Đổi mới quy trình kế toán trong bối cảnh kinh tế số

Kinh tế số tác động đến quy trình kế toán

Quy trình kế toán là quá trình xác định, ghi chép, tổng hợp và báo cáo các thông tin kinh tế cho những người ra quyết định. Hiện nay, quy trình của công tác kế toán tại doanh nghiệp (DN) thông thường gồm các bước: Thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính dưới hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động cho nhà quản trị. Thành tựu công nghệ mới từ cuộc Cách mạng công nghiệp 4.0 (CMCN 4.0) nói riêng và xu thế kinh tế số nói chung sẽ giúp lĩnh vực tài chính, kế toán và kiểm toán nói riêng tham gia hiệu quả vào chuỗi giá trị toàn cầu, thị trường dịch vụ tài chính, đồng thời, xu thế này sẽ tác động đến quy trình kế toán hiện nay, cụ thể:

Công việc của kế toán viên tại doanh nghiệp có thể thay đổi

Với sự tác động của kinh tế số nói chung và công nghệ số nói riêng, sẽ có khá nhiều thay đổi trong công tác kế toán tại cơ quan nhà nước, DN. Hiện nay, công tác lưu trữ chứng từ kế toán chủ yếu dưới dạng bản giấy, trong thời gian tới hoạt động này sẽ được số hóa hoàn toàn; hóa đơn giấy sẽ thay thế bằng hóa đơn điện tử... Một khảo sát mới đây cho thấy, sự đột phá kỹ thuật số trong kế toán sẽ tạo ra những xu hướng mới. Khoảng 66% doanh nghiệp nhỏ và vừa (DNNVV) sẽ thay thế những dịch vụ mà kế toán viên hiện đang thực hiện bằng các dịch vụ đám mây, 50% DNNVV sẽ thay nhân viên kế toán nếu họ không thích ứng với công nghệ đám mây. Những công việc dễ được tự động hóa và thay thế bằng phần mềm như: Nhập bút toán bằng tay, ghi sổ kế toán, lập báo cáo tài chính cuối năm, lập báo cáo hoạt động kinh doanh, tiền lương, phân tích tài chính… Như vậy, thay vì thuê các kế toán viên đảm nhiệm các nhiệm vụ kế toán như hiện nay, hoạt động này có thể sẽ được tự động bằng công nghệ hoặc bằng các phần mềm thông tin.

Cách mạng công nghiệp 4.0 hỗ trợ mạnh mẽ cho nghiệp vụ kế toán

Kế toán là một trong những lĩnh vực dẫn đầu về ứng dụng công nghệ thông tin và công việc kế toán ngày càng được hỗ trợ rất nhiều từ công nghệ thông tin (CNTT). Theo dự báo của các chuyên gia, thời gian tới, với sự bùng nổ của công nghệ số, lĩnh vực kế toán tiếp tục được tin học hóa một cách sâu sắc. Từ đó, kéo theo quy trình kế toán có sự thay đổi căn bản khi hầu hết các phần hành kế toán đều ứng dụng

CNTT, kể cả hoạt động ghi sổ, lập báo cáo tài chính.

Những thành tựu của CMCN 4.0 như Trí tuệ nhân tạo, Dữ liệu lớn... cho phép bộ phận kế toán xử lý nhanh và đơn giản các nghiệp vụ thuộc các phần hành kế toán cũng như cho phép truy cập nhanh vào các dữ liệu trong một thời gian ngắn với tính bảo mật cao nhất. Nhà nghiên cứu Adam Courtenay công bố trên Tạp chí Intheblack của CPA Australia với tựa đề “Kế toán và những rào cản từ công nghệ blockchain” cho rằng, blockchain và kế toán có thể là “những người bạn thân thiết”, "kề vai sát cánh", tạo nên hệ thống ghi chép, lưu trữ và quản trị tài sản hoàn hảo.

