Đẩy nhanh số hóa hồ sơ, xây dựng dữ liệu đảng viên dùng chung

Lãnh đạo Ban Xây dựng Đảng xã Gia Viễn kiểm tra công tác số hóa hồ sơ đảng viên trên địa bàn.

Tại xã Gia Viễn, những tập hồ sơ đảng viên vốn được lưu giữ bằng giấy đã được cán bộ, chuyên viên Ban Xây dựng Đảng và các chi bộ, đảng bộ cơ sở lần lượt rà soát, phân loại, chỉnh lý trước khi đưa vào số hóa. Mỗi bộ hồ sơ có những đặc điểm riêng, tài liệu được bổ sung qua nhiều năm, thông tin có thể thay đổi theo quá trình công tác của đảng viên. Vì vậy, khối lượng công việc lớn, đòi hỏi sự cẩn trọng trong từng khâu.

Đại diện Ban Xây dựng Đảng, Đảng ủy xã Gia Viễn cho biết: Đảng bộ xã hiện có hơn 1.600 đảng viên. Để bảo đảm tiến độ, Ban Xây dựng Đảng đã tham mưu Thường trực Đảng ủy thành lập tổ công tác chỉ đạo số hóa hồ sơ đảng viên, đồng thời thành lập các nhóm hỗ trợ kỹ thuật, hướng dẫn các chi bộ thực hiện rà soát, chỉnh lý, phân loại hồ sơ.

Đảng ủy xã cũng chỉ đạo chuẩn bị cơ sở vật chất, máy móc, nhân lực; huy động lực lượng tại các chi bộ cơ sở cùng tham gia. Trước khi số hóa, hồ sơ được rà soát, phân loại, chỉnh lý và kiểm tra để kịp thời phát hiện những thông tin còn thiếu, chưa thống nhất hoặc cần xác minh, bổ sung. Cùng với tạo lập bản điện tử, cán bộ thực hiện nhiệm vụ còn phải chuẩn hóa thông tin, cập nhật dữ liệu lên các hệ thống chuyên ngành, sắp xếp hồ sơ khoa học, bảo đảm dữ liệu có thể tìm kiếm, khai thác, sử dụng thuận lợi.

Đến nay, Gia Viễn đã rà soát, chỉnh lý toàn bộ 1.663 hồ sơ đảng viên, đang thực hiện scan và cập nhật vào Hệ thống Cơ sở dữ liệu đảng viên.

Xác định chiến dịch cao điểm hoàn thành số hóa, tạo lập dữ liệu đảng viên, hồ sơ đảng viên điện tử là nhiệm vụ quan trọng, xã Liêm Hà đã thành lập các tổ công tác, trang bị máy móc và phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng thành viên. Chủ động phối hợp với các đảng bộ, chi bộ trực thuộc và chi bộ cơ sở rà soát, đối chiếu, chuẩn hóa thông tin đảng viên. Trong quá trình thực hiện, mỗi đảng viên có trách nhiệm phối hợp kiểm tra, đối chiếu thông tin cá nhân. Những thông tin chưa đầy đủ, chưa chính xác được xác minh, cập nhật theo đúng quy định.

Đồng chí Lại Thị Hoa, thành viên Tổ kỹ thuật số hóa, tạo lập hồ sơ đảng viên xã Liêm Hà chia sẻ: “Trong quá trình rà soát, chúng tôi tập trung đối chiếu thông tin trong hồ sơ giấy với dữ liệu đang quản lý. Có trường hợp phải kiểm tra lại, có nội dung phải bổ sung, các khâu đều được thực hiện cẩn thận. Mục tiêu là khi số hóa, thông tin trong hồ sơ điện tử phải thống nhất với hồ sơ gốc”.

Cùng với đẩy nhanh tiến độ, Liêm Hà chú trọng yêu cầu bảo mật thông tin. Hồ sơ đảng viên chứa nhiều thông tin quan trọng, liên quan trực tiếp đến công tác tổ chức, cán bộ và quản lý đảng viên. Thường trực Đảng ủy xã yêu cầu kiểm soát chặt chẽ quy trình, từ tiếp nhận hồ sơ, kiểm đếm, bàn giao đến scan, lưu trữ và cập nhật dữ liệu. Hồ sơ giấy trước khi đưa vào scan được kiểm đếm, bàn giao, tiếp nhận theo quy trình. Sau khi số hóa, tài liệu phải bảo đảm đúng thứ tự hồ sơ gốc, đầy đủ nội dung, được ký số xác nhận hồ sơ điện tử và đồng bộ lên cơ sở dữ liệu.

Đến trước ngày 31/7/2026, Liêm Hà đã hoàn thành giai đoạn đầu, phân loại, chỉnh lý, bổ sung toàn bộ 1.407 hồ sơ đảng viên. Từ ngày 1/8, chuyển sang giai đoạn số hóa. Đến 5/9, hơn 1.000 hồ sơ của các chi, đảng bộ trực thuộc đã được scan để tạo lập hồ sơ đảng viên điện tử. Hồ sơ sau khi số hóa được ký số xác nhận và đồng bộ lên Cơ sở dữ liệu đảng viên 4.0.

Đồng chí Trịnh Thị Nhung, Trưởng Ban Xây dựng Đảng, Đảng ủy xã Liêm Hà cho biết: “Xã bố trí phòng số hóa riêng, quản lý chặt hồ sơ từ khi tiếp nhận đến khi hoàn thành. Hồ sơ sau khi scan phải được kiểm tra lại, bảo đảm đúng thứ tự, đủ tài liệu và bảo mật thông tin. Liêm Hà phấn đấu hoàn thành các giai đoạn số hóa theo kế hoạch, trong đó hoàn thành toàn bộ nhiệm vụ trước ngày 30/11/2026”.

Theo Kế hoạch số 18-KH/BTCTU ngày 17/7/2026 của Ban Tổ chức Tỉnh ủy, việc số hóa hồ sơ đảng viên trong toàn Đảng bộ tỉnh được thực hiện theo 5 giai đoạn: Giai đoạn 1: Rà soát, chỉnh lý, phân loại hồ sơ (Hoàn thành trong tháng 7/2026); Giai đoạn 2: Thực hiện số hóa hồ sơ đảng viên là cán bộ thuộc diện Bộ Chính trị, Ban Bí thư quản lý và cán bộ thuộc diện Ban Thường vụ Tỉnh ủy quản lý (Hoàn thành trong tháng 8/2026); Giai đoạn 3: Thực hiện số hóa hồ sơ đảng viên là cán bộ thuộc diện Ban Thường vụ đảng ủy xã, phường (và tương đương) quản lý (Hoàn thành trong tháng 9/2026); Giai đoạn 4: Thực hiện số hóa hồ sơ sử dụng thường xuyên trong công tác tổ chức cán bộ và quản lý đảng viên (Hoàn thành trong tháng 10/2026); Giai đoạn 5: Số hóa hồ sơ đảng viên còn lại (Hoàn thành trước ngày 31/12/2026).

Thời gian thực hiện không còn nhiều. Hiện nay các cơ quan, đơn vị đang tiếp tục tập trung nhân lực, thiết bị, kiểm soát chất lượng từng khâu, phấn đấu hoàn thành đúng tiến độ, bảo đảm dữ liệu “đúng, đủ, sạch, sống, thống nhất và dùng chung”. Đây là cơ sở để nâng cao hiệu quả quản lý đảng viên, phục vụ việc triển khai các thủ tục hành chính của Đảng trên môi trường điện tử và từng bước đáp ứng yêu cầu công tác xây dựng Đảng trong giai đoạn mới.