Đánh giá thực trạng tổ chức bộ máy kế toán tại Bệnh viện Bạch Mai và giải pháp

TÓM TẮT:

Trong bối cảnh việc ban hành các chính sách cơ chế quản lý tài chính, chế độ kế toán các đơn vị HCSN mới sửa đổi đã có tác động nhất định làm thay đổi tổ chức kế toán tại các đơn vị bệnh viện công lập. Công tác tổ chức kế toán tại Bệnh viện Bạch Mai đã dần được hoàn thiện cả chất lượng, nhằm đáp ứng yêu cầu, mục tiêu đề ra. Mặc dù vậy, công tác tổ chức kế toán vẫn còn một số hạn chế cần khắc phục. Bài viết đi vào đánh giá những thực trạng tổ chức kế toán tại Bệnh viện Bạch Mai và đi sâu vào phân tích giai đoạn 2015 - 2017. Trên cơ sở đó, đề xuất đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức kế toán tại Bệnh viện Bạch Mai trong thời gian tới.

Từ khóa: Bệnh viện Bạch Mai, tổ chức kế toán, hạch toán.

1. Đánh giá thực trạng tổ chức kế toán tại Bệnh viện Bạch Mai 1.1. Những kết quả đạt được

Trong giai đoạn 2015 - 2017, Bệnh viện Bạch Mai đã có những thay đổi tích cực đạt được những kết quả đáng kể trong công tác quản lý tài chính nói chung và tổ chức kế toán nói riêng.

Cơ chế tự chủ tài chính đã tạo điều kiện để bệnh viện tạo nên nguồn thu lớn, việc mua sắm trang bị máy móc thiết bị hiện đại, phục vụ khám chữa bệnh cho người bệnh được nâng cao, vừa được áp dụng công nghệ mới trong khám chữa bệnh; đời sống cán bộ nhân viên cơ hội cập nhật kiến thức hiện đại và thu hút được cán bộ nhân viên y tế có trình độ về làm việc tại bệnh viện; thu nhập hàng năm của cán, bộ nhân viên bệnh viện được tăng.

Đối với công tác kế toán đã đáp ứng được công tác quản lý tài chính của bệnh viện, trong đó:

+ Về tổ chức bộ máy kế toán tại bệnh viện có năng lực chuyên môn trình độ, luôn kịp thời cập nhật kiến thức từ văn bản, quy định của nhà nước và đã có sự phân công rõ ràng chuyên môn hóa từng phần việc, cán bộ làm công tác kế toán luôn làm việc với tinh thần trách nhiệm cao.

+ Về tổ chức chứng từ kế toán: nhìn chung đã đạt được yêu cầu của chế độ kế toán. Các chứng từ hợp pháp, hợp lệ, phản ánh được đầy đủ nội dung ghi chép của chứng từ kế toán. Do ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán nên bệnh viện có hệ thống chứng từ được lập trên phần mềm: phiếu thu, phiếu chi, giấy rút dự toán, bảng kê thanh toán lương... nên đã tạo điều kiện tốt cho công việc của kế toán.

Ngoài ra, Bệnh viện đã xây dựng một số quy trình áp dụng trong bệnh viện như: quy trình thanh toán viện phí, quy trình thanh toán, quy trình mua sắm TSCĐ..., các quy trình đã có biểu mẫu chứng từ riêng được áp dụng cho toàn bệnh viện do đó thuận lợi cho việc lập và kiểm tra chứng từ.

+ Về tổ chức tài khoản kế toán: Bệnh viện đã xây dựng hệ thống tài khoản đầy đủ dựa trên quy định của Bộ Tài chính và công tác hạch toán kế toán đảm bảo đúng quy định, các tài khoản đã chi tiết theo từng nguồn kinh phí giúp cho công tác quản lý điều hành được chặt chẽ và có hiệu quả. Công tác tổ chức hạch toán kế toán đã đi vào nền nếp từ khâu lập dự toán, chấp hành dự toán, việc thanh quyết toán các nguồn kinh phí và hạch toán chứng từ kế toán.

