Chuyển đổi số nhưng ở nhiều trường, giáo viên vẫn phải làm hồ sơ 2 lần
Chuyển đổi số chỉ có ý nghĩa khi giáo viên không phải làm việc hai lần.
Trong các văn bản của ngành, chuyển đổi số luôn được xác định là một trong những nhiệm vụ trọng tâm, ứng dụng công nghệ trong quản lý, tinh giản thủ tục, giảm áp lực hành chính cho giáo viên.
Tại các lớp tập huấn, những khái niệm như “năng lực số”, “quy trình số”, “hồ sơ số” được nhấn mạnh liên tục, thể hiện kỳ vọng rằng công nghệ sẽ nâng cao hiệu quả dạy học và giảm bớt công việc giấy tờ vốn kéo dài nhiều năm.
Tuy nhiên, khi trở lại môi trường làm việc thực tế, giáo viên lại đứng trước tình huống hoàn toàn khác. Việc số hóa được triển khai mạnh mẽ, nhưng quy trình quản lý hồ sơ ở nhiều nơi vẫn giữ nguyên như trước, khiến giáo viên phải xử lý cùng một nội dung ở hai hình thức khác nhau. Đây là bất cập khiến chuyển đổi số chưa thực sự đi vào thực chất.
Ảnh minh họa.
Khoảng cách giữa kỳ vọng chuyển đổi số và thực tiễn trường học
Nhiều giáo viên phản ánh rằng, sau khi đã hoàn thành các loại hồ sơ trên phần mềm, từ kế hoạch dạy học, kế hoạch giáo dục học sinh khuyết tật, học bạ điện tử đến các báo cáo định kỳ, họ vẫn được yêu cầu chuẩn bị thêm một bộ hồ sơ bản giấy riêng, in ấn, đóng tập và nộp lại cho bộ phận chuyên môn nhà trường.
Một nghịch lý diễn ra là giáo viên được đào tạo sử dụng phần mềm để giảm thao tác thủ công, nhưng cuối cùng lại phải thực hiện toàn bộ quy trình đó thêm một lần nữa trên giấy.
Công việc tưởng như được tinh giản nay lại tăng lên đáng kể, đặc biệt vào thời điểm tổng kết, sơ kết giữa kỳ hoặc cuối năm học.
Điều đáng nói hơn là dữ liệu giáo viên nhập lên phần mềm vốn đã đầy đủ, có tính pháp lý và có thể trích xuất dễ dàng bất kỳ lúc nào. Tuy nhiên, do lo ngại thiếu minh chứng khi kiểm tra hoặc do thói quen quản lý hồ sơ giấy chưa thay đổi, bản in vẫn được yêu cầu duy trì như một hình thức bắt buộc.
Gánh nặng của sự trùng lặp thời gian, chi phí và tâm lý nghề nghiệp
Việc phải làm hồ sơ hai lần khiến khối lượng công việc của giáo viên tăng lên đáng kể. Một kế hoạch dạy học đã hoàn chỉnh trên phần mềm phải chỉnh sửa lại cho phù hợp bản giấy, rồi căn chỉnh dòng, định dạng để đảm bảo đúng yêu cầu khi in.
Học bạ điện tử đã đầy đủ thông tin nhưng vẫn phải viết hoặc in ra theo mẫu giấy, trong khi nội dung hoàn toàn trùng khớp.
Khoảng thời gian đáng lẽ dành để nghiên cứu bài học, hỗ trợ học sinh hoặc tham gia bồi dưỡng chuyên môn nay bị chia nhỏ cho các thao tác lặp lại hồ sơ. Nhiều giáo viên cho biết, họ phải làm việc ban đêm hoặc cuối tuần để hoàn thành kịp tiến độ.
Ngoài thời gian, chi phí in ấn cũng là vấn đề lớn. Toàn bộ giấy, mực, bìa, ghim… đều do giáo viên tự chi trả. Chưa kể việc in ấn vẫn thường xuyên gặp lỗi nên phải in đi, in lại đến vài lần, dẫn đến lãng phí không nhỏ mỗi năm.
