ĐBQH NGUYỄN THỊ LỆ: CẦN QUY ĐỊNH CHẶT CHẼ VIỆC MANG TÀI LIỆU LƯU TRỮ RA NGOÀI LƯU TRỮ CƠ QUAN, LƯU TRỮ LỊCH SỬ

Đại biểu Nguyễn Thị Lệ - Đoàn ĐBQH TP.Hồ Chí Minh

Quan tâm đến dự án Luật Lưu trữ (sửa đổi), đại biểu Nguyễn Thị Lệ - Đoàn ĐBQH TP.Hồ Chí Minh tán thành sự cần thiết sửa đổi toàn diện Luật Lưu trữ năm 2011 nhằm thể chế hóa Văn kiện Đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ XIII và các Nghị quyết của Đảng liên quan trong lĩnh vực lưu trữ, đổi mới hoạt động quản lý và thực hiện các nghiệp vụ về lưu trữ, khắc phục những bất cập, hạn chế trong thực tiễn công tác lưu trữ hiện nay, đẩy mạnh ứng dụng, phát triển công nghệ thông tin đáp ứng yêu cầu phát triển bền vững, toàn diện và hội nhập quốc tế. Nhằm hoàn thiện dự án Luật này, đại biểu lưu ý về một số nội dung cụ thể sau đây:

Làm rõ phần giải thích từ ngữ

Góp ý vào khoản 4 Điều 2 của dự thảo Luật về giải thích từ ngữ, đại biểu nhận thấy, nhiều từ ngữ trong dự thảo Luật chưa được giải thích rõ ràng, cụ thể. Theo đó, dự thảo Luật quy định lưu trữ là hoạt động lưu giữ lâu dài. Đại biểu bày tỏ băn khoăn từ “lâu dài” nghĩa là có thời hạn hay không thời hạn. Do đó, đại biểu Nguyễn Thị Lệ đề nghị Ban soạn thảo cần giải thích rõ cụm từ "lâu dài", bởi quy định như dự thảo sẽ không phản ánh được công tác lưu trữ đối với những tài liệu có thời hạn hoặc tài liệu không có thời hạn.

Đồng thời băn khoăn cụm từ “tài liệu có thời hạn” và “tài liệu vĩnh viễn, lâu dài” như trong dự thảo quy định là như thế nào. Đại biểu đề nghị Ban soạn thảo cần phân tích rõ hơn để nêu bật lên tính năng chuyên biệt của hoạt động lưu trữ, có thể xem xét quy định rõ hơn nếu sử dụng từ "lâu dài". Theo đại biểu Nguyễn Thị Lệ, phải định nghĩa rõ để tạo thành thể thống nhất trong Luật Lưu trữ được áp dụng cho các tài liệu có thời hạn, tài liệu vô thời hạn hoặc tài liệu vĩnh viễn.

Về khoản 1 Điều 11 dự thảo Luật quy định quản lý tài liệu lưu trữ trong cơ quan, tổ chức được tổ chức lại, giải thể, phá sản có quy định “Tài liệu bảo quản vĩnh viễn của cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu được nộp lưu vào lưu trữ lịch sử theo quy định”. Trong quy định pháp luật, nhằm tránh trường hợp áp dụng không đồng nhất, thiếu cơ sở để xác định, đại biểu Nguyễn Thị Lệ đề nghị hạn chế sử dụng cụm từ “theo quy định”. Đại biểu cho rằng, cần nêu rõ là “theo quy định của pháp luật”, nếu dự thảo Luật chỉ nêu "theo quy định" thì người đọc sẽ băn khoăn là theo quy định nào, từ đó dễ dẫn đến áp dụng không thống nhất. Vì vậy, đại biểu đề nghị cần nêu rõ theo quy định pháp luật hoặc các văn bản hướng dẫn thi hành của cơ quan có thẩm quyền.

Liên quan đến khoản 4 Điều 12, dự thảo Luật Lưu trữ (sửa đổi) có phần quản lý tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt, quy định tài liệu lưu trữ không có tranh chấp về quyền sở hữu, quyền quản lý. Tuy nhiên, đại biểu cho rằng, nếu quy định mang tính liệt kê như trong dự thảo thì có khả năng sẽ thiếu sót trong một số quyền khác đối với tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt. Ví dụ như quyền sử dụng và quyền định đoạt về tài liệu đó cần phải rõ hơn. Do đó, đại biểu Nguyễn Thị Lệ đề nghị sửa đổi, bổ sung thêm một số quyền ở Điều 12 của dự thảo Luật. Vì cho rằng, nếu chỉ liệt kê thì không đủ, có thể làm mất đi quyền sử dụng và quyền định đoạt.