+ Về tổ chức sổ kế toán: Sổ kế toán và áp dụng hình thức kế toán tại Bệnh viện đã được thực hiện đúng theo quy định của Bộ Tài chính. Việc ghi sổ và BCTC đã tuân thủ theo những văn bản quy định của Nhà nước, công tác lưu trữ sổ sách cũng được bộ phận kế toán thực hiện có trách nhiệm và đảm bảo.

+ Về tổ chức báo cáo kế toán: Đã được Bệnh viện lập đúng theo mẫu quy định, thời hạn lập và nộp BCTC đã tuân theo hướng dẫn của cơ quan nhà nước. Nội dung BCTC đã phản ánh đầy đủ tổng quát tình hình quản lý tài chính của Bệnh viện. Việc công khai tình hình tài chính của đơn vị được thực hiện tốt, đảm bảo thực hiện quyền làm chủ của cán bộ viên chức và người lao động.

+ Về tổ chức kiểm tra kế toán: Đây là công việc luôn được lãnh đạo Bệnh viện đặc biệt quan tâm, do đó công tác kiểm tra kế toán đã được thực hiện một cách triệt để, các cá nhân và bộ phận được giao đã nỗ lực hoàn thành nhiệm vụ của mình.

1.2. Những tồn tại và nguyên nhân

Cơ chế quản lý tài chính nói chung và riêng công tác hạch toán kế toán tại Bệnh viện Bạch Mai còn nhiều hạn chế, thể hiện qua các nội dung sau:

Về công tác tổ chức bộ máy kế toán: Khối lượng cán bộ làm công tác kế toán còn ít chưa đáp ứng được với nhiệm vụ thu, chi của Bệnh viện, đặc biệt khối lượng công việc hàng năm luôn tăng; Tại một số đơn vị khoa phòng được giao cơ chế tự chủ các cán bộ kế toán thuộc phòng tài chính kế toán nhưng không thuộc các khoa phòng, do đó rất khó khăn trong việc chỉ đạo và chưa có sự đồng bộ hóa trong bộ máy kế toán; Đối với đơn vị Trường Cao đẳng y tế, Nhà thuốc bệnh viện là đơn vị độc lập tuy nhiên tổ chức bộ máy kế toán chưa được hoàn thiện vẫn còn phụ thuộc vào Phòng Tài chính kế toán của Bệnh viện, do đó chưa tạo ra được sự tự chủ trong quản lý tài chính của đơn vị.

Về tổ chức chứng từ kế toán: Một số khoa phòng, đơn vị hạch toán độc lập và tự quản lý chứng từ công tác luân chuyển chứng từ còn chậm, đặc biệt một số chứng từ kế toán về nhập, xuất thuốc vật tư khi chuyển về phòng tài chính kế toán, do đó dẫn đến việc phản ánh các nghiệp vụ phát sinh chưa được đảm bảo một cách kịp thời.

Về tổ chức tài khoản kế toán: Với chu trình khám bệnh tại Bệnh viện Bạch Mai, khi bệnh nhân điều trị tại khoa phòng nào đều phải ký quỹ tại khoa phòng đó. Điều này khiến cho có những bệnh nhân phải điều trị nhiều loại bệnh, khi vừa kết thúc ở khoa này lại phải làm thủ tục nhập vào khoa khác, mỗi khoa bệnh nhân lại phải thực hiện ký quỹ từ đầu, trong khi có thể ở khoa trước đó chưa kịp làm thủ tục hoàn ký quỹ. Việc liên tục bệnh nhân phải ký quỹ, hoàn quỹ tại nhiều khoa phòng trong cùng một bệnh viện mất rất nhiều thời gian, công sức và gây căng thẳng cho tình hình tài chính của bệnh nhân.