Công nghệ số tác động đến quy trình an toàn dữ liệu kế toán

Hiện nay, trong quy trình kế toán, công tác bảo mật an toàn thông tin kế toán rất kém. Chẳng hạn, tại Việt Nam, các chứng từ kế toán vẫn chủ yếu bằng bản cứng (giấy); công tác lưu trữ chủ yếu tại thông qua các dụng cụ thô sơ (thùng, hộp), trong khi đó chưa chú trọng đến việc lưu trữ điện tử... Tuy nhiên, những thành tựu của CMCN 4.0 như công nghệ Blockchain sẽ cho phép sử dụng mật mã và các giao thức tin nhắn phân tán để tạo lập các thông tin kế toán chi tiết theo yêu cầu kế toán. Thay vì hệ thống ghi sổ kép, công nghệ này cung cấp hệ thống ghi sổ đa chiều, với công nghệ sổ cái phân phối mới. Hệ thống này sẵn sàng thay đổi để phù hợp với mục tiêu, rất phù hợp với thế giới kế toán. Hệ thống này cũng không cần các bản ghi riêng dựa trên biên lai giao dịch, các giao dịch sẽ được ghi trực tiếp vào một thanh ghi, tạo ra một hệ thống các bản ghi có liên kết - hoặc khối thông tin - được xác minh tự động và có thể được xem bởi tất cả người dùng. Nói cách khác, một sổ cái duy nhất ghi lại các giao dịch giữa các tổ chức, mọi người có quyền tham gia có thể cùng xem một thông tin trong thời gian thực nên blockchain có thể làm giảm các sai sót và gian lận kế toán. Khi kế toán, kiểm toán viên thực hiện giao dịch trên chuỗi, tất cả các máy tính trong mạng lưới sẽ xác định người dùng và kiểm tra xem người dùng có quyền giao dịch hay không..., từ đó nâng cao tính an toàn, bảo mật của thông tin kế toán.

Công nghệ số tác động đến phương thức cung cấp thông tin kế toán cho nhà quản trị

Với việc ứng dụng CNTT hiện đại, ứng dụng kỹ thuật số, các sản phẩm, các kết quả xử lý thông tin kế toán, kiểm toán có thể tích hợp được với nhiều sản phẩm dịch vụ thông tin phục vụ các nhu cầu đa dạng của nhà đầu tư, nhà quản lý và nhu cầu của xã hội. Quá trình này thậm chí còn được tự động hóa và triển khai một cách khoa học, hầu như không bị tác động bởi các yếu tố bên ngoài, từ đó có thể cung cấp các thông tin một cách nhanh nhất cho nhà quản trị để đưa ra quyết định điều hành nhanh nhất, tối ưu nhất. Từ đó, cách thức cung cấp thông tin kế toán sẽ có những thay đổi từ thông tin kế toán tài chính đến thông tin kế toán quản trị, những thông tin mà hiện nay thường bị các nhà quản lý coi là quá khô cứng, khó hình dung và khó hiểu, nên thường khiến các nhà quản trị bỏ qua.

Công nghệ số tác đến công tác quản lý nhà nước đối với hoạt động kế toán

Có thể nói, với sự bùng nổ của công nghệ 4.0, rất nhiều vấn đề phát sinh trong việc làm sao có thể để các quy định của pháp luật nhanh chóng có thể điều chỉnh được các hành vi khi mà rất nhiều hình thức kinh doanh doanh mới xuất hiện... Việc dự báo xu hướng và có cách thức quản lý hợp lý thời đại số không chỉ giúp cơ quan quản lý nắm được thông tin, cách thức để quản lý, mà còn phải làm sao không cản trở đến hoạt động của DN. Thực tế này đòi hỏi trình độ cả về công nghệ thông tin, chuyên môn không chỉ riêng cán bộ kế toán của DN mà cả cán bộ thuộc cơ quan quản lý nhà nước cũng phải cao để nắm bắt, làm tốt công việc của mình.

Giải pháp đổi mới quy trình kế toán trong bối cảnh kinh tế số

CMCN 4.0 nói riêng và xu thế kinh tế số nói chung đã và đang tác động làm thay đổi cách tiếp cận về khoa học và thực tiễn nghề nghiệp kế toán trên phạm vi toàn cầu và ngày càng rõ nét ở Việt Nam. Để tận dụng được lợi thế từ hội nhập mang lại, thực hiện việc đổi mới quy trình kế toán trong thời đại công nghệ số, cần quan tâm thực hiện một số giải pháp sau:

Đối với cơ quan quản lý

Một khảo sát cho thấy, sự đột phá kỹ thuật số trong kế toán sẽ tạo ra những xu hướng mới. Khoảng 66% doanh nghiệp nhỏ và