Đẩy mạnh chuyển đổi số, nâng cao chất lượng dịch vụ hành chính công về lãnh sự

Lãnh đạo Cục Lãnh sự họp để trao đổi, đề xuất các biện pháp khắc phục những vướng mắc trong cung cấp dịch vụ hành chính công. (Nguồn: Cục Lãnh sự)

Với quyết tâm triển khai hiệu quả chương trình hành động của Hội nghị Ngoại giao lần thứ 32 “Phát huy vai trò tiên phong, xây dựng nền ngoại giao toàn diện, hiện đại, vững mạnh, thực hiện thắng lợi Nghị quyết Đại hội Đảng XIII của Đảng”, từ đầu năm 2024, Bộ Ngoại giao đã đặt trọng tâm vào công tác chuyển đổi số, cải cách hành chính, trong đó ưu tiên chuyển đổi số gắn với nâng cao chất lượng dịch vụ hành chính công để tạo đột phá, hướng tới phục vụ tốt nhất cho người dân, doanh nghiệp.

Về tổng thể, xuất phát từ việc xác định công tác cải cách thủ tục hành chính phải gắn với chuyển đổi số, dựa vào ứng dụng công nghệ để cắt giảm hồ sơ, chi phí tuân thủ đối với người dân, doanh nghiệp, Bộ Ngoại giao đã gắn các nhiệm vụ cải cách hành chính và chuyển đổi số, giao Ban chỉ đạo cải cách hành chính Bộ Ngoại giao là cơ quan thường trực chỉ đạo, Văn phòng Bộ đóng vai trò là thường trực Tổ công tác giúp việc, thực hiện việc tổ chức họp định kỳ hàng tháng để đôn đốc triển khai các nhiệm vụ của Ban chỉ đạo.

Trong lĩnh vực lãnh sự, năm 2024 đánh dấu bước chuyển biến mạnh mẽ cả về nhận thức, tư duy và quyết liệt trong hành động triển khai các giải pháp cụ thể.

Những kết quả tích cực, đáng khích lệ

Bộ Ngoại giao đã rà soát quy định, tái cấu trúc, điều chỉnh quy trình nghiệp vụ giải quyết thủ tục hành chính theo hướng đơn giản hóa thành phần hồ sơ, bảo đảm công khai, minh bạch, tạo điều kiện tối đa cho các cơ quan, tổ chức, người dân, doanh nghiệp.

Đối với thủ tục hợp pháp hóa, chứng nhận lãnh sự, người dân, doanh nghiệp có thể lựa chọn nộp hồ sơ trực tiếp hoặc thông qua 25 Sở Ngoại vụ địa phương được Bộ Ngoại giao ủy quyền cũng như hơn 100 điểm nhận của Tổng công ty Bưu điện Việt Nam (VNPost) trên khắp cả nước, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí đi lại.

Bên cạnh đó, Bộ Ngoại giao không ngừng tăng cường nguồn lực nâng cấp hạ tầng công nghệ, tiếp tục hiện đại hóa hệ thống quản lý và cung cấp dịch vụ công của Bộ. Các ứng dụng, phần mềm quản lý được cập nhật thường xuyên, giúp quá trình xử lý hồ sơ nhanh chóng và minh bạch. Người dân, tổ chức có thể theo dõi trạng thái xử lý hồ sơ qua thông báo từ Cổng dịch vụ công của Bộ Ngoại giao.

Đáng chú ý, từ nay, cá nhân, tổ chức đã có thể sử dụng tiện ích thanh toán phí, lệ phí trực tuyến và đăng ký đặt hẹn trên Cổng dịch vụ công để nộp hồ sơ làm thủ tục hợp pháp hóa, chứng nhận lãnh sự. Giải pháp phân luồng tiếp nhận hồ sơ là bước đột phá giúp khắc phục triệt để tình trạng các cá nhân, tổ chức phải xếp hàng từ sớm để chờ đợi, nộp hồ sơ. Mặc dù nhu cầu chứng nhận giấy tờ của người dân đi lao động, du học ở nước ngoài tăng đột biến sau đại dịch Covid-19, nhưng từ nay người dân, doanh nghiệp có thể hoàn toàn chủ động về thời gian đến làm thủ tục, tiết kiệm được chi phí và bảo đảm minh bạch, công khai.

Bộ Ngoại giao luôn chú trọng đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn cho đội ngũ công chức tiếp nhận, trả kết quả hồ sơ và giải quyết thủ tục hành chính. Với việc tổ chức thường xuyên các khóa đào tạo chuyên sâu về kỹ năng ứng xử, xử lý tình huống và cập nhật kiến thức mới, các công chức không chỉ nắm vững quy trình nghiệp vụ mà còn có thể hỗ trợ người dân tận tình và hiệu quả.

Một điểm sáng nữa trong công tác cải cách thủ tục hành hành chính về lãnh sự là việc kịp thời lắng nghe và phản hồi ý kiến của người dân. Hệ thống tiếp nhận ý kiến, phản ánh, kiến nghị tại các đơn vị chức năng của Bộ được thiết lập chặt chẽ, bảo đảm mọi thắc mắc, kiến nghị của công dân được giải quyết kịp thời. Bộ Ngoại giao coi đây là kênh thông tin hữu ích để lắng nghe, cải thiện và không ngừng nâng cao chất lượng cung cấp dịch vụ hành chính công. Đây là điểm mạnh của Bộ khi tỷ lệ xử lý phản ánh, kiến nghị đúng hạn đạt trên 93%.

