Chuyển đổi lưu trữ, số hóa hàng triệu trang hồ sơ cấp huyện cũ

UBND tỉnh Nghệ An vừa ban hành kế hoạch 126/KH-UBND triển khai số hóa khối tài liệu lưu trữ cấp huyện đã qua chỉnh lý.

Đây là những hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn, mang giá trị pháp lý và lịch sử, hiện do Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh quản lý. Trong quá trình thực hiện, tỉnh ưu tiên các tài liệu gốc, tài liệu cũ hoặc đã xuống cấp nhằm bảo đảm an toàn lâu dài.

Theo lộ trình đề ra, trong năm 2026, Nghệ An sẽ rà soát, hoàn tất các thủ tục xin chủ trương và đầu tư trang thiết bị cần thiết trước khi tiến hành số hóa khoảng 1.825.700 trang A4.

Nguồn tài liệu thuộc các đơn vị hành chính cấp huyện trước đây gồm: Thái Hòa, Quỳ Châu, Quế Phong, Hoàng Mai, Kỳ Sơn, Tân Kỳ, Quỳ Hợp, Nam Đàn, Tương Dương và Quỳnh Lưu.

Tỉnh Nghệ An kế hoạch số hóa tài liệu cấp huyện cũ trong 2 năm 2026 - 2027

Bước sang năm 2027, tỉnh tiếp tục số hóa thêm 1.963.000 trang A4 từ hồ sơ của các địa phương: Đô Lương, Hưng Nguyên, Nghi Lộc, Diễn Châu, Con Cuông, Nghĩa Đàn, Thanh Chương, Anh Sơn, Yên Thành và Vinh.

Toàn bộ dữ liệu sau khi chuyển đổi sang dạng số sẽ được lưu trữ tập trung trên hạ tầng kho dữ liệu số và tích hợp vào phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu lưu trữ điện tử của Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh.

Quy trình bảo quản bảo đảm yêu cầu nghiêm ngặt về an toàn thiết bị và dữ liệu, đồng thời đáp ứng việc tra cứu, khai thác theo đúng quy định về lưu trữ điện tử.

Theo UBND tỉnh, việc số hóa tài liệu cấp huyện cũ là một mắt xích quan trọng trong tiến trình chuyển đổi số của địa phương, phù hợp với định hướng chung của Trung ương và chiến lược chuyển đổi số của tỉnh Nghệ An.

Bên cạnh việc nâng cao hiệu quả quản lý, số hóa còn góp phần giảm đáng kể áp lực về không gian lưu trữ và chi phí bảo quản hồ sơ giấy.

Hiện nay, kho lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh đang đối mặt với tình trạng quá tải, trong khi công tác bảo quản thủ công đòi hỏi chi phí lớn cho kiểm soát môi trường, phòng chống ẩm mốc, mối mọt và nhân lực quản lý.

Khi tài liệu được chuyển sang dạng số, quá trình tra cứu và khai thác sẽ diễn ra nhanh chóng, tiết kiệm thời gian, nhân lực, đồng thời phát huy tốt hơn giá trị của nguồn tư liệu, góp phần sử dụng hiệu quả ngân sách địa phương.

PHẠM NGÂN