Về xác định giá trị tài liệu tại điểm c khoản 2 Điều 14, dự thảo Luật quy định việc xác định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu không được thấp hơn thời hạn bảo quản do cơ quan có thẩm quyền quy định. Đối chiếu với quy định tại khoản 3 Điều 5 Thông tư 16 của Bộ Nội vụ, trách nhiệm của lưu trữ lịch sử các cấp trong việc tiếp nhận tài liệu lưu trữ và Điều 3 Thông tư số 10 năm 2022 của Bộ Nội vụ về thời hạn bảo quản tài liệu, đại biểu Nguyễn Thị Lệ đề nghị trong dự thảo Luật lần này sửa đổi, bổ sung quy định này để hoàn chỉnh, thống nhất hơn; cần có sự đối chiếu với hệ thống pháp luật và văn bản hướng dẫn thi hành dưới luật đối với công tác lưu trữ. Đồng thời đề nghị Ban soạn thảo tính toán khi ban hành Luật này sẽ sửa các thông tư, nghị định liên quan để không mất nhiều thời gian điều chỉnh. Cụ thể, đại biểu đề nghị sửa lại như sau: “xác định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu không được thấp hơn thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu do cơ quan có thẩm quyền quy định”.

Cần thiết hủy bỏ tài liệu hết giá trị sử dụng dù còn thời hạn bảo quản

Liên quan đến xác định giá trị tài liệu, dự thảo Luật quy định về nguyên tắc, tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu ở khoản 2 Điều 14. Theo đó, “việc xác định giá trị tài liệu phải căn cứ vào các tiêu chuẩn về nội dung của tài liệu, vị trí của cơ quan, tổ chức, cá nhân hình thành tài liệu này, ý nghĩa của sự kiện, của thời gian và địa điểm hình thành tài liệu, mức độ toàn vẹn của phông lưu trữ và hình thức của tài liệu, tình trạng vật lý của tài liệu”. Đại biểu cho rằng, có những tài liệu đưa vào lưu trữ thì tình trạng vật lý của nó nhiều khi chưa sờ thì đã rách, mục, không thể đọc được do chữ bị nhòe. Do đó, khi hủy tài liệu hết giá trị, đại biểu Nguyễn Thị Lệ đề nghị sửa đổi và bổ sung thêm quy định tại Điều 15 của dự thảo Luật. Việc hủy tài liệu hết giá trị, ngoài 4 nội dung được liệt kê thì cần sửa đổi, bổ sung thêm trường hợp: Tài liệu hết giá trị sử dụng dù vẫn còn thời hạn bảo quản cũng cần thiết hủy bỏ để giải phóng diện tích trong kho lưu trữ. Thực tế hiện nay, tình trạng khan hiếm về kho lưu trữ rất lớn. Quy định như vậy sẽ tạo điều kiện trong việc quản lý, bảo quản những tài liệu có giá trị và phục vụ công tác tra cứu, tìm kiếm tài liệu được thực hiện nhanh chóng và hiệu quả, tiết kiệm về mặt thời gian và tiết kiệm được kinh phí bảo quản tài liệu trong kho lưu trữ. Ở đây cần phải xác định rõ tài liệu hết giá trị sử dụng dù còn thời hạn để bảo quản.

Ngoài ra, ở điểm b, điểm c Điều 15, mặc dù dự thảo Luật quy định về 2 đối tượng khác nhau, cụ thể là về tài liệu lưu trữ giấy và tài liệu lưu trữ số. Tuy nhiên, về bản chất, sự trùng lặp trong tài liệu là căn cứ xác định tài liệu lưu trữ đó hết giá trị, dù tìa liệu lưu trữ giấy hay tài liệu lưu trữ số thì cũng hết giá trị. Do vậy, đại biểu đề nghị cân nhắc việc gộp 2 đối tượng này làm một để tinh giản và cô đọng quy định hơn. Đồng thời, việc quy định như vậy tập trung về bản chất sẽ giúp mở rộng hơn về đối tượng thay cho phương án mà hiện nay đang liệt kê. Do đó, đại biểu Nguyễn Thị Lệ đề nghị sửa đổi, bổ sung quy định này, “tài liệu lưu trữ bị trùng lặp trong hồ sơ, phông lưu trữ của cơ quan, tổ chức, cá nhân”, tức là cái nào trùng lặp thì nên gom lại, định nghĩa sao cho gọn, rõ, dễ hiểu khi triển khai thực hiện.

