Đặt phòng khách sạn online, người trả tiền khác người ở thì hóa đơn phải ghi thông tin như thế nào?

Hỏi:

Trong trường hợp khách đặt phòng khách sạn thông qua nền tảng trực tuyến, người đặt phòng và thanh toán tiền trước nhưng không trực tiếp sử dụng dịch vụ, căn cứ quy định mới về thời điểm lập hóa đơn và thông tin người mua trên hóa đơn điện tử, doanh nghiệp phải xác định người mua và lập hóa đơn như thế nào, thông tin của người thực tế lưu trú có bắt buộc phải thể hiện họ tên, số định danh cá nhân hay không, và doanh nghiệp cần lưu ý gì để hóa đơn được sử dụng hợp lệ cho mục đích hạch toán chi phí, quyết toán thuế?

Trả lời:

Căn cứ khoản 2 Điều 9 Nghị định số 254/2026/NĐ-CP ngày 30/6/2026 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp để tổ chức, hướng dẫn thi hành Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15 về hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử:

“Điều 9. Thời điểm lập hóa đơn

2. Thời điểm lập hóa đơn đối với cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ (bao gồm cả cung cấp dịch vụ cho tổ chức, cá nhân nước ngoài) không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp người cung cấp dịch vụ có thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền (không bao gồm trường hợp thu tiền đặt cọc theo quy định Bộ luật Dân sự để đảm bảo thực hiện hợp đồng cung cấp dịch vụ).”

Căn cứ điểm 4 Phụ lục nội dung của hóa đơn kèm theo Nghị định số 254/2026/NĐ-CP ngày 30/6/2026 của Chính phủ:

“4. Tên, địa chỉ, mã số thuế hoặc mã số đơn vị có quan hệ với ngân sách hoặc số định danh cá nhân của người mua.

...b) Trường hợp người mua là người tiêu dùng cung cấp tên, địa chỉ, số định danh cá nhân thì trên hóa đơn phải thể hiện tên, địa chỉ, số định danh cá nhân (đối với người mua là người nước ngoài cung cấp thông tin để lập hóa đơn thì thông tin về địa chỉ, số định danh cá nhân có thể được thay thế bằng thông tin về số hộ chiếu hoặc giấy tờ xuất nhập cảnh và quốc tịch của khách hàng); trường hợp người mua không cung cấp tên,địa chỉ, số định danh cá nhân thì trên hóa đơn thể hiện rõ “Bán cho người tiêu dùng”.

Một số trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đặc thù cho người tiêu dùng là cá nhân quy định tại điểm 9 Phụ lục này thì trên hóa đơn không phải thể hiện tên, địa chỉ,số định danh cá nhân của người mua.”

Hóa đơn không có thông tin người mua hoặc hóa đơn xuất cho người tiêu dùng thì không có giá trị để tổ chức kinh tế, cơ quan, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh sử dụng vào mục đích hạch toán chi phí hoặc quyết toán thuế theo quy định pháp luật về thuế.

Căn cứ quy định trên, trường hợp Doanh nghiệp cung cấp dịch vụ lưu trú tại khách sạn của Doanh nghiệp thông qua dịch vụ đặt phòng trực tuyến, người đặt phòng không phải là người sử dụng mà có thu tiền trước, thì lập hóa đơn điện tử phải thể hiện thông tin họ và tên, số định danh cá nhân của người sử dụng dịch vụ lưu trú khi thực hiện đăng ký lưu trú tại khách sạn, theo quy định tại điểm 4 Phụ lục nội dung của hóa đơn kèm theo Nghị định số 254/2026/NĐ-CP.

Từ những quy định trên, doanh nghiệp rà soát tình hình thực tế hoạt động của đơn vị và các văn bản quy phạm pháp luật có liên quanđể thực hiện đúng quy định.