Trong công tác quản lý vật tư tiêu hao, tuân theo nguyên tắc phù hợp, khi xuất vật tư cho các đơn vị khoa phòng, đề nghị không ghi vào chi phí đơn vị luôn, mà hạch toán ghi Nợ TK phải thu/Có TK152. Cuối đợt điều trị, khi bệnh nhân thanh toán viện phí, ghi nhận doanh thu Nợ TK Tiền mặt/Có TK doanh thu, đồng thời ghi Nợ TK chi phí/Có TK phải thu các khoản vật tư, thuốc... đã tiêu dùng cho bệnh nhân. Vừa tuân thủ theo nguyên tắc phù hợp, vừa phản ánh chính xác chênh lệch thu chi trong kỳ tại khoa phòng.

Trong công tác theo dõi vật tư, do khi đơn vị lĩnh vật tư đã ghi vào chi phí, không quản lý được số vật tư tồn lại tại khoa phòng chưa sử dụng. Việc này gây ra hiện tượng thất thoát vật tư, hoặc đơn vị sử dụng vật tư làm ngoài, ghi thu ngoài sổ sách.

Về hoạt động dịch vụ hiện nay đối với tài khoản 631- chi phí sản xuất kinh doanh chưa theo dõi chi tiết được các khoản chi, do đó, Tài khoản chi phí sản xuất kinh doanh hiện nay tại Bệnh viện Bạch Mai chưa đủ các khoản chi phí mà chỉ các khoản chi phí tách ra được, còn các khoản chi phí chung chưa được theo dõi chi tiết để hạch toán.

Về tổ chức sổ kế toán: Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ trên phần mềm kế toán để thực hiện công tác kế toán. Song việc hạch toán trên phần mềm còn hạn chế:

Phần mềm thu viện phí được cài đặt ở 6 điểm thu viện phí nhưng không liên kết với nhau và không liên kết với phần mềm kế toán Bệnh viện, vì thế cuối ngày, tổ kiểm soát nội bộ lại một lần nữa phải nhập số thu viện phí vào phần mềm kế toán tại phòng tài chính kế toán. Việc này vừa mất thời gian, công sức, lại có tính chất chủ quan nên có thể xảy ra sai sót.

Phần mềm kế toán Bệnh viện và phần mềm kế toán nhà thuốc, phần mềm kế toán trường cao đẳng không liên kết với nhau, nên khi kế toán bệnh viện muốn theo dõi đơn vị dưới thì không xem xét được trên phần mềm mà phải yêu cầu đơn vị cấp dưới mang chứng từ sổ sách, báo cáo lên để kiểm tra. Nếu xây dựng được hệ thống phần mềm đồng bộ toàn Bệnh viện, trên phòng tài chính kế toán có thể kiểm soát được dưới đơn vị dưới thì sẽ rất hữu ích, hiệu quả trong công việc cao, công tác kiểm tra kiểm soát cũng dễ dàng hơn.

Nhiều đơn vị, bộ phận còn chưa in đầy đủ hệ thống sổ như sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ kho, sổ chi tiết công cụ dụng cụ, sổ chi tiết các khoản thu.

Về thực hiện chế độ BCTC: Công tác lập dự toán đã sát với tình hình thực tế, tuy nhiên do Bệnh viện Bạch Mai là một đơn vị lớn gồm nhiều khoa phòng, đơn vị nhỏ, để tổng hợp được dự toán của toàn Bệnh viện phải có dự toán của từng thành viên, nên công tác lập dự toán mất rất nhiều thời gian, thường bị chậm trễ so với quy định.

Thuyết minh BCTC chưa thể hiện rõ việc so sánh số liệu của năm nay và năm trước nên chưa đem lại tính thuyết phục cao nhất của một báo cáo.

Bệnh viện cũng chưa xây dựng được hệ thống báo cáo kế toán quản trị cung cấp định kỳ cho nhà quản lý.

Về kiểm tra kế toán: Bệnh viện đã ứng dụng công nghệ thông tin và tin học hóa trong quản lý song chưa đồng bộ, chưa chi tiết hết được các nội dung để phục vụ cho nhu cầu quản lý vẫn còn có tình trạng thất thu.

Ngược lại, mặc dù đã nâng cao công tác kiểm tra, kiểm soát và các biện pháp hành chính nhưng tại một số khoa vẫn còn tồn tại những khoản thu ngoài không có trong quy định của Bệnh viện, hay thu cao hơn so với mức quy định gây bức xúc đối với bệnh nhân.

