Đầu tư hữu hiệu: Rút ngắn thời gian đào tạo cho nhân sự mới

Thời cuộc tạo ra nhiều công việc mới và đặt ra những yêu cầu công việc nơi người đi làm. Những yêu cầu công việc – kỹ năng, nghiệp vụ – được cho là phức tạp hơn nhưng đa phần không được học ở giảng đường – nghĩa là chuyện đào tạo kiểu “đo ni đóng giày” theo nhu cầu của doanh nghiệp được bàn luận từ lâu vẫn còn để ngỏ.

Tùy theo ngành công nghiệp và nhóm công việc, những ngành có ít sự thay đổi và có tính kỹ thuật, việc đào tạo nhân sự mới của doanh nghiệp không quá nhiều. Ví dụ, các kỹ sư công nghệ thông tin đã được đào tạo về chuyên môn, tại nơi làm việc mới, doanh nghiệp không mất thời gian cho việc đào tạo này. Trong khi những ngành gắn với sự chuyển biến theo bối cảnh kinh tế thị trường, hầu hết các doanh nghiệp phải đào tạo để sử dụng. Dễ thấy nhất là nhân viên bán hàng hay marketing, quảng cáo, ở mỗi công ty có đặc thù về ngành hàng khác nhau, nhân sự mới sẽ phải học thêm kiến thức để hiểu về sản phẩm, bên cạnh các kỹ năng làm việc đã tích lũy.

Những doanh nghiệp có đặc thù ngành công nghiệp càng gặp khó khăn hơn trong chuyện tuyển dụng người phù hợp. Cũng may, nhiều doanh nghiệp sau bao ngậm ngùi trăn trở với chuyện “đào tạo lại” đã có cách nghĩ và làm thực tế hơn.

Đào tạo hội nhập thành thiết yếu

Thực tế, nhân sự mới khó để thích ứng với doanh nghiệp, kể cả đã có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực ứng tuyển. Trong khi đó, mỗi doanh nghiệp có văn hóa, quy trình, đặc tính sản phẩm và những yêu cầu kỹ thuật riêng.

Có một khái niệm về đào tạo nhân sự mới đang ngày càng phổ biến đó là đào tạo hội nhập (onboarding). Nếu như 5-7 năm trước, chỉ có những doanh nghiệp lớn mới có chương trình đào tạo hội nhập cho người mới, ngày nay, rất nhiều doanh nghiệp, kể cả quy mô nhỏ, đã biết tới việc này. Đào tạo hội nhập giúp cho người mới vào công ty có thể sẵn sàng làm việc cùng đội ngũ mà không bị trật nhịp hay thiếu hụt thông tin, khó khăn trong làm quen với cái mới. Tùy mỗi doanh nghiệp, quy trình hội nhập được thiết kế dài hay ngắn.

Ở Xanh Marketing với đặc thù là công ty sáng tạo, đào tạo hội nhập chỉ là một hoạt động kéo dài 2-3 ngày, nhân sự học về quy trình thanh toán, hợp đồng và các sản phẩm dịch vụ của công ty. Trong khi ở Woay – nền tảng ứng dụng Gamification vào marketing – chương trình đào tạo hội nhập 15 ngày bao gồm cả học kiến thức, học sản phẩm và văn hóa công ty. Trong suốt quá trình này, nhân sự chỉ tập trung học tập, sau đó mới bắt đầu làm việc.

Khi nhân viên mới gia nhập, chắc chắn doanh nghiệp cần đào tạo nhưng đào tạo hạng mục nào và rao sao tùy thuộc thiết kế từng đơn vị, có thể chỉ ở dạng hoạt động hoặc sâu hơn là chương trình đào tạo. Chương trình đào tạo này giúp người mới không bỡ ngỡ và “sốc nhiệt” khi vào công ty. Đào tạo người mới đã trở thành bắt buộc và là quy trình, tiêu chuẩn của các công ty hiện nay.

Cuối chương trình, doanh nghiệp cần có bài kiểm tra sát hạch để đo lường hiệu quả của chương trình cũng như đánh giá được mức độ tiếp thu của người mới. Từ đó, nhà quản lý có thể hiểu để giao việc hoặc hướng dẫn cho người đó phù hợp hơn. Ở một số công ty quy mô lớn, việc đào tạo có thể thực hiện một phần thông qua bộ phận nhân sự (như hướng dẫn quy trình, văn hóa doanh nghiệp), sau đó chuyển về đào tạo trực tiếp với các trưởng bộ phận. Mỗi bộ phận sẽ có hoạt động hướng dẫn và đào tạo riêng đi kèm các biểu mẫu quy trình của bộ phận đã có.

Tạo không gian để nhân sự mới tỏa sáng

Câu chuyện đầu tư cho nhân sự không còn gói gọn trong việc đào tạo cho người mới hay đào tạo lại mà tiến đến đào tạo nâng cao nghiệp vụ cho nhân sự hiện tại ngay trong chính quá trình làm việc.