Áp lực còn đến từ khâu kiểm tra hồ sơ. Nhiều nơi vẫn đặt nặng hình thức hồ sơ giấy: bản in phải đủ, phải sạch, phải đúng quy cách; nếu thiếu một biểu mẫu nhỏ, giáo viên có thể bị mất điểm thi đua.
Điều này, vô hình trung khiến hồ sơ giấy trở thành “gánh nặng kép”, dù toàn bộ thông tin đã có trong hệ thống số hóa.
Thực tế cho thấy, việc thực hiện số hóa trong giáo dục chưa đồng bộ. Phần mềm đã có, dữ liệu đã nhập, nhưng quy trình quản lý và kiểm tra chưa thật sự thay đổi, phần nhiều đến từ thói quen quản lý hồ sơ giấy chưa được điều chỉnh kịp.
Nhà trường thì lo ngại khi có đoàn kiểm tra. Phần đông, khi trường học nào đó bị thanh tra, người kiểm tra vẫn luôn đòi hỏi hồ sơ lưu bằng giấy. Vì vậy, nhiều trường luôn có tâm lý “giữ an toàn” nên vẫn duy trì cả hai hình thức cùng lúc. Điều này, khiến mục tiêu giảm tải hồ sơ cho giáo viên khó đạt được dù công nghệ đã sẵn sàng.
Giải pháp nào để việc số hóa thực sự giảm tải cho giáo viên?
Để chuyển đổi số trong giáo dục đi vào thực chất, cần có những bước điều chỉnh rõ ràng và thống nhất.
Thứ nhất, nếu đã triển khai số hóa hồ sơ trong giáo dục, các cơ sở giáo dục cần thực hiện nhất quán việc lập và lưu trữ hồ sơ trên phần mềm theo đúng hướng dẫn của ngành.
Việc phát sinh thêm quy định nội bộ yêu cầu giáo viên in và lưu bản giấy đối với những hồ sơ đã được số hóa cần được rà soát, điều chỉnh để bảo đảm phù hợp với mục tiêu giảm tải và đồng bộ trong quản lý.
Đây cũng nên được xem là một tiêu chí quan trọng khi đánh giá việc thực hiện hồ sơ, sổ sách tại các nhà trường.
Thứ hai, nhà trường cần rà soát lại các biểu mẫu để giảm sự trùng lặp về nội dung. Kế hoạch, báo cáo hay học bạ đã có trên phần mềm không nên yêu cầu thêm phiên bản in riêng.
Thứ ba, công tác kiểm tra hồ sơ cần điều chỉnh theo hướng coi trọng chất lượng thực hiện nhiệm vụ hơn là hình thức sổ sách. Khi dữ liệu điện tử đã đầy đủ, việc kiểm tra nên khai thác trực tiếp trên hệ thống thay vì yêu cầu bản cứng.
Thứ tư, tăng cường niềm tin vào dữ liệu số bằng cách sử dụng chữ ký số, lưu trữ tập trung và có quy chế an toàn dữ liệu rõ ràng. Khi đã có quy trình xác thực, bản giấy không còn cần thiết cho mục đích chứng minh.
Chuyển đổi số là xu hướng tất yếu và là kỳ vọng lớn của ngành giáo dục trong nhiều năm qua. Tuy nhiên, nếu giáo viên vẫn phải xử lý cùng một nội dung theo hai hình thức bản mềm và bản giấy thì những lợi ích của công nghệ khó phát huy đầy đủ. Chuyển đổi số chỉ có ý nghĩa khi giáo viên không phải làm việc hai lần.
Giảm tải hồ sơ không chỉ nhằm tiết kiệm thời gian, giấy tờ hay chi phí, mà còn để giáo viên có thêm năng lượng dành cho công việc cốt lõi: tổ chức dạy học và hỗ trợ học sinh.
Khi các quy trình được đồng bộ hóa, khi dữ liệu số trở thành minh chứng chính thức, giáo viên mới có thể thật sự được giảm tải.
