Chuyển thẩm quyền chứng thực: Giảm tải cơ sở, tăng an toàn pháp lý

Người dân đến làm thủ tục chứng thực tại phường Đức Nhuận, TPHCM

Xung quanh những vấn đề này, Báo Sài Gòn Giải Phóng đã trao đổi với bà Nguyễn Thị Hồng Hạnh, Giám đốc Sở Tư pháp TPHCM, để làm rõ mục tiêu của chính sách cũng như những điểm người dân cần lưu ý khi thực hiện.

Bà Nguyễn Thị Hồng Hạnh, Giám đốc Sở Tư pháp TPHCM. Ảnh: Q.P.

* PHÓNG VIÊN: Xin bà cho biết, việc chuyển thẩm quyền chứng thực từ UBND cấp xã sang tổ chức công chứng nhằm giải quyết bất cập gì trong thực tiễn hiện nay?

- Bà NGUYỄN THỊ HỒNG HẠNH: Nhìn vào thực tiễn của TPHCM sau khi thực hiện chính quyền địa phương 2 cấp và tình hình phát triển kinh tế - xã hội, UBND TPHCM đã ban hành Quyết định số 21 chuyển giao thẩm quyền chứng thực giao dịch từ chủ tịch UBND cấp xã sang tổ chức hành nghề công chứng. Nhưng đối với các thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực chữ ký người dịch tiếp tục được thực hiện ổn định tại UBND cấp xã và các tổ chức hành nghề công chứng nhằm bảo đảm thuận lợi tối đa cho người dân.

Việc chuyển giao thẩm quyền này đã được UBND TPHCM, tỉnh Bình Dương, tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu (trước sáp nhập) thực hiện và nay được tiếp nối theo Quyết định số 21. Mục tiêu nhằm góp phần giảm tải áp lực công việc cho lãnh đạo và công chức UBND cấp xã trong điều kiện Trung ương và Thành phố phân cấp, phân quyền mạnh về cho cấp cơ sở, phù hợp với chủ trương xã hội hóa hoạt động công chứng, đảm bảo an toàn pháp lý, phục vụ nhanh chóng, kịp thời nhu cầu của người dân, doanh nghiệp trên địa bàn thành phố.

* Người dân sẽ được lợi gì rõ nhất sau thay đổi này, thưa bà?

- Trong khi theo quy định thì UBND cấp xã chỉ chứng thực về thời gian, địa điểm giao kết giao dịch dân sự, năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia giao dịch dân sự; cộng với việc phân bố 196 tổ chức hành nghề công chứng đều khắp trên địa bàn thành phố sẽ phục vụ kịp thời, nhanh chóng yêu cầu chứng nhận các giao dịch của cá nhân, tổ chức.

* Thành phố đã chuẩn bị ra sao để tránh quá tải tại các văn phòng công chứng khi lượng hồ sơ tăng lên?

- Để bảo đảm việc triển khai đồng bộ, hiệu quả, Sở Tư pháp đã chủ động tham mưu xây dựng chính sách trên cơ sở khảo sát toàn diện, lấy ý kiến rộng rãi từ các địa phương và các tổ chức hành nghề công chứng. Quá trình này tạo điều kiện để các đơn vị chuẩn bị đầy đủ về nhân sự, cơ sở vật chất và quy trình nghiệp vụ trước khi triển khai.

Thực tiễn tại 3 địa phương trước đây đã có kinh nghiệm thực hiện chuyển giao thẩm quyền chứng thực hợp đồng, giao dịch góp phần giảm tải hiệu quả cho UBND cấp xã. Kết quả tích cực này là cơ sở quan trọng để thành phố tiếp tục mở rộng, hoàn thiện mô hình theo hướng chuyên nghiệp hóa hoạt động công chứng, chứng thực.

Ngay sau khi Quyết định được ban hành, Sở Tư pháp đã có Công văn số 4053 ngày 17-4 để hướng dẫn, quán triệt và tổ chức thực hiện thống nhất trên toàn địa bàn, bảo đảm quá trình chuyển giao không ảnh hưởng đến quyền lợi của người dân và doanh nghiệp.

* Làm thế nào để kiểm soát rủi ro và đảm bảo minh bạch khi toàn bộ giao dịch chuyển sang hệ thống công chứng?

- Trong thời gian tới, Sở Tư pháp sẽ tham mưu UBND TPHCM chỉ đạo các cấp, các ngành tiếp tục tăng cường công tác quản lý nhà nước trong lĩnh vực công chứng theo chức năng, nhiệm vụ được giao; tiếp tục hoàn thiện cơ sở dữ liệu công chứng của thành phố, thực hiện kết nối, chia sẻ với các cơ sở dữ liệu khác (như đất đai, hộ tịch, dân cư, giải tỏa…).

Tiếp tục tăng cường công tác tuyên truyền, phổ biến quy định pháp luật về quyền và nghĩa vụ của người yêu cầu công chứng, trách nhiệm của công chứng viên; tăng cường công tác kiểm tra, kịp thời xử lý vi phạm (nếu có) góp phần kiểm soát rủi ro và đảm bảo công khai, minh bạch trong giao dịch dân sự.

Chủ tịch UBND phường Hiệp Bình Võ Thanh Bình: Phường giảm tải việc, rõ đầu mối thủ tục

Hiệp Bình là địa bàn đông dân với hơn 200.000 dân, lượng hồ sơ chứng thực mỗi ngày luôn ở mức cao, từ 80-100 lượt người/ngày nên việc chuyển quyền chứng thực giao dịch qua đơn vị công chứng sẽ giảm tải áp lực cho công chức, tạo điều kiện thuận lợi để phường tập trung thực hiện các nhiệm vụ khác theo quy định.

Việc phân định lại thẩm quyền theo hướng này giúp rõ đầu mối giải quyết thủ tục, bảo đảm đúng chức năng, nhiệm vụ của từng cơ quan; tạo điều kiện để hoạt động công chứng được thực hiện bởi lực lượng chuyên môn. Trong giai đoạn đầu triển khai, có thể phát sinh tình huống người dân chưa nắm rõ quy định mới, vẫn đến UBND phường để thực hiện các thủ tục đã được chuyển giao. Khi đó, phường sẽ thực hiện hướng dẫn để người dân đến đúng cơ quan có thẩm quyền. Ngoài ra, phường còn công khai, tuyên truyền quy định mới về phạm vi các thủ tục đã chuyển giao và các thủ tục vẫn thực hiện tại UBND phường, giúp người dân dễ nhận biết và phân biệt.