Đào tạo 100% nhân viên thành cao thủ giao tiếp hiệu quả trong công việc bằng công thức 3-6-5

Trong cuốn sách “The so-called emotional quotient high is to speak” (Tạm dịch: “Cái gọi là EQ cao nằm ở cách bạn giao tiếp”), tác giả người Nhật đã chia sẻ rằng, nghệ thuật giao tiếp hiệu quả có thể chia thành “6 bước đột phá” và “5 mánh khóe”. Tất cả có thể gói gọn bằng công thức 3-6-5 sau đây.

Công thức 3-6-5: 3 kỹ năng cơ bản của giao tiếp hiệu quả

Bước 1: Nghĩ trước nói sau

Những lời nói không suy nghĩ kỹ càng, mang tính bộc phát thường sẽ gây hiểu lầm cho người nghe, thậm chí phản tác dụng. Do đó, hãy tập suy nghĩ trước khi nói để nâng cao hiệu quả giao tiếp trong công việc và đời sống hàng ngày. Giống như câu nói “Hãy suy nghĩ trước khi nói, bởi vì lời nói và sự ảnh hưởng của bạn sẽ gieo hạt giống thành công hoặc thất bại trong tâm trí của người khác” (Napoleon Hill).

Cứ trực tiếp nói những gì mình nghĩ ra cho đối phương biết sẽ không đem lại kết quả tốt, nhất là khi bạn muốn thuyết phục họ.

Bước 2: Dự đoán về tâm lý đối phương

Trước khi đưa ra đề nghị của bản thân, hãy chủ động phán đoán tâm lý của đối phương, dựa theo biểu hiện hàng ngày, bao gồm các nhân tố như tính cách, tâm trạng… để phần nào nắm được cách họ sẽ phản ứng trước đề nghị của mình.

Bước 3: Lựa chọn ngôn ngữ và sử dụng từ phù hợp

Để giao tiếp hiệu quả, hãy đặt lợi ích của đối phương lên ngang hàng với lợi ích của bản thân. Do đó, việc lựa chọn từ ngữ thích hợp dựa vào tâm lý của đối phương là vô cùng quan trọng.

Có thể áp dụng 3 bước này vào ví dụ thực tiễn như sau: Khách hàng tới mua đồ và đang lựa đúng sản phẩm chỉ còn duy nhất một chiếc, bạn mong khách hàng sẽ lấy nốt chiếc đó.

Bước 1: Suy nghĩ trước khi nói: Đừng nói toẹt ra là “Chị không hợp với mẫu này.”

Bước 2: Đoán tâm lý đối phương: Khách hàng có thể sẽ mua, nhưng sợ nhiều người đã mặc rồi, tuy nhiên nếu hợp trend và đang mốt thì sẽ cân nhắc.

Bước 3: Dùng từ phù hợp: Chiếc áo này đang là hot trend bán chạy nhất năm nay đấy ạ, cửa hàng em chỉ còn đúng 1 chiếc cuối cùng này nữa thôi.

Công thức 3-6-5: 6 bước đột phá để đạt hiệu quả giao tiếp

Biết cách nói khéo

Thay vì nói thẳng toẹt vào sự thật, hãy nói từ khía cạnh lợi ích của người nghe để giúp đối phương tiếp cận sự việc một cách hấp dẫn hơn.

Cảm giác được tự do lựa chọn

Đừng để đối phương chọn giữa “Có” hoặc “Không” mà hãy đưa ra cả hai sự lựa chọn thích hợp mà vẫn có lợi cho mình. Như vậy, bạn vừa đem lại cho họ cảm giác được “tự do” lựa chọn, vừa đảm bảo có thể đạt được mục đích của mình.

Mong muốn được công nhận

Khi một người nói bạn có ưu thế trong chuyện này hơn và giao nhiệm vụ đó cho bạn, dù cho chuyện đó bạn thực ra cũng chẳng giỏi lắm, bạn sẽ rất vui vẻ. Đây gọi là tâm lý “tôn trọng nhu cầu”, tạo ra thành quả tương ứng với kì vọng, mong đợi của người khác.

Tầm quan trọng đặc biệt

Trước những câu đại loại như “chỉ có cậu mới có thể…”, “phải là cậu mới làm được…” thì người nghe sẽ cảm giác thành tựu, tự hào và rất dễ bị thuyết phục. Đây là cách quan trọng để giao tiếp hiệu quả khi giao nhiệm vụ.

Trên thương trường, 2 phương pháp giao tiếp tuyệt vời và có hiệu quả nhất đó là “nói khéo” và khiến đối phương có “cảm giác được công nhận”.

Tạo nên đội nhóm để làm việc

Khi có người làm việc cùng mình thì dù công việc có phiền phức và khó chịu đến mấy, đối phương cũng sẽ dễ tiếp nhận hơn do tâm lý thích có đội nhóm cùng hoạt động.

Chẳng hạn như, thay vì nói đối phương vận động nhiều hơn đi thì hãy nói rằng bạn muốn chạy bộ vào buổi tối nhưng không muốn đi một mình và rủ đối phương tham gia.

Thể hiện tâm lý biết ơn

Một người sẽ có tâm lý biết ơn đối phương khi người đó nhận được lời khen hay ý tốt từ người khác.

Công thức 3-6-5: 5 mánh khóe để giao tiếp hiệu quả

Tạo ra tâm lý tò mò cho đối phương

Cùng một nội dung nhưng nếu đánh vào tâm lý tò mò, khiến đối phương kinh ngạc thì sự việc đó sẽ để lại được ấn tượng mạnh mẽ hơn.

Dùng từ đối lập

Đây là một mánh khóe vô cùng quan trọng khi đặt nội dung mình muốn truyền tải cạnh một từ trái nghĩa. Cách sử dụng như sau: Chia câu làm 2 vế, đặt từ trái nghĩa và nửa câu trước, nửa vế sau cho thêm từ ngữ khác vào sao cho trước sau có sự ăn khớp mà vẫn đảm bảo nội dung cần truyền đạt. Phương pháp như vậy sẽ để lại ấn tượng sâu sắc hơn, giúp giao tiếp hiệu quả hơn.

Dùng câu chữ văn thơ một chút

Tuy có thể đem lại cảm giác “sến súa” nhưng trong nhiều trường hợp, nói chuyện kiểu văn thơ có thể đem lại tác dụng tốt để giao tiếp hiệu quả, giống như những câu nói trending hoặc các trích dẫn đạo lý trên mạng xã hội.

Nếu như bạn suy đoán tâm lý đối phương rồi mới nói thì giao tiếp hiệu quả hơn nhiều.

Phương pháp lặp lại

Đừng ngại việc lặp từ vì phương pháp này tuy vô cùng đơn giản, lại khiến người khác ghi nhớ lâu.

Dùng con số để nhấn mạnh

Một con số cụ thể được thêm vào sẽ khiến lời nói có tính thuyết phục hơn, và cũng có thể lôi kéo được sự chú ý của người khác. Con số càng lẻ thì càng gây chú ý và giúp truyền tải thông tin, đạt được hiệu quả giao tiếp.

Ở nơi làm việc, nếu cả lãnh đạo và nhân viên biết áp dụng công thức 3 - 6 - 5 trên đây, đặc biệt là thể hiện sự công nhận của mình với cấp trên thì sẽ tạo ra được môi trường làm việc thoải mái và tốt đẹp, giúp cho quá trình giao tiếp hiệu quả hơn, quan hệ giữa các cấp sẽ được cải thiện rất nhiều.

Phương Thúy