Về kết quả xếp hạng theo Bộ chỉ số phục vụ người dân, doanh nghiệp, Bộ Ngoại giao từng bước cải thiện được thứ hạng, số điểm tuyệt đối tăng 7.8 điểm, nhiều chỉ số lần đầu tiên được tính điểm và đang tăng dần (như điểm về tỷ lệ hồ sơ thanh toán trực tuyến, số hóa kết quả giải quyết thủ tục hành chính…).

Bộ Ngoại giao cũng đưa vào thử nghiệm nội bộ việc giải quyết trực tuyến toàn trình đối với thủ tục cấp hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ và cấp công hàm để xin thị thực nước ngoài, gắn với đẩy nhanh hoàn thiện và đưa vào vận hành dự án cấp phát hộ chiếu điện tử tại các cơ quan của Bộ.

Mặc dù vậy, các thủ tục hành chính cam kết đưa lên môi trường điện tử toàn trình mới đang trong giai đoạn thử nghiệm, cần tiếp tục điều chỉnh, hoàn thiện trước khi áp dụng rộng rãi; việc triển khai số hóa hồ sơ, chuyển đổi số với nhiều thủ tục cần tiếp tục tháo gỡ vướng mắc, từng bước tối ưu.

Việc kết nối với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư đã đạt những kết quả khả quan nhưng cần nâng cao hơn nữa hiệu quả khai thác, sử dụng thông tin, tỷ lệ tái sử dụng kết quả thủ tục hành chính.

Các quy trình giải quyết thủ tục hành chính được tái cấu trúc, đơn giản hóa và tạo điều kiện tối đa cho người dân, doanh nghiệp. (Nguồn: Cục Lãnh sự)

Phương hướng 2025

Các kết quả đạt được là tiền đề quan trọng để thúc đẩy nhanh quá trình cải cách thủ tục hành chính gắn với chuyển đổi số trong những năm tiếp theo, khi hạ tầng cơ sở được nâng cấp, kết nối liên thông và quy trình, quy định mới được đưa vào áp dụng.

Với tinh thần vào cuộc quyết liệt, trong đó khâu đầu tiên là cải cách thể chế, Bộ Ngoại giao sẽ sớm báo cáo Chính phủ đề xuất sửa đổi căn bản, toàn diện Nghị định số 111/2011/NĐ-CP của Chính phủ về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự cũng như nghiên cứu việc tham gia công ước Apostille về miễn hợp pháp hóa giấy tờ công trên cơ sở thực tiễn cũng như qua kinh nghiệm các nước trong khu vực; hướng tới nâng cao uy tín của giấy tờ Việt Nam, tạo thuận lợi cho việc sử dụng giấy tờ của Việt Nam ở nước ngoài.

Trong năm 2025, Bộ Ngoại giao quyết tâm hoàn thiện phần mềm, quy trình, thực hiện tiếp nhận, xử lý các thủ tục về cấp hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ trên môi trường điện tử toàn trình, đồng thời triển khai cấp hộ chiếu điện tử cho người có yêu cầu.

Phát huy những kết quả đạt được, Bộ Ngoại giao tiếp tục hoàn thiện các quy chế, quy trình, tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin, phối hợp chặt chẽ với các bộ, ngành như Bộ Công an, Bộ Tư pháp... kết nối với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư và Đề án 06 (Đề án Phát triển ứng dụng dữ liệu về dân cư, định danh và xác thực điện tử phục vụ chuyển đổi số quốc gia giai đoạn 2022-2025, tầm nhìn đến năm 2030) để tạo thuận lợi trong thực hiện thủ tục hành chính, cắt giảm chi phí tuân thủ đối với người dân, doanh nghiệp. Bộ Ngoại giao xác định tầm nhìn dài hạn và nghiên cứu các phương án chuyển đổi số tại các Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài trên cơ sở phù hợp với đặc thù của các địa bàn ở ngoài nước, kết nối, chia sẻ, khai thác dữ liệu bắt kịp với quá trình chuyển đổi nhanh chóng và toàn diện về cải cách thủ tục hành chính trên nền tảng chuyển đổi số ở trong nước.

Có thể nói, những nỗ lực chuyển đổi số, cải tiến dịch vụ công tại Bộ Ngoại giao không chỉ nhằm mục đích nâng cao chất lượng phục vụ mà còn thể hiện sự cam kết mạnh mẽ của Bộ Ngoại giao nói riêng và Chính phủ nói chung trong việc đặt lợi ích, sự hài lòng của người dân lên hàng đầu, bảo đảm công khai, minh bạch, phòng chống tham nhũng, lãng phí, tiêu cực. Với những bước tiến vững chắc này, Bộ Ngoại giao đang và sẽ tiếp tục là điểm tựa đáng tin cậy cho công dân Việt Nam trong quá trình hội nhập, phát triển.

Doãn Hoàng Minh