2. Giải pháp hoàn thiện tổ chức kế toán tại Bệnh viện Bạch Mai 2.1. Hoàn thiện tổ chức bộ máy kế toán

Hiệu quả công tác kế toán trong bất cứ đơn vị nào cũng phụ thuộc vào tỏ chức bộ máy kế toán. Tổ chức bộ máy kế toán hợp lý không những mang lại lợi ích trực tiếp cho đơn vị mà còn có ý nghĩa thiết thực đối với quản lý. Vì vậy việc không ngừng cải tiến chất lượng bộ máy kế toán là một yêu cầu bắt buộc đối với Bệnh viện Bạch Mai.

Căn cứ vào hoạt động của Bệnh viện tiếp tục sắp xếp lại bộ máy kế toán và phân cấp quản lý tài chính tự chủ đối với các khoa, phòng; Thực hiện giao tự chủ cho các đơn vị như Trường Cao đẳng Y tế Bạch Mai, các Trung tâm, các Viện thực hiện bộ máy kế toán độc lập là một đơn vị dự toán để thực hiện tự chủ và tự chịu trách nhiệm được giao dự toán thu, chi hàng năm, tổ chức hạch toán riêng hệ thống kế toán và BCTC; hàng năm Phòng Tài chính kế toán Bệnh viện có trách nhiệm tổng hợp BCTC trên cơ sở BCTC của các đơn vị và thực hiện kiểm tra quyết toán hàng năm.

2.2. Hoàn thiện tổ chức hệ thống chứng từ kế toán

Qua nghiên cứu thực trạng tổ chức hệ thống chứng từ kế toán tại Bệnh viện Bạch Mai để hoàn thiện cần phải thực hiện các giải pháp sau:

+ Thiết lập các chứng từ kế toán cho các khoa, phòng, bộ phận có liên quan để thực hiện có thuận lợi cho việc quản lý và kiểm tra để đánh giá được hiệu quả công tác quản lý tài chính của đơn vị. Hiện nay tại các khoa có thực hiện các loại phẫu thuật, thủ thuật chưa có chứng từ kế toán theo chế độ do đó để đáp ứng yêu cầu quản lỷ phải có những bảng kê về thanh toán tiền phẫu thuật, thủ thuật, các bảng kê thu phí.

+ Việc lập chứng từ kế toán: Để đảm bảo việc lập chứng từ kế toán tránh sai sót và thiếu hồ sơ cần phải có biện pháp hướng dẫn cho cán bộ làm kế toán về chu trình thực hiện kế toán, về bộ chứng từ đi kèm; có biện pháp xử lý kịp thời nhằm tránh sai sót xảy ra.

+ Luân chuyển chứng từ: Chứng từ kế toán là cơ sở của việc ghi sổ kế toán, do vậy hệ thống chứng từ kế toán cần phải đảm bảo đúng quy định. Vì vậy, cần phải tăng cường và bổ sung, sửa đổi các quy trình kế toán như: quy trình thu, quy chế chi tiêu nội bộ là quy trình chuẩn áp dụng cho tất cả các đơn vị trong Bệnh viện sao cho việc luân chuyển chứng từ được nhanh và hiệu quả nhất.

2.3. Hoàn thiện tổ chức hệ thống tài khoản kế toán

Hệ thống tài khoản kế toán là bộ phận quan trọng của một hệ thống kế toán bởi nó định dạng hệ thống thông tin được xây dựng trong đơn vị. Việc vận dụng hợp lý các tài khoản trong hệ thống kế toán hiện hành theo quy định tại Thông tư số 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ Tài chính hướng dẫn về chế độ kế toán hành chính, sự nghiệp có ý nghĩa rất quan trọng trong việc thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin về mọi mặt hoạt động của đơn vị.

