Cục Thống kê Dân số Hoa Kỳ: Kiểm toán kiến nghị hoàn thiện quản lý các Chương trình hiện đại hóa

Cục Thống kê Dân số Hoa Kỳ là một cơ quan Bộ Thương mại Hoa Kỳ với chức năng được định rõ trong Hiến pháp là phải thống kê dân số ít nhất là một lần mỗi thập niên. Ảnh: Tada Images/stock.adobe.com

Tiến độ Chương trình còn nhiều hạn chế

Trong báo cáo vừa được công bố mới đây, GAO đánh giá việc triển khai Chương trình hiện đại hóa hệ thống xử lý và lưu trữ dữ liệu quy mô toàn cơ quan (Hồ Dữ liệu Doanh nghiệp) của Cục Thống kê Dân số Hoa Kỳ đã đạt được nhiều kết quả tích cực ở một số lĩnh vực quản trị cốt lõi.

Theo GAO, Cục đã áp dụng đầy đủ các thông lệ hàng đầu về quản trị rủi ro. Đồng thời, cơ quan này cũng triển khai ở mức độ cơ bản các thông lệ về quản lý yêu cầu hệ thống và ước tính chi phí. Những kết quả này góp phần nâng cao năng lực nhận diện, giảm thiểu rủi ro, đồng thời tạo nền tảng để Chương trình hướng tới mục tiêu hoàn thành theo kế hoạch.

Tuy nhiên, công tác lập và duy trì tiến độ Chương trình mới chỉ được thực hiện một phần. Những yêu cầu kỹ thuật cấp thấp trong Kế hoạch quản lý của Chương trình chưa đồng bộ với quy trình xử lý thực tế. Sự thiếu nhất quán này có thể gây khó khăn trong việc chuẩn hóa đồng bộ tài liệu kỹ thuật. Trong khi đó, việc văn bản hóa đầy đủ các yêu cầu này là điều kiện quan trọng nhằm bảo đảm tính thống nhất giữa mục tiêu thiết kế và giải pháp công nghệ được triển khai, qua đó nâng cao khả năng đáp ứng nhu cầu của người sử dụng.

Ở khía cạnh tài chính, GAO đánh giá ước tính chi phí của Chương trình có độ tin cậy tương đối cao khi đáp ứng đầy đủ 2/4 đặc tính của một bộ dự toán chất lượng cao, gồm việc được lập hồ sơ đầy đủ và có độ chính xác cao. Đồng thời, đạt mức hoàn thành tốt đối với hai đặc tính còn lại là tính toàn diện và tính khả thi.

Trái lại, dự báo tiến độ của Chương trình lại bộc lộ nhiều hạn chế. Theo đánh giá của GAO, kế hoạch tiến độ của Chương trình chưa đạt mức hoàn thành cơ bản ở bất kỳ tiêu chuẩn nào trong bốn tiêu chuẩn của một kế hoạch tiến độ chuẩn mực, gồm tính toàn diện, cấu trúc chặt chẽ, tính khả thi và khả năng kiểm soát.

GAO cảnh báo, nếu không áp dụng đầy đủ các thông lệ hàng đầu trong quản lý tiến độ, Cục Thống kê Dân số sẽ phải đối mặt với nguy cơ biến động tiến độ, dẫn đến dự báo thời điểm hoàn thành thiếu chính xác, phát sinh nhu cầu gia hạn thời gian và ảnh hưởng đến toàn bộ Chương trình hiện đại hóa.

Tăng cường quản lý các mối quan hệ phụ thuộc giữa các Chương trình công nghệ thông tin

Ngoài đánh giá Chương trình Hồ Dữ liệu Doanh nghiệp, GAO cũng xem xét hiệu quả quản lý các mối quan hệ phụ thuộc giữa bốn Chương trình hiện đại hóa CNTT trọng điểm của Cục Thống kê Dân số. Bốn Chương trình này được Cục triển khai nhằm đổi mới toàn diện hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lý và phổ biến dữ liệu để chuẩn bị cho các cuộc khảo sát trong tương lai, trong đó có Tổng điều tra Dân số năm 2030.

GAO được yêu cầu đánh giá việc thực thi các Chương trình hiện đại hóa cốt lõi này của Cục Thống kê Dân số, tập trung vào hai mục tiêu chính. Thứ nhất, đánh giá mức độ áp dụng các thông lệ hàng đầu trong quản lý rủi ro, quản lý yêu cầu hệ thống, ước tính chi phí và lập tiến độ đối với một chương trình CNTT quy mô toàn cơ quan được lựa chọn. Thứ hai, xác định mức độ hiệu quả trong quản lý các mối quan hệ phụ thuộc giữa các chương trình CNTT này.

Trong quá trình đánh giá, GAO đã đối chiếu công tác quản trị rủi ro, quản lý yêu cầu, quản lý chi phí và tiến độ của Chương trình với các thông lệ hàng đầu trong ngành. Đồng thời, tiến hành rà soát các báo cáo kiểm toán của chính mình trước đây; thẩm định hệ thống tài liệu của Cục liên quan đến các mối quan hệ phụ thuộc giữa bốn Chương trình hiện đại hóa CNTT và tiến hành phỏng vấn trực tiếp các quan chức cấp cao của Cục.

Kết quả cho thấy, Cục Thống kê dân số mới chỉ triển khai một phần các thông lệ hàng đầu trong quản lý các mối quan hệ phụ thuộc giữa các Chương trình. Để điều phối hoạt động, cơ quan này đã duy trì các cuộc họp định kỳ nhằm rà soát tình trạng thực hiện, rủi ro cũng như những vấn đề còn tồn đọng của từng Chương trình.

GAO cho rằng Cục chưa xây dựng được một quy trình chuẩn hóa nhằm bảo đảm các thay đổi, nếu phát sinh, về thời điểm triển khai khảo sát thực địa được cập nhật và tích hợp kịp thời vào tiến độ của các chương trình hiện đại hóa CNTT có liên quan.

Theo GAO, nếu không có quy trình bằng văn bản để quản lý những thay đổi mang tính dây chuyền này, Cục sẽ gặp khó khăn trong việc phát hiện sớm các xung đột về tiến độ. Điều đó có thể khiến Ban Quản lý chương trình không có đủ thời gian để đưa ra các quyết định điều chỉnh hoặc biện pháp can thiệp phù hợp.

Những đứt gãy tiềm ẩn về tiến độ không chỉ làm giảm khả năng dự báo tác động của các quyết định quản lý hoặc sự chậm trễ trong quá trình xử lý công việc đối với các mốc triển khai tiếp theo, mà có thể dẫn đến nguy cơ Cục không thể bàn giao một hệ thống tích hợp đồng bộ phục vụ các cuộc khảo sát trong tương lai, đặc biệt là cuộc Tổng điều tra Dân số năm 2030.

Trên cơ sở kết quả kiểm toán, GAO kiến nghị Bộ Thương mại Hoa Kỳ chỉ đạo Cục Thống kê Dân số tập trung hoàn thiện công tác quản lý yêu cầu hệ thống, xây dựng kế hoạch tiến độ đáng tin cậy và tăng cường quản trị các mối quan hệ phụ thuộc về tiến độ giữa các Chương trình CNTT trên phạm vi toàn cơ quan.

Theo báo cáo, Bộ Thương mại Hoa Kỳ đã nhất trí với toàn bộ các kiến nghị của GAO và khẳng định sẽ xây dựng kế hoạch hành động chính thức nhằm khắc phục những hạn chế được chỉ ra./.

(Theo gao.gov)