Đẩy mạnh thực hiện liên thông gửi, nhận văn bản điện tử cấp xã

Đến hết năm 2016, toàn tỉnh đã cơ bản thực hiện việc triển khai liên thông hệ thống quản lý văn bản điện tử ở cả 3 cấp tỉnh, huyện, xã. Tuy nhiên việc gửi văn bản tới cấp xã mới chỉ thực hiện một chiều từ tỉnh, huyện đến xã (cấp xã chưa thực hiện gửi văn bản điện tử trở lại các cấp trên). Ngay sau khi hoàn thành triển khai ứng dụng tích hợp chữ ký số vào phần mềm quản lý văn bản và điều hành trên phạm vi toàn tỉnh, UBND tỉnh ban hành bổ sung quy định chung về việc gửi nhận văn bản liên thông từ cấp tỉnh đến cấp xã. Đây là một trong những bước đi quyết liệt nhằm từng bước xây dựng thành công Chính quyền điện tử theo Nghị quyết 36a/NP-CP của Chính phủ, góp phần thúc đẩy đổi mới lề lối, cách thức làm việc và cải cách thủ tục hành chính trong các cơ quan Nhà nước.

Cán bộ xã Nghĩa Minh (Nghĩa Hưng) thực hiện gửi văn bản điện tử.

Để triển khai việc gửi nhận văn bản điện tử liên thông đến cấp xã, bên cạnh việc đầu tư cơ sở hạ tầng viễn thông đảm bảo cho công tác vận hành gửi nhận văn bản, Sở Thông tin và Truyền thông đã tổ chức đào tạo, tập huấn cho cán bộ UBND các xã, phường, thị trấn ứng dụng tích hợp chữ ký số vào phần mềm quản lý văn bản và điều hành từ cấp tỉnh đến cấp xã. Nội dung tập huấn ngoài việc thao tác tạo sổ văn bản, vào số, chuyển xử lý, trình xử lý và hoàn thành hồ sơ công việc theo vai trò của từng người dùng, cán bộ xã còn được hướng dẫn các thao tác gửi, nhận, hiển thị, tìm kiếm văn bản, thu hồi văn bản và xóa văn bản trong trường hợp nhầm lẫn khi gửi; sửa văn bản ban hành và tập tin đính kèm; tích hợp ký số trên hệ thống phần mềm quản lý văn bản, hiển thị thứ tự văn bản theo lập trình thời gian giải quyết… Qua đó đã giúp cán bộ xã thuần thục các kỹ năng xử lý văn bản đi, đến trong quá trình làm việc. Theo số liệu của Sở Thông tin và Truyền thông, từ khi triển khai đến nay, bình quân hàng tháng có gần 4.000 văn bản sử dụng chữ ký số được xử lý bằng phần mềm Quản lý văn bản và điều hành. Là một trong những đơn vị sớm triển khai kết nối, liên thông hệ thống quản lý văn bản điện tử đến 35 xã, thị trấn trên địa bàn, ngoài sự hỗ trợ của tỉnh, huyện Hải Hậu thường xuyên cử cán bộ về cơ sở giải quyết những vướng mắc trong quá trình thực hành; hỗ trợ nâng cấp trang thiết bị đồng bộ, đáp ứng yêu cầu gửi, nhận văn bản; đồng thời yêu cầu các xã thực hiện lộ trình gửi, nhận văn bản điện tử hai chiều từ huyện đến xã và ngược lại ngay trong tháng 9. Đến thời điểm 1-10-2019, các đơn vị cấp huyện gồm Văn phòng Huyện ủy, Văn phòng HĐND, UBND huyện cùng các phòng chức năng không nhận văn bản giấy từ cấp xã gửi lên. Sau một thời gian áp dụng gửi văn bản điện tử, huyện Hải Hậu đã bỏ gửi văn bản giấy chỉ đạo, điều hành của huyện và một số văn bản chỉ đạo, điều hành của tỉnh, Trung ương đến cấp xã. Việc gửi, nhận văn bản điện tử đã giúp các cơ quan của huyện, xã đẩy nhanh quá trình giải quyết thủ tục hành chính, giảm chi phí giấy tờ hành chính, tiết kiệm thời gian, công sức cho cán bộ, công chức. Tại xã Hải Toàn, mỗi ngày, UBND xã tiếp nhận, lưu trữ hàng chục văn bản từ cấp trên gửi về. Đồng chí Trần Văn Thịnh, Chủ tịch UBND xã cho biết: Trước đây, bằng cách làm thông thường, để xử lý một văn bản chỉ đạo, chúng tôi phải mất nhiều thời gian với những công đoạn như nhập sổ theo dõi, chuyển bộ phận văn phòng thống kê, trình lãnh đạo, chuyển bộ phận chuyên môn… Nếu hôm nào lãnh đạo xã đi vắng thì phải đợi về mới xử lý được. Cách làm thủ công ấy không chỉ mất nhiều thời gian trong việc phân loại, lưu trữ, mà còn tốn kém văn phòng phẩm, đôi khi không tránh khỏi việc thất lạc, sai lệch thông tin. Từ khi triển khai sử dụng gửi văn bản qua trục liên thông đã giúp việc xử lý văn bản đi, đến trong thời gian ngắn, thuận tiện, khoa học. Cán bộ xã có thể nắm bắt được quy trình xử lý công việc nhanh chóng, hiệu quả, chính xác và có thêm điều kiện để nghiên cứu văn bản, giải quyết công việc chuyên môn hàng ngày. Ngoài Hải Hậu, việc gửi, nhận văn bản liên thông hệ thống quản lý văn bản điện tử đến cấp xã được nhiều địa phương trong tỉnh tích cực triển khai và xử lý tốt. Tuy nhiên, việc gửi văn bản điện tử từ xã đến các phòng, ban của huyện hoặc các xã khác ở một số đơn vị vẫn còn lúng túng do một số cán bộ công chức xã đã cao tuổi, năng lực tiếp nhận ứng dụng công nghệ thông tin vào giải quyết công việc chuyên môn còn hạn chế. Ngoài ra, vẫn còn tình trạng một bộ phận cán bộ, công chức chưa chủ động khai thác sử dụng văn bản điện tử để nâng cao năng suất lao động.

Thời gian tới, Sở Thông tin và Truyền thông tiếp tục tuyên truyền, tổ chức tập huấn nhằm nâng cao nhận thức, kỹ năng của cán bộ, công chức, viên chức trong việc sử dụng văn bản điện tử để giải quyết công việc. Tích cực tham mưu giúp UBND tỉnh quản lý, duy trì, vận hành hệ thống quản lý văn bản và điều hành đảm bảo hoạt động ổn định; duy trì kết nối với trục liên thông văn bản quốc gia, phục vụ tốt việc gửi, nhận văn bản điện tử trong hoạt động của các cơ quan Nhà nước. Phối hợp với các bộ, ngành xây dựng, hoàn thiện cơ sở dữ liệu quốc gia, hệ thống thông tin cốt lõi, đảm bảo kết nối liên thông, chia sẻ dữ liệu của tỉnh với nền tảng tích hợp, chia sẻ dữ liệu quốc gia; xây dựng, nâng cấp hoàn thiện các hệ thống thông tin, cơ sở dữ liệu chuyên ngành phục vụ liên thông gửi, nhận văn bản điện tử./.

Bài và ảnh: Nguyễn Hương