Để hướng tới giao tự chủ tự chịu trách nhiệm cho các khoa, phòng, các bộ phận (Viện, Trung tâm,...) nên tiến hành hạch toán thu, chi tại các đơn vị; do đó việc phát sinh thu, chi tại khoa, phòng bộ phận nào thì mở tài khoản chi tiết và hạch toán tại đơn vị đó nhằm đảm bảo kịp thời và đúng nhất, đơn vị cần mở các tài khoản chi tiết tại từng khoa, bộ phận. Việc hạch toán thu, chi riêng tại các đơn vị sẽ giúp cho việc quản lý được rõ ràng hơn, việc xác định chênh lệch thu, chi đảm bảo đúng theo từng đơn vị.

2.4. Hoàn thiện tổ chức sổ kế toán

Hệ thống sổ kế toán tại Bệnh viện Bạch Mai phải tuân theo quy định của chế độ hiện hành, mẫu sổ đúng theo quy định đáp ứng yêu cầu quản lý và cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác đảm bảo đúng Thông tư số 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ Tài chính hướng dẫn về chế độ kế toán hành chính, sự nghiệp. Để hệ thống sổ kế toán tại đơn vị ngày càng hoàn thiện hơn Bệnh viện cần phải làm những công việc sau:

- Bệnh viện Bạch Mai cần tiếp tục hoàn thiện hình thức kế toán, cần quy định mở sổ và ghi chép sổ kế toán chi tiết nhằm thống nhất giữa các đơn vị trong Bệnh viện hệ thống sổ các đơn vị cần phải khoa học, đơn giản, dễ làm, dễ hiểu, dễ đối chiếu, tiện cho việc kiểm tra và tiện lợi cho việc ứng dụng tin học.

- Các đơn vị được giao quyền tự chủ phải mở đầy đủ các sổ như: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, Sổ kho, Sổ chi tiết nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, hàng hóa, Sổ chi tiết các khoản thu, chi....

- Việc in sổ kế toán là công tác hết sức quan trọng trong việc đối chiếu, lưu trữ số liệu. Cuối mỗi kỳ kế toán, cần phải in ấn sổ kế toán kịp thời, phải đưa vào lưu trữ và quản lý, kiểm tra, kiểm soát.

- Hệ thống sổ kế toán của bệnh viện được lập và in ra cần phải được thực hiện các yếu tố pháp lý như điền đầy đủ số trang sổ, ngày mở sổ, ký duyệt đầy đủ, đóng dấu của đơn vị và đóng dấu giáp lai vào sổ, bảo quản và giữ gìn sổ sách theo đúng quy định.

TÀI LIỆU THAM KHẢO: Nguyễn Thị Hằng (2014), Hoàn thiện tổ chức kế toán tại Trường Bồi dưỡng cán bộ tài chính, Luận văn thạc sỹ.
Ninh Thị Hoài Thu (2015), Hoàn thiện tổ chức kế toán tại Bệnh viện Đa khoa tỉnh Lào Cai, Luận văn thạc sỹ.
Trương Thị Phượng (2015), Hoàn thiện tổ chức kế toán tại Trường Cao đẳng Nghề Công nghệ cao Hà Nội, Luận văn Thạc sỹ.
Bệnh viện Bạch Mai, chứng từ kế toán, báo cáo kế toán, sổ kế toán.

EVALUATING THE ORGANIZATION OF ACCOUNTING SYSTEM AT BACH MAI HOSPITAL AND SOLUTIONS

Master. PHAM THI HONG THAM

Faculty of Accounting, University of Economics - Technology for Industries

ABSTRACT:

The promulgation of new policies on financial management mechanisms, the accounting regime of state administrative units has impacted the accounting organization of public hospitals in Vietnam. The organization of accounting system at Bach Mai Hospital has gradually been improved in order to meet the requirements and objectives of the hospital. However, the organization of accounting system at Bach Mai Hospital still has some limitations. This article is to evaluate the current status of the accounting organization of Bach Mai Hospital and analyze the organization of Bach Mai Hospital’s accounting system from 2015 to 2017. Based on resutls, the article proposes some solutions to increase the effectiveness of the accounting organization at Bach Mai Hospital in the future.

Keywords: Bach Mai Hospital, the organization of accounting, accounting practices.