Công chứng điện tử - bước tất yếu trong chuyển đổi số

Ông Nguyễn Hoàng Nam, Trưởng Văn phòng công chứng Nguyễn Hoàng Nam, Chủ tịch Hội Công chứng viên tỉnh tư vấn cho khách hàng về công chứng điện tử.

Yêu cầu của thực tiễn

Tại Văn phòng công chứng Nguyễn Hoàng Nam, chị Lê Thị Thoa (phường Hạc Thành) lần đầu được tiếp cận với hình thức công chứng điện tử. Sau khi được tư vấn, chị đánh giá đây là phương thức tiện lợi, phù hợp với thực tiễn hiện nay. Các giao dịch được tải lên hệ thống ngay lập tức, người dân khi đi nộp hồ sơ không phải lo chuẩn bị các loại giấy tờ bản giấy. Đặc biệt, hình thức công chứng điện tử trực tuyến có thể thực hiện thủ tục một cách linh hoạt thông qua việc thiết lập cầu truyền hình trực tuyến giữa các điểm cầu cách xa nhau hàng nghìn km. Khi dữ liệu công chứng được số hóa và kết nối, việc lưu trữ, bảo quản, tra cứu, trích xuất sẽ thuận tiện hơn; đồng thời dễ dàng kiểm tra tính xác thực, rút ngắn thời gian thực hiện thủ tục hành chính, góp phần kiểm soát rủi ro...

Trên địa bàn tỉnh hiện có 59 tổ chức hành nghề công chứng với 132 công chứng viên hoạt động tại 33 xã, phường. Mỗi năm, các đơn vị này xử lý một khối lượng lớn hồ sơ liên quan đến chuyển nhượng quyền sử dụng đất, mua bán tài sản, thừa kế, tặng cho, thế chấp, ủy quyền... Nhiều văn phòng công chứng đã chủ động đầu tư hạ tầng công nghệ, phần mềm nghiệp vụ, hệ thống lưu trữ dữ liệu điện tử. Văn phòng công chứng Nguyễn Hoàng Nam, phường Đông Quang đã sử dụng nền tảng công chứng điện tử iUCHI để cung cấp dịch vụ công chứng điện tử. Đây cũng là tổ chức hành nghề công chứng đầu tiên trong tỉnh thực hiện bản công chứng điện tử đối với hợp đồng tặng cho quyền sử dụng đất.

Văn phòng công chứng Đào Duy Bình, xã Lưu Vệ là đơn vị tiên phong trong việc ứng dụng phần mềm nghiệp vụ nội bộ, có chức năng hỗ trợ soạn thảo hợp đồng nhanh chóng, chính xác, tự động hóa các khâu quản lý công việc, in sổ công chứng, tính phí, tính thù lao công chứng, cập nhật thông tin lên hệ thống cơ sở dữ liệu công chứng tự động. “Việc ứng dụng công nghệ không chỉ giúp nâng cao hiệu suất làm việc mà còn góp phần kiểm soát tính hợp pháp của giao dịch một cách chặt chẽ hơn. Chúng tôi đã trang bị chữ ký số cho công chứng viên, đăng ký chữ ký số tại Sở Tư pháp; đầu tư máy móc, thiết bị, đường truyền và làm việc với các đơn vị cung cấp ứng dụng để cài đặt nền tảng, chuẩn bị điều kiện hạ tầng thực hiện công chứng điện tử”, công chứng viên Đào Duy Bình chia sẻ.

Vẫn còn rào cản

Theo ông Nguyễn Hoàng Nam, Trưởng Văn phòng công chứng Nguyễn Hoàng Nam, Chủ tịch Hội Công chứng viên tỉnh, các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh hiện hoàn toàn có khả năng đáp ứng yêu cầu công chứng điện tử. Tuy nhiên, đến thời điểm hiện tại, số lượng cá nhân, doanh nghiệp lựa chọn hình thức này vẫn còn rất ít. Nguyên nhân cốt lõi, theo ông Nam, là do người dân đã quen với phương thức công chứng truyền thống. Để thay đổi một thói quen, chuyển sang hình thức công chứng điện tử không phải là câu chuyện ngày một, ngày hai.

Một vấn đề khác là sự chưa đồng bộ giữa các cơ quan trong việc tiếp nhận, khai thác, sử dụng văn bản công chứng điện tử. Theo quy định, khi văn bản đã tồn tại ở dạng điện tử, các cơ quan nhà nước cần chấp nhận và xử lý trực tiếp trên môi trường số, không yêu cầu người dân nộp lại bản giấy. Tuy nhiên, trong thực tế, không phải nơi nào cũng sẵn sàng.

Từ thực tiễn triển khai, có thể thấy, để công chứng điện tử thực sự đi vào cuộc sống, cần một chiến lược tổng thể, trong đó truyền thông để thay đổi nhận thức, thói quen của người dân đóng vai trò quan trọng. Ông Nguyễn Hoàng Nam cho rằng: “Cần có sự phối hợp giữa các cơ quan để tăng cường truyền thông, phổ biến pháp luật, đặc biệt là về giá trị pháp lý của văn bản công chứng điện tử, để người dân nhận thức được ý nghĩa, tính tiện lợi, khoa học của loại hình này. Các công chứng viên, các tổ chức hành nghề công chứng cần có những thay đổi để đáp ứng cuộc cách mạng chuyển đổi số trong hoạt động công chứng; đầu tư nâng cao kỹ năng, chất lượng dịch vụ để quá trình thực hiện công chứng điện tử được diễn ra trôi chảy, xuyên suốt. Các cơ quan đăng ký đất đai cũng cần thực hiện đồng bộ việc tiếp nhận, sử dụng văn bản công chứng điện tử trong giải quyết các thủ tục hành chính liên quan đến đất đai, không yêu cầu cá nhân, doanh nghiệp phải nộp các loại giấy tờ bằng bản giấy, trong khi những giấy tờ này đã có ở dạng điện tử”.

Bà Nguyễn Thị Oanh, Trưởng Phòng Hành chính và Bổ trợ tư pháp (Sở Tư pháp), cho biết: Việc triển khai công chứng điện tử là một bước tiến quan trọng trong lộ trình chuyển đổi số hoạt động công chứng, phù hợp với xu thế phát triển hiện nay. Sở Tư pháp đã tham mưu UBND tỉnh ban hành kế hoạch triển khai tiếp nhận, sử dụng văn bản công chứng điện tử trong giải quyết thủ tục hành chính và các lĩnh vực liên quan; đồng thời hướng dẫn các cơ quan, đơn vị thực hiện việc tiếp nhận, khai thác, sử dụng đúng quy định. Sở tập trung chỉ đạo các tổ chức hành nghề công chứng đẩy mạnh số hóa hồ sơ, dữ liệu công chứng, chuyển đổi từ hồ sơ giấy sang dữ liệu điện tử; tăng cường kết nối, chia sẻ thông tin với các cơ sở dữ liệu liên quan nhằm tạo nền tảng để công chứng điện tử được triển khai đồng bộ, hiệu quả hơn.