Cục Thuế hướng dẫn chứng từ chi phí nguyên liệu của hộ kinh doanh

Những chứng từ cần có để chứng minh chi phí hợp lệ

Cục Thuế cho biết, hộ kinh doanh mua hàng hóa, dịch vụ trực tiếp từ người sản xuất, nông dân, ngư dân hoặc người bán không thuộc đối tượng phải lập hóa đơn điện tử có thể lập bảng kê mua hàng hóa, dịch vụ mua vào để chứng minh chi phí được trừ.

Theo Cục Thuế, để được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập tính thuế thu nhập cá nhân (TNCN), khoản chi của hộ kinh doanh phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện: Thực tế phát sinh và liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh; có đầy đủ hóa đơn, chứng từ theo quy định của pháp luật về hóa đơn, chứng từ và kế toán; đối với khoản thanh toán từng lần từ 5 triệu đồng trở lên, phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định của pháp luật về thuế giá trị gia tăng.

Đối với trường hợp hộ, cá nhân kinh doanh mua hàng hóa, dịch vụ trực tiếp của người sản xuất, nông dân, ngư dân hoặc người bán không thuộc đối tượng phải lập hóa đơn điện tử, hộ kinh doanh có thể lập Bảng kê mua hàng hóa, dịch vụ mua vào để chứng minh chi phí được trừ.

(Ảnh minh họa)

Bảng kê cần ghi đầy đủ thông tin định danh về người bán, thông tin hàng hóa, số lượng, đơn giá và giá trị giao dịch. Hộ kinh doanh có thể tham khảo mẫu số 02/TNDN ban hành kèm theo Thông tư số 20/2026/TT-BTC của Bộ trưởng Bộ Tài chính để lập bảng kê mua hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn.

Ngoài ra, bảng kê nên kèm theo các tài liệu chứng minh giao dịch thực tế như phiếu giao nhận, phiếu nhập kho, phiếu cân, đơn đặt hàng, giấy xác nhận mua bán hoặc chứng từ thanh toán.

Chuỗi nhà hàng cần lưu trữ hồ sơ theo 4 nhóm

Đối với chuỗi nhà hàng có nhiều điểm bán và nhập nguyên liệu từ nhiều nguồn khác nhau, Cục Thuế cho biết, hộ kinh doanh nên xây dựng hệ thống lưu trữ khoa học, giúp đối chiếu nhanh chóng, rõ ràng, chính xác giữa mua vào, tồn kho, chế biến và doanh thu bán ra.

Hồ sơ có thể tổ chức theo 4 nhóm.

Thứ nhất, hồ sơ nhà cung cấp, mua hàng đầu vào, gồm hợp đồng, thông tin nhà cung cấp, hóa đơn điện tử, bảng kê hàng hóa đối với trường hợp được phép sử dụng bảng kê, phiếu giao hàng hoặc biên bản giao nhận, phiếu nhập kho và chứng từ thanh toán. Đối với nguyên liệu nhập từ nhiều nguồn khác nhau, hộ kinh doanh nên lưu đầy đủ hồ sơ cho từng lô hàng. Ngoài ra, đối với nhóm thực phẩm cần kiểm soát, nên có hồ sơ chứng minh nguồn gốc hoặc giấy chứng nhận liên quan.

Thứ hai, hồ sơ kho, gồm phiếu nhập, xuất, tồn; kiểm kê định kỳ và chứng từ điều chuyển giữa các điểm bán.

Thứ ba, hồ sơ bán hàng, thể hiện doanh thu từng cửa hàng, điểm bán. Trường hợp hộ kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử và sử dụng mã số thuế của hộ kinh doanh cho tất cả cửa hàng trong chuỗi nhà hàng, hóa đơn bán hàng phải thể hiện rõ tên, mã và địa chỉ địa điểm kinh doanh.

Thứ tư, hồ sơ kế toán – thuế, gồm tờ khai, chứng từ nộp thuế và sổ sách liên quan theo quy định tại Thông tư số 152/2025/TT-BTC hướng dẫn việc ghi sổ kế toán của hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh.

Theo Cục Thuế, cách tổ chức này giúp hộ kinh doanh kiểm soát tồn kho, công nợ, doanh thu; chứng minh nguồn gốc hàng hóa, giá vốn nguyên liệu mua vào và doanh thu bán ra; đồng thời phát hiện sai lệch sớm thay vì chờ đến khi cơ quan thuế kiểm tra.

Qua đó, hộ kinh doanh có thể quản trị dòng tiền, vốn và hiệu quả kinh doanh, đồng thời thuận tiện giải trình, cung cấp thông tin về doanh thu, chi phí, nguyên liệu đầu vào của từng cửa hàng hoặc toàn chuỗi khi cơ quan thuế yêu cầu, phục vụ việc chứng minh nghĩa vụ thuế và đối chiếu hóa đơn, chứng từ của chuỗi cung ứng nhà hàng.