Đảm bảo công tác văn thư, lưu trữ khi sáp nhập
Từ ngày 1/7, cả nước vận hành chính quyền địa phương hai cấp đồng bộ với bộ máy 34 tỉnh, thành phố mới. Thời điểm này, các sở, ngành, huyện, tỉnh đang khẩn trương thực hiện nhiều biện pháp nhằm triển khai hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ khi sắp xếp tổ chức bộ máy.
Từ ngày 1/7, cả nước vận hành chính quyền địa phương hai cấp đồng bộ với bộ máy 34 tỉnh, thành phố mới. Thời điểm này, các sở, ngành, huyện, tỉnh đang khẩn trương thực hiện nhiều biện pháp nhằm triển khai hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ khi sắp xếp tổ chức bộ máy.
Cán bộ Bảo hiểm xã hội huyện Yên Thủy sắp xếp, phân loại tài liệu trước khi sáp nhập.
Trước đó, UBND tỉnh giao Sở Nội vụ chủ trì, phối hợp các sở, ban, ngành, UBND cấp huyện xây dựng và trình Chủ tịch UBND tỉnh ban hành kế hoạch triển khai công tác văn thư, lưu trữ trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy. Theo đó, Sở Nội vụ phối hợp Sở Tài chính, Công an tỉnh và các đơn vị liên quan để khảo sát, bố trí phòng, kho, trang thiết bị phục vụ bảo quản tài liệu an toàn. Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh hướng dẫn nghiệp vụ thống kê, sắp xếp, đóng gói, niêm phong, tiếp nhận và bảo quản tài liệu từ các cơ quan, tổ chức sáp nhập; đồng thời phối hợp hướng dẫn cán bộ thực hiện các biện pháp bảo quản tài liệu tại kho tạm thời và kiểm tra định kỳ.
Ngoài ra, Sở Tài chính có trách nhiệm rà soát, hướng dẫn sử dụng hiệu quả nguồn kinh phí để mua sắm trang thiết bị, chỉnh lý và số hóa tài liệu lưu trữ. Sở Khoa học và Công nghệ đảm bảo an toàn tài liệu, cơ sở dữ liệu trong Hệ thống quản lý văn bản và điều hành, bao gồm: sao lưu dữ liệu, cấp tài khoản cho các cơ quan, tổ chức mới, quản lý chữ ký số, chứng thư số và hỗ trợ số hóa tài liệu.
Công an tỉnh hướng dẫn số hóa tài liệu mật, bàn giao và đăng ký con dấu mới, hướng dẫn các biện pháp đảm bảo an ninh trật tự, phòng cháy, chữa cháy tại các điểm lưu trữ tài liệu. UBND cấp huyện bố trí kho và trang thiết bị bảo quản tài liệu tập trung tại xã trung tâm sau sắp xếp. UBND cấp xã tổ chức lực lượng bảo vệ và kho lưu trữ tại chỗ, chờ bàn giao cho đơn vị hành chính cấp xã mới.
Để triển khai hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ tài liệu khi sáp nhập, Sở Nội vụ đã thành lập 2 đoàn khảo sát kho lưu trữ tại các huyện, thành phố. Kết quả cho thấy khối lượng tài liệu cần lưu trữ rất lớn, được chia thành 4 loại: chỉnh lý hoàn chỉnh, chỉnh lý sơ bộ, đang xử lý và chưa xử lý. Sở Nội vụ đề nghị UBND các huyện, thành phố ngoài bố trí kho lưu trữ còn phải lắp đặt các thiết bị như điều hòa, máy hút ẩm, thiết bị phòng cháy, chữa cháy và chống côn trùng... Thời hạn hoàn thiện kho lưu trữ xong trước ngày 20/6. Việc đóng gói, niêm phong tài liệu hoàn tất trước ngày 25/6.
Quá trình thực hiện, người đứng đầu cơ quan, tổ chức chịu trách nhiệm chỉ đạo quản lý công tác văn thư, lưu trữ. Cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm về toàn bộ tài liệu và cơ sở dữ liệu do mình quản lý. Các cơ quan, tổ chức sẽ đóng phông lưu trữ kể từ ngày kết thúc hoạt động và không ban hành văn bản hành chính theo thẩm quyền kể từ ngày quyết định hợp nhất hoặc kết thúc hoạt động có hiệu lực. Nghiêm cấm mọi hành vi chiếm giữ, mua bán, phát tán, chuyển giao, hủy trái phép tài liệu và cơ sở dữ liệu. Mọi hành vi vi phạm sẽ bị xử lý nghiêm theo quy định pháp luật. Việc bàn giao tài liệu phải thực hiện đúng quy định của pháp luật, lập biên bản giao nhận kèm danh mục tài liệu, thiết bị lưu trữ dữ liệu. Các nhiệm vụ phải gắn liền với trách nhiệm và chức năng của từng cơ quan, đơn vị, cá nhân.
Theo yêu cầu, các đơn vị cần thực hiện thống kê, đóng gói, niêm phong, xác nhận khối lượng và tình trạng tài liệu để tiếp nhận và bảo quản tạm thời, sau đó bàn giao cho các cơ quan, đơn vị hành chính mới. Đặc biệt, cần thực hiện quy trình nộp lưu hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn đã được chỉnh lý hoàn chỉnh vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh.
