trường hợp bên mua thanh toán từ tài khoản của bên mua sang tài khoản bên bán mang tên chủ doanh nghiệp tư nhân hoặc bên mua thanh toán từ tài khoản của bên mua mang tên chủ doanh nghiệp tư nhân sang tài khoản bên bán).”

4. Các trường hợp thanh toán không dùng tiền mặt khác để khấu trừ thuế GTGT đầu vào gồm:

…c) Trường hợp hàng hóa, dịch vụ mua vào được thanh toán ủy quyền qua bên thứ ba thanh toán qua ngân hàng (bao gồm cả trường hợp bên bán yêu cầu bên mua thanh toán tiền qua ngân hàng cho bên thứ ba do bên bán chỉ định) thì việc thanh toán theo ủy quyền hoặc thanh toán cho bên thứ ba theo chỉ định của bên bán phải được quy định cụ thể trong hợp đồng dưới hình thức văn bản và bên thứ ba là một pháp nhân hoặc thể nhân đang hoạt động theo quy định của pháp luật.

Theo khoản 2.9 Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC được sửa đổi bởi Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC.

Chi phụ cấp cho người lao động đi công tác, chi phí đi lại và tiền thuê chỗ ở cho người lao động đi công tác nếu có đầy đủ hóa đơn, chứng từ được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế. Trường hợp doanh nghiệp có khoán tiền đi lại, tiền ở, phụ cấp cho người lao động đi công tác và thực hiện đúng theo quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp thì được tính vào chi phí được trừ khoản chi khoán tiền đi lại, tiền ở, tiền phụ cấp.

Trường hợp doanh nghiệp cử người lao động đi công tác, chi phí mua vé máy bay mà các khoản chi phí này được thanh toán bằng thẻ ngân hàng của cá nhân thì đủ điều kiện là hình thức thanh toán không dùng tiền mặt và tính vào chi phí được trừ nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:

- Có hóa đơn, chứng từ phù hợp do người cung cấp hàng hóa, dịch vụ giao xuất.

- Doanh nghiệp có quyết định hoặc văn bản cử người lao động đi công tác.

- Quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp cho phép người lao động được phép thanh toán khoản công tác phí, mua vé máy bay bằng thẻ ngân hàng do cá nhân là chủ thẻ và khoản chi này sau đó được doanh nghiệp thanh toán lại cho người lao động.

Trường hợp doanh nghiệp có mua vé máy bay qua website thương mại điện tử cho người lao động đi công tác để phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp thì chứng từ làm căn cứ để tính vào chi phí được trừ là vé máy bay điện tử, thẻ lên máy bay (boarding pass) và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp có cá nhân tham gia hành trình vận chuyển. Trường hợp doanh nghiệp không thu hồi được thẻ lên máy bay của người lao động thì chứng từ làm căn cứ để tính vào chi phí được trừ là vé máy bay điện tử, quyết định hoặc văn bản cử người lao động đi công tác và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp có cá nhân tham gia hành trình vận chuyển.

Theo đó, trường hợp đơn vị nêu để được xem là thanh toán không dùng tiền mặt cần thực hiện theo các quy định hướng dẫn nêu trên.

PV