Đây cũng là trăn trở của nhiều nhà quản lý khi bỏ số tiền lớn cho nhân sự theo học nâng cao nghiệp vụ nhưng sau một thời gian ngắn họ “nhảy” việc. Thực tế, đầu tư cho nhân sự là một tư duy chiến lược. Nhà quản lý cần hiểu sâu sắc, bắt đầu từ định nghĩa đầu tư. Đầu tư phải có được hoặc mất, không ai chắc chắn sẽ thắng 100%, đầu tư cho nhân sự cũng vậy. Bên cạnh đó, đầu tư nâng cao nghiệp vụ còn là một chính sách đề giữ chân nhân sự. Ai cũng muốn được làm việc tại môi trường giúp mình học hỏi được nhiều. Trong trường hợp vẫn không giữ chân được, nhà quản lý có thể xem lại cách đánh giá chọn lựa nhân sự để đầu tư và chiến lược đầu tư của mình. Một số doanh nghiệp đã áp dụng cách thức yêu cầu cam kết gắn bó trong thời gian nhất định trước khi đầu tư cho.

Không nên quá nặng nề câu chuyện đi hay ở. Ở một số ngưỡng nhất định, công ty không còn đáp ứng được mong muốn của nhân sự đó hoặc các bạn đã làm việc quá lâu, rơi vào lối mòn cần tìm kiếm không gian mới. Tại Xanh, rất nhiều trường hợp các bạn rời bỏ, sau một thời gian đủ trải nghiệm đã quay về làm việc với cương vị và tâm thế mới. Trong nền kinh tế thị trường có nhiều thay đổi, các tổ chức rất cần nhân sự thích ứng cao và thích ứng với những điều mới. Bởi vậy, đầu tư cho nhân sự cần một tư duy cởi mở và tích cực.

Ông Lê Vũ Chí Tâm.

Ông Lê Vũ Chí Tâm, Giám đốc Công ty cổ phần Sản xuất Thương mại Dịch vụ TiTo: Doanh nghiệp tôi chủ yếu tuyển dụng thợ lành nghề để bắt nhịp tốt với công việc. Chúng tôi chỉ chấp nhận tuyển dụng người mới hoàn toàn để đào tạo với tỷ lệ nhất định cho phép, khoảng 10%.

Bà Cổ Thụy Phương Trang, Giám đốc Công ty TNHH Sản xuất và Thương mại Minh Sang: Trong lĩnh vực sản xuất bao bì, công nhân “có nghề” (ở mức được coi là thợ) phải trả lương ban đầu rất cao trong khi những kinh nghiệm đó thường không phù hợp với sản phẩm của doanh nghiệp. Đây cũng là nhóm nhân sự dễ nhảy việc, không sẵn sàng thay thế thói quen, kinh nghiệm lạc hậu bằng những tiêu chuẩn kỹ thuật, kỹ năng mới nhằm thích ứng với yêu cầu mới của doanh nghiệp. Ở Minh Sang, toàn bộ lực lượng lao động phổ thông được tuyển mới và đào tạo từ đầu bởi những kỹ sư lành nghề của công ty. Thực tế doanh nghiệp chúng tôi, lực lượng công nhân thường có sự dao động. Và với kỹ sư lành nghề sẵn sàng đào tạo, chúng tôi không quá lo lắng về những biến động nhân sự nhóm này. Ngược lại, nhân sự ở khối văn phòng có nhiều biến động hơn. Nhiều bạn trẻ mới ra trường rời bỏ sau khi được đào tạo rành việc.

Bà Nguyễn Thùy Liên.

Bà Nguyễn Thùy Liên, Giám đốc Công ty cổ phần Viet Analytics:
Với công ty nghiên cứu thị trường quy mô dưới 20 người, khi tuyển dụng mới, tôi không đặt quá nhiều trọng tâm vào nền tảng kiến thức đã được đào tạo hay kinh nghiệm mà quan tâm đến sự hiểu biết và mức độ sẵn sàng gắn bó với ngành từ 3-5 năm hay không. Đáp ứng hai tiêu chí nêu trên, chúng tôi sẵn sàng tuyển dụng và đào tạo từ đầu. Kinh nghiệm ở Viet Analytics, những nhân sự như vậy thường dễ hòa nhập và đào tạo hiệu quả hơn các bạn có kinh nghiệm từ nơi khác nhưng kinh nghiệm này sai hoặc chưa phù hợp.
Nhân sự của chúng tôi được đào tạo ngay trong chính quá trình làm việc và là một quá trình liên tục. Mất 3-6 tháng, một nhân sự mới có thể nắm được quy trình và làm việc tốt trong một dự án đặc thù. Khi lên một cấp độ mới, các bạn sẽ được tiếp tục đào tạo và giao những trọng trách quan trọng hơn. Để làm tốt trong ngành này cần nhiều thời gian hơn thế, thậm chí tính bằng năm. Chính vì vậy, nhân sự phải làm việc ít nhất hai năm mới tương xứng với thời gian, công sức và chi phí đào tạo.

(*) Phó giám đốc điều hành Xanh Marketing

Minh Tâm - Nguyễn Thành Long(*)