Cuộc cách mạng trên bàn làm việc của Kiểm toán viên: Khi trí tuệ nhân tạo thay thế hàng ngàn giờ gõ máy thủ công

Cục trưởng Cục Công nghệ thông tin Phạm Huy Thông báo cáo về công tác xây dựng phần mềm mới. Ảnh: TL

Những kết quả ban đầu cho thấy, Phần mềm tổng hợp kinh nghiệm kiểm toán đã có bước tiến dài trong việc số hóa ngành KTNN. Dưới sự chỉ đạo của Lãnh đạo KTNN, đến nay, Cục Công nghệ thông tin - KTNN đã hoàn thiện thiết kế phần mềm; đồng thời, các đơn vị KTNN khu vực đã tiến hành cập nhật các sai sót, phát hiện kiểm toán từ các cuộc kiểm toán ngân sách địa phương giai đoạn 2021-2025 lên hệ thống. Đây không chỉ là một dự án công nghệ thuần túy, mà còn là nỗ lực tái thiết lại dòng chảy tri thức trong toàn Ngành.

Từ những núi hồ sơ giấy đến sức mạnh của công nghệ lõi

Đối với một cơ quan đặc thù như KTNN, khối lượng báo cáo phát sinh hằng năm là một con số khổng lồ. Nếu chỉ dựa vào sức người để gõ lại và phân loại từng lỗi sai từ hàng trăm cuộc kiểm toán đã qua, đó sẽ là một nhiệm vụ bất khả thi hoặc tiêu tốn một lượng thời gian khổng lồ. Tuy nhiên, nút thắt này đã được tháo gỡ một cách ngoạn mục. Trên cơ sở dữ liệu mẫu đã nhập, Cục Công nghệ thông tin đã huấn luyện công cụ Trí tuệ nhân tạo (AI) kết hợp cùng công nghệ nhận dạng ký tự quang học (OCR) để tự động bóc tách, phân loại và chuyển đổi dữ liệu từ các báo cáo năm 2023 và năm 2024 sang dạng dữ liệu số.

Việc máy móc can thiệp sâu vào khâu đọc hiểu văn bản đã làm thay đổi hoàn toàn quy trình làm việc. Thay vì phải căng mắt nhập liệu, giải pháp này giúp các đơn vị giảm tối đa thời gian nhập liệu. Vai trò của con người giờ đây được nâng tầm lên mức độ giám sát chất lượng, khi mà các kiểm toán viên chỉ cần rà soát, xác nhận tính chính xác và phân loại nhóm sai sót tương ứng. Nhờ việc ứng dụng AI một cách bài bản và có chủ đích này, tốc độ cập nhật dữ liệu của các đơn vị tăng gấp nhiều lần so với việc thực hiện thủ công hoàn toàn như trước kia. Ngay cả trong việc cập nhật hàng loạt thông tin về các nội dung sai sót, phát hiện kiểm toán, phần mềm cũng cung cấp các template tải từ hệ thống. Các template này đã có sẵn các thông tin về Tồn tại hạn chế và Kiến nghị kiểm toán được hỗ trợ bóc tách trực tiếp từ hệ thống AI.

Các đơn vị KTNN khu vực đã tiến hành cập nhật các sai sót, phát hiện của các cuộc kiểm toán ngân sách địa phương từ năm 2021 đến năm 2025 lên hệ thống phần mềm của KTNN. Ảnh: Cục Công nghệ thông tin - KTNN

Nhìn lại những con số biết nói của ba năm

Hiệu quả của phần mềm không chỉ dừng lại ở những lời giới thiệu về mặt công nghệ, mà được chứng minh bằng những con số hết sức cụ thể và thực tế. Nhờ tốc độ xử lý vượt trội, tính đến nay, 100% dữ liệu về sai sót và phát hiện kiểm toán từ 180 cuộc kiểm toán lĩnh vực ngân sách địa phương trong giai đoạn từ năm 2023 đến năm 2025 đã được cập nhật đầy đủ lên phần mềm. Để hình dung được độ lớn của cơ sở dữ liệu này, chúng ta cần biết rằng hệ thống đang lưu trữ khoảng 10.700 sai sót từ 2.097 đơn vị được kiểm toán thuộc 34 tỉnh, thành phố trên cả nước.

Đi sâu vào chi tiết theo từng năm, dữ liệu cho thấy sự biến động và khối lượng công việc đồ sộ mà các kiểm toán viên đã phải xử lý. Cụ thể, hệ thống ghi nhận đối với năm 2025 có hơn 3.400 sai sót, phát hiện kiểm toán. Nhìn lại năm 2024, con số này ở mức gần 3.800, phát hiện kiểm toán. Quay trở về năm 2023, số liệu cập nhật cũng đạt hơn 3.300 sai sót, phát hiện kiểm toán. 10.700 sai sót không chỉ là những con số vô tri vô giác nằm trên máy chủ. Mỗi một bản ghi chứa đựng trong đó tên đơn vị thực hiện kiểm toán, nhóm sai sót, loại sai sót, nội dung sai sót, kiến nghị kiểm toán, đơn vị phát sinh sai sót, tên cuộc kiểm toán và cả tên kiểm toán viên phát hiện ra sai sót đó.

Không gian tra cứu phẳng và không giới hạn

Sự ưu việt của một nền tảng số hóa đối với bất kỳ người dùng nào chính là trải nghiệm tìm kiếm. Giữa một rừng thông tin với hàng vạn sai sót, việc tìm đúng "hạt cát" mình cần là một thách thức. Phần mềm đã giải quyết triệt để bài toán này khi hệ thống cho phép tìm kiếm theo nhiều tiêu chí tại một ô tìm kiếm duy nhất. Người dùng có thể dễ dàng truy xuất thông tin bằng cách nhập các tiêu chí bao gồm tên đơn vị thực hiện kiểm toán, nhóm sai sót - phát hiện, loại sai sót - phát hiện, nội dung sai sót, kiến nghị kiểm toán, đơn vị phát sinh sai sót, tên cuộc kiểm toán hay tên kiểm toán viên phát hiện sai sót.

Chỉ với một hệ thống tài khoản được cấp phép sử dụng tài khoản Email công vụ để truy cập sử dụng, các kiểm toán viên có thể tiếp cận mọi ngóc ngách của kho dữ liệu. Phần mềm cung cấp tính năng cho phép khai thác chi tiết thông tin một sai sót - phát hiện kiểm toán khi chọn trên danh sách, hiển thị đầy đủ từ đơn vị thực hiện kiểm toán, nhóm và loại sai sót, đến thông tin tổng quát về cuộc kiểm toán và kiểm toán viên phát hiện sai sót. Đồng thời, nó cũng cung cấp danh sách sai sót - phát hiện kiểm toán theo các tiêu chí như đơn vị chủ trì, cuộc kiểm toán, nhóm sai sót, loại sai sót và kiểm toán viên.

Từ câu chuyện gõ máy nhập liệu cho đến những cái click chuột tra cứu dữ liệu chéo, chúng ta thấy được một hình ảnh KTNN đang chuyển mình mạnh mẽ. Phần mềm Tổng hợp kinh nghiệm kiểm toán không đơn thuần là một công cụ tiện ích, mà định hướng của nó là trở thành nền tảng để hình thành kho cơ sở dữ liệu tri thức kiểm toán. Đối với những người làm nghề, đây chính là sự giải phóng để họ tập trung vào tư duy phân tích, thay vì hao mòn sức lực vào những công việc thủ công, từ đó nâng tầm chất lượng các bản báo cáo bảo vệ nguồn lực quốc gia./.