Để mỗi thao tác trên phần mềm KPI tạo thêm giá trị

Tuy nhiên, để công cụ này phát huy hiệu quả, cần tiếp tục hoàn thiện theo hướng liên thông dữ liệu, giảm thao tác thủ công và phù hợp hơn với đặc thù công việc hành chính.

Ngày 8/9, Sở Khoa học và Công nghệ tỉnh Cà Mau tổ chức cuộc họp đánh giá 2 tháng thí điểm áp dụng phần mềm KPI tại một số cơ quan.

Không thể đánh giá hiệu quả nếu dữ liệu chưa liên thông

Tại phường An Xuyên, cán bộ, công chức đang xử lý khối lượng công việc lớn trên hệ thống quản lý văn bản và điều hành iOffice. Từ tiếp nhận nhiệm vụ, xử lý văn bản, trình lãnh đạo, ký số đến phát hành, mỗi công việc đều có quy trình riêng.

Vì vậy, khi triển khai thêm phần mềm KPI, điều cán bộ quan tâm là công cụ này có giúp công việc thuận tiện, nhanh chóng hơn hay không.

Chị Nguyễn Thị Trúc Linh, chuyên viên Phòng Văn hoá - Xã hội phường An Xuyên, cho rằng, cùng một nhiệm vụ phải cập nhật trên hai phần mềm sẽ phát sinh thêm thao tác, nên cần có giải pháp kết nối, đồng bộ dữ liệu với iOffice, để khi chuyên viên hoàn thành công việc, trình lãnh đạo ký số và văn bản được phát hành, thông tin về sản phẩm đầu ra được phần mềm KPI tự động ghi nhận.

Cán bộ phường An Xuyên dự buổi triển khai, hướng dẫn sử dụng phần mềm KPI để phục vụ giao nhiệm vụ, theo dõi tiến độ và đánh giá mức độ hoàn thành công việc. Ảnh: NHẬT MINH

Thực tế vận hành thí điểm cho thấy, sau khi lãnh đạo ký số trên iOffice, công chức vẫn phải chuyển sang phần mềm KPI để cập nhật, đánh giá. Kết quả từ KPI chưa được trả ngược hoàn chỉnh về iOffice mà còn qua một số thao tác trung gian.

Đây là vấn đề cần được khắc phục nếu muốn KPI thực sự hỗ trợ công việc. Bởi chuyển đổi số không chỉ là đưa thêm một quy trình lên môi trường số, mà quan trọng là giảm thời gian, công sức và thao tác cho người sử dụng.

Ông Phạm Văn Phúc, Phó Giám đốc Viettel Cà Mau (thứ hai từ trái sang), hướng dẫn công chức phường An Xuyên sử dụng phần mềm KPI. Ảnh: NHẬT MINH

Giá trị của KPI cũng không nằm ở việc cuối tháng tạo ra một con số để xếp loại công chức. Quan trọng hơn, hệ thống phải giúp lãnh đạo nắm được nhiệm vụ do ai đảm trách, tiến độ thực hiện, công việc nào có nguy cơ trễ hạn và khối lượng công việc của từng người có phù hợp hay không.

Muốn vậy, KPI phải gắn với quy trình xử lý công việc hằng ngày, thay vì tồn tại như một hệ thống độc lập mà công chức phải cập nhật lại những thông tin đã có ở nơi khác.

Đây cũng là yêu cầu được ông Trần Bửu Nhân, Phó Giám đốc Sở Nội vụ, đặt ra trong cuộc họp đánh giá sau 2 tháng thí điểm.

Theo ông Nhân, KPI là phần mềm mới, trong khi việc đánh giá trong môi trường hành chính có những đặc thù khác với doanh nghiệp; nhiều nhiệm vụ mang tính chuyên môn, khó lượng hoá một cách máy móc. Do đó, các cơ quan, đơn vị cần kiên trì vận hành để hình thành thói quen, đồng thời tiếp tục rà soát, điều chỉnh tiêu chí, danh mục sản phẩm và cách quy đổi công việc. Các doanh nghiệp cung cấp giải pháp cũng cần hoàn thiện phần mềm theo hướng giảm tối đa thao tác thủ công, tăng khả năng liên thông, kết nối.

Ông Trần Bửu Nhân, Phó Giám đốc Sở Nội vụ, phát biểu góp ý hoàn thiện phần mềm KPI tại cuộc họp đánh giá sau 2 tháng thí điểm, sáng 8/9.

Hoàn thiện từ quy trình đến công nghệ

Cà Mau thí điểm áp dụng KPI trên tinh thần vừa làm vừa điều chỉnh. Những hạn chế được phát hiện là cơ sở thực tế để hoàn thiện mô hình trước khi triển khai rộng hơn.

Điều này đòi hỏi đồng bộ các khâu: cơ quan sử dụng cần chuẩn hoá quy trình; cơ quan quản lý cần thống nhất tiêu chí; doanh nghiệp công nghệ hoàn thiện giải pháp; còn công chức được hướng dẫn để sử dụng thành thạo.

Ông Phạm Thống Nhất, Phó Giám đốc Sở Khoa học và Công nghệ, phát biểu tại cuộc họp đánh giá việc thí điểm phần mềm KPI, sáng 8/9.

Ông Phạm Thống Nhất, Phó Giám đốc Sở Khoa học và Công nghệ, đề nghị các đơn vị tiếp tục tăng cường khai thác phần mềm trong giao nhiệm vụ, theo dõi tiến độ, cập nhật kết quả và đánh giá công chức; đồng thời rà soát danh mục sản phẩm, công việc quy đổi, xây dựng quy trình xử lý phù hợp và bố trí thời gian tiếp tục tập huấn cho cán bộ, công chức.

Với các đơn vị cung cấp giải pháp, trọng tâm là tiếp tục hoàn thiện đồng bộ dữ liệu hai chiều, chức năng báo cáo, phiếu đánh giá và các tính năng AI; đồng thời tăng cường hỗ trợ, tập huấn cho người sử dụng.

Sau giai đoạn thí điểm, Cà Mau hướng đến phương thức quản trị công việc nhanh hơn, minh bạch hơn, giảm thao tác thủ công. Khi nhiệm vụ chỉ cần giao một lần, kết quả được cập nhật một lần, dữ liệu tự động luân chuyển giữa các hệ thống và lãnh đạo có thể theo dõi ngay hiệu quả công việc, KPI mới thực sự phát huy giá trị./.