Liên quan đến yêu cầu thu thập tài liệu có quy định về thời hạn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ cơ quan hoặc Lưu trữ lịch sử, bao gồm có lưu trữ số, lưu trữ giấy hoặc lưu trữ cả 2. Theo đó, khoản 1 Điều 17 của dự thảo Luật quy định thời hạn sẽ được tính từ tháng kết thúc công việc. Tuy nhiên, đại biểu Nguyễn Thị Lệ bày tỏ băn khoăn, quy định như dự thảo không định hình rõ được thời hạn tính từ tháng kết thúc công việc là thời hạn nào. Bởi vì thực tế áp dụng dễ gặp nhiều vướng mắc trong việc không thống nhất về việc xác định thời hạn. Do đó, đại biểu đề nghị sửa đổi, bổ sung quy định này chi tiết hơn về tháng kết thúc công việc sẽ được tính từ ngày nào trong tháng kết thúc công việc, chẳng hạn như có thể tính từ ngày cuối cùng của tháng kết thúc công việc hoặc là một ngày được xác định cụ thể cho từng loại tài liệu.

“Tôi cho rằng, nếu quy định như vậy thì khi để hồ sơ vào lưu trữ là kết thúc để chúng ta lưu trữ thì sẽ dễ hiểu, dễ làm, còn nếu quy định một cách chung chung như dự thảo Luật thì mỗi nơi sẽ nhận thức và hiểu một cách khác nhau. Như vậy sẽ rất khó cho các cơ quan, đơn vị khi kiểm tra, giám sát và không biết xác định thời điểm nào cho phù hợp”, đại biểu phân tích.

Cần quy định chặt chẽ mang tài liệu lưu trữ ra ngoài Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử

Dự thảo Luật lần này cũng sửa đổi về vấn đề mang tài liệu lưu trữ ra ngoài Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử tại khoản 1 Điều 24. Đại biểu thấy rằng, tài liệu lưu trữ được mang ra ngoài Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử theo quyết định của người có thẩm quyền và phải được hoàn trả đầy đủ và nguyên vẹn. Tuy nhiên, trên thực tế, việc mang tài liệu lưu trữ ra ngoài Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử phát sinh nhiều rủi ro, gồm cả chủ quan và khách quan. Do đó, đại biểu Nguyễn Thị Lệ đề nghị ở nội dung này phải bổ sung thêm điều kiện đảm bảo.

“Ví dụ như người có thẩm quyền khi mang tài liệu ra ngoài lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử thì đảm bảo tài liệu này không được sao chép, làm giả để thay thế bản gốc hoặc bản đã được mang ra trước đó. Điều này rất quan trọng, không khéo bị tráo lận về tài liệu lưu trữ, nhất là những tài liệu quan trọng liên quan đến nhiều vấn đề. Tôi đề nghị phải quy định chặt chẽ”, đại biểu nêu dẫn chứng.

Về quyền và nghĩa vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân trong việc sử dụng tài liệu lưu trữ tại điểm c của khoản 2 Điều 26, đại biểu đề nghị Ban soạn thảo lưu ý về nội dung quy chế của cơ quan, tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ. Cần phải phân biệt và có quy định cụ thể về nội quy, quy chế nào được lưu hành nội bộ, nội dung quy chế nào được công khai. Đại biểu cho rằng, mỗi trường hợp thì phạm vi áp dụng phải khác nhau, không được nhầm lẫn, thiếu tính minh bạch giữa nội quy, quy chế nội bộ và công khai. Đại biểu đề nghị nội dung này cũng cần quy định rõ, vì nếu không cụ thể thì nhiều cơ quan dễ mắc sai phạm trong quá trình thực hiện.

