Chuyên nghiệp hóa hoạt động công chứng

Người dân được hướng dẫn hồ sơ, thủ tục công chứng tại Văn phòng công chứng Nam Thành, xã Lưu Vệ.

Tổ chức bộ máy của các tổ chức hành nghề công chứng ngày càng chuyên nghiệp hóa, được bố trí từ 2 - 3 công chứng viên và các nhân viên pháp lý, kế toán, văn thư lưu trữ... Diện tích, trụ sở làm việc, kho lưu trữ tài liệu, cơ sở vật chất, phương tiện làm việc được đầu tư đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ. Các tổ chức hành nghề công chứng đã tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin, chuyển đổi số trong hoạt động, thực hiện số hóa hồ sơ công chứng. Năm 2025, các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh đã thực hiện hơn 250.000 việc (trong đó có hơn 210.000 hợp đồng giao dịch về bất động sản, hơn 39.000 giao dịch khác); chứng thực bản sao gần 400.000 bản; chứng thực chữ ký hơn 61.000 việc...; thu phí công chứng hơn 88,6 tỷ đồng; nộp ngân sách Nhà nước hơn 7,7 tỷ đồng.

Đặc biệt, từ khi Luật Công chứng 2024 có hiệu lực từ ngày 1/7/2025, hoạt động công chứng tại Thanh Hóa đã ghi nhận nhiều chuyển biến. Công tác quản trị, điều hành tổ chức, hoạt động của các tổ chức hành nghề công chứng được cải tiến theo hướng chuyên nghiệp hơn, phục vụ người dân nhanh chóng, kịp thời, đúng quy định pháp luật, đảm bảo an toàn pháp lý cho các giao dịch, hợp đồng dân sự, kinh tế, thương mại. Sở Tư pháp đã tham mưu cho UBND tỉnh ban hành Quyết định số 64/QĐ-BTP ngày 9/4/2025 về kế hoạch triển khai thi hành Luật Công chứng; tổ chức tập huấn, hướng dẫn nghiệp vụ, bảo đảm các quy định mới được thực hiện thống nhất từ Trung ương đến cơ sở. Năm 2025, Sở Tư pháp đã tổ chức 5 hội nghị phổ biến những nội dung cơ bản của Luật Công chứng đến cán bộ, công chức và Nhân dân trên địa bàn 28 xã, phường với hơn 1.600 người tham dự; phối hợp rà soát các văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến hoạt động công chứng để tham mưu cho UBND tỉnh sửa đổi, bổ sung, thay thế, bãi bỏ hoặc ban hành mới, bảo đảm phù hợp với quy định của Luật Công chứng và hoạt động của chính quyền địa phương 2 cấp.

Tuy nhiên, bên cạnh những kết quả tích cực bước đầu, việc triển khai Luật Công chứng 2024 trong giai đoạn hiện nay cũng đang bộc lộ một số khó khăn, vướng mắc cả về thể chế lẫn tổ chức thực hiện. Việc chuyển giao thẩm quyền chứng thực giao dịch từ UBND cấp xã sang tổ chức hành nghề công chứng theo Luật Công chứng 2024 gặp nhiều bất cập trong bối cảnh thực hiện chính quyền địa phương 2 cấp. Nguồn nhân lực công chứng cũng đứng trước nguy cơ thiếu hụt khi nhiều công chứng viên lớn tuổi sẽ đương nhiên miễn nhiệm trong thời gian tới, trong khi việc kiểm tra, bổ sung công chứng viên mới chưa kịp thời, có thể khiến một số tổ chức hành nghề phải dừng hoạt động. Luật Công chứng 2024 cũng chưa có quy định cụ thể cho phép công chứng viên được quyền trực tiếp truy cập, khai thác các cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ sở dữ liệu ngành; việc xác minh hiện nay phụ thuộc chủ yếu vào giấy tờ do người yêu cầu công chứng cung cấp. Phần mềm cơ sở dữ liệu quản lý hồ sơ công chứng có những tính năng chưa được cập nhật kịp thời...

Bà Trần Thị Hồng Lê, Phó trưởng Phòng Hành chính và Bổ trợ tư pháp, Sở Tư pháp, cho rằng: "Sau khi vận hành chính quyền địa phương 2 cấp, đa số các đơn vị hành chính cấp xã có quy mô lớn hơn về diện tích, dân số, khối lượng công việc nhiều hơn. Thực tiễn tại nhiều địa phương cho thấy tình trạng quá tải trong tiếp nhận và giải quyết yêu cầu chứng thực, nhất là tại các đơn vị hành chính cấp xã có quy mô dân số lớn sẽ tạo áp lực lớn cho đội ngũ cán bộ, công chức cấp xã trong thực hiện nhiệm vụ chứng thực giao dịch, ảnh hưởng đến thời gian giải quyết thủ tục hành chính cho người dân. Do đó, cơ quan có thẩm quyền cần nghiên cứu, sửa đổi quy định về việc chuyển giao thẩm quyền chứng thực giao dịch cho các tổ chức hành nghề công chứng để giảm tải cho UBND cấp xã, bảo đảm các giao dịch được thực hiện thuận lợi, nhanh chóng, đảm bảo an toàn pháp lý và phù hợp với năng lực thực tế của các tổ chức hành nghề công chứng. Bên cạnh đó, cần tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin, chuyển đổi số, cải cách hành chính trong hoạt động công chứng; áp dụng hồ sơ công chứng điện tử và chế độ lưu trữ số; cho phép công chứng viên được tra cứu thông tin từ các cơ sở dữ liệu dùng chung để thực hiện hoạt động công chứng.

Công chứng là một nghề khá đặc biệt. Mỗi điểm nghẽn nhỏ trong quy trình công chứng đều có thể kéo dài thời gian giao dịch và phát sinh chi phí. Vì vậy, chuyên nghiệp hóa hoạt động công chứng là yêu cầu tất yếu để cải thiện toàn diện chất lượng dịch vụ, bảo đảm an toàn pháp lý của các giao dịch dân sự, kinh tế, bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của cá nhân, tổ chức.

Bài và ảnh: Việt Hương