Chuyển đối số văn phòng: Giải pháp tối ưu hóa chi phí trong thời đại số

Sau 3 năm chịu ảnh hưởng nặng nề bởi dịch Covid-19, đến năm 2023, nền kinh tế thế giới gặp thách thức lớn từ lạm phát tăng. Việc các Ngân hàng Trung ương tăng lãi suất đẩy chi phí vốn tăng lên, nhu cầu tiêu dùng giảm kéo theo sự sụt giảm doanh thu hàng hóa trong nước cũng như giảm nguồn thu từ xuất khẩu đối với các doanh nghiệp Việt Nam.

Theo Tổng cục Thống kê, trong tháng 6/2023, số doanh nghiệp tạm ngừng kinh doanh có thời hạn là 60.200 doanh nghiệp (tăng 18,2% so với cùng kỳ năm trước), 31.000 doanh nghiệp ngừng hoạt động chờ làm thủ tục giải thể (tăng 28,9%), 8.800 doanh nghiệp hoàn tất thủ tục giải thể (tăng 2,8%). Như vậy, sau nửa đầu năm 2023 đã có 100.000 doanh nghiệp đóng cửa, trung bình có 16.700 doanh nghiệp đóng cửa mỗi tháng. Điều này cho thấy, các doanh nghiệp trong nước đang đứng trước nhiều thách thức bởi việc thắt chặt chi phí và thay đổi về nhân sự.

Theo 1C Việt Nam, hiện tại, nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn trong vấn đề khai thác hiệu quả nguồn nhân lực, tối ưu hóa chi phí vận hành công ty. Và một trong những lý do dẫn đến điều này chính là chưa áp dụng số hóa vào quy trình cơ cấu tổ chức và hoạt động phân quyền quản lý, từ đó dẫn đến việc thiếu giao tiếp, tương tác kém hiệu quả trong khâu làm việc liên phòng ban, chưa khai thác nguồn lực hiệu quả dẫn đến tốn kém chi phí.

Hiện nay, chuyển đổi số là một phần không thể thiếu của quá trình tái cơ cấu doanh nghiệp, cả “tái cơ cấu” và “chuyển đổi số” đều là những quy trình cần thiết nhằm thích ứng với sự thay đổi trong môi trường kinh doanh hiện tại. Việc áp dụng công nghệ thông tin và số hóa là điều cần thiết để tối ưu hóa quy trình kinh doanh mới, nâng cao khả năng tương tác với khách hàng, đồng thời tăng cường quản lý thông tin và cải thiện hiệu suất làm việc của nhân viên.

Sáng 21/7, Hội thảo "Giải pháp văn phòng số - Chiến lược tái cơ cấu doanh nghiệp và xây dựng năng lực thích ứng linh hoạt” đã được tổ chức. Tại Hội thảo, câu hỏi về việc vì sao các doanh nghiệp nên chuyển đổi số đã được các chuyên gia mang ra phân tích. Những giải pháp về cách thức xử lý cũng như giúp doanh nghiệp giảm thiểu các rủi ro, tránh “bẫy” về chuyển đổi số cũng đã được đề cập.

Ông Alexander Bezborodov - Giám đốc phát triển giải pháp 1C:Document Management toàn cầu - trình bày về xu hướng chuyển đổi số trong quản trị vận hành trên thế giới.

Chuyên gia của 1C Việt Nam cho biết, giải pháp văn phòng số sẽ chuyển đổi mô hình quản lý và quy trình vận hành số hóa tài liệu lên thư viện điện tử với tính năng vượt trội trong tìm kiếm nâng cao dựa trên siêu dữ liệu truy cập nhanh, tạo ra luồng truy xuất thông tin liền mạch, giúp người dùng tiếp diễn công việc trơn tru, không bị ngắt quãng do mất quá nhiều thời gian tìm kiếm tài liệu thủ công.

Bên cạnh đó, văn phòng số cũng sẽ giúp doanh nghiệp tự động hóa quy trình công việc, quản lý giao việc, quản lý dự án, mở ra một không gian làm việc “ảo” khuyến khích sự hợp tác giữa mọi bộ phận và cá nhân trong công ty.

Ông Phạm Thành Đại Lĩnh, Giám đốc khối tư vấn Công nghệ số tại FPT Digital, chuyên gia công nghệ cấp tập đoàn tại FPT, chia sẻ tại hội thảo.

Đối với những tập đoàn lớn, văn phòng số có thể đáp ứng được các yêu cầu về quy trình làm việc phức hợp, đa điều kiện liên kết giữa các phòng ban, giúp hạn chế tối đa các rủi ro có thể xảy ra khi quy trình nghiệp vụ được tự động chuẩn hóa theo trình tự rõ ràng. Đặc biệt, việc số hóa sẽ đem lại sự kết hợp hiệu quả của “lưu trữ, quản trị dữ liệu tập trung” và “quản lý quy trình công việc”. Khi 2 điều quan trọng nhất trong quản trị doanh nghiệp được xử lý tốt, nó sẽ giúp các công ty có một quy trình hoàn thiện, hoạt động và điều phối trơn tru, từ đó giảm thiểu chi phí và tối đa hóa hiệu suất làm việc. Điều này sẽ giúp các doanh nghiệp tăng cường sức đề kháng trước những thách thức.

Hạ An