Đảm bảo sự đồng bộ giữa Luật Lưu trữ với các luật chuyên ngành

Đối với công bố tài liệu lưu trữ, Điều 38 của dự thảo Luật quy định “công bố tài liệu lưu trữ là việc cơ quan có thẩm quyền quản lý tài liệu lưu trữ chính thức thông tin lần đầu một phần hoặc toàn bộ tài liệu lưu trữ”. Tuy nhiên, đại biểu Nguyễn Thị Lệ cho rằng, khi thi hành quy định này cho hoạt động công bố một phần tài liệu lưu trữ cần phải có văn bản để hướng dẫn chi tiết về việc chỉ công khai lấy một phần của tài liệu lưu trữ mà không phải toàn bộ. Đại biểu nêu rõ trên thực tế sẽ dẫn đến những phát sinh những hệ quả khó lường như dễ bị lợi dụng, xuyên tạc hoặc mượn một phần tài liệu đó để tạo dựng thêm phần còn lại. Bởi vì khi công bố không hết, chỉ một phần thì phần diễn biến phía sau dễ dẫn đến sự nhiễu loạn về thông tin, làm lệch lạc nội dung nguyên bản của tài liệu.

Vì vậy, đại biểu đề nghị bổ sung thêm khoản 4 ở Điều này ghi nhận “việc tổ chức công bố tài liệu lưu trữ được hướng dẫn chi tiết theo quy định của cơ quan, tổ chức quyết định tổ chức công bố tài liệu lưu trữ thuộc thẩm quyền quản lý”, từ đó cơ quan, tổ chức quyết định tổ chức công bố tài liệu lưu trữ thuộc thẩm quyền quản lý sẽ có trách nhiệm và thẩm quyền ban hành quy định hướng dẫn cho từng loại tài liệu lưu trữ khi thực hiện việc công bố này.

Trong hoạt động công bố tài liệu lưu trữ thông qua các hình thức như xây dựng bài viết, chuyên đề, chuyên mục định kỳ để giới thiệu tài liệu lưu trữ trên các phương tiện truyền thông hoặc xây dựng chương trình phát thanh, truyền hình, phóng sự, phim tài liệu được quy định tại Điều 39 của dự thảo Luật. Đại biểu nhận thấy, quy định như dự thảo Luật tức là giới thiệu tài liệu lưu trữ trên các phương tiện thông tin đại chúng và các phương tiện khác. Đại biểu Nguyễn Thị Lệ đề nghị Ban soạn thảo đối chiếu đồng nhất giữa Luật Lưu trữ với các luật chuyên ngành như Luật Quảng cáo, Luật Báo chí, pháp luật về phát thanh, truyền hình hay pháp luật về truyền thông, điện ảnh để đảm bảo sự đồng bộ, nhất quán với nhau trong quá trình triển khai thực hiện luật.

Trong hoạt động công bố tài liệu lưu trữ thông qua hình thức biên soạn, xuất bản giấy, sách điện tử, giới thiệu tài liệu lưu trữ, thiết kế, xuất bản ấn phẩm truyền thông được quy định tại Điều 40 của dự thảo Luật. Đại biểu cho rằng, việc xuất bản phẩm lưu trữ cần phải quy định thống nhất giữa Luật Lưu trữ và các luật chuyên ngành như Luật Xuất bản, in ấn, thiết kế; hoặc trong việc công bố tài liệu lưu trữ thông qua hình thức triển lãm, trưng bày quy định tại Điều 41 của dự thảo Luật, triển lãm, trình bày tài liệu lưu trữ cần quy định thống nhất giữa Luật Lưu trữ và luật chuyên ngành như pháp luật về hoạt động triển lãm, trưng bày sản phẩm. Do đó, đại biểu rất quan tâm đến hoạt động này và đề nghị phải có sự đồng bộ, thống nhất giữa các luật với nhau.

Ngoài ra, đề nghị bổ sung thêm quy định về hoạt động duy trì vào điểm h khoản 2 Điều 61. Điểm h khoản 2 Điều 61 quy định kinh phí cho hoạt động lưu trữ, cụ thể là việc xây dựng, bố trí kho lưu trữ, hạ tầng kỹ thuật, hạ tầng công nghệ, thông tin lưu trữ. Đại biểu đề nghị bổ sung từ “duy trì”, cụ thể “xây dựng, bố trí, duy trì kho lưu trữ”. Vì cho rằng, nếu chỉ “xây dựng, bố trí” mà không có “bảo trì, duy trì” để đảm bảo ổn định cho việc thực hiện lưu trữ trong tình hình hiện nay thì rất khó./.

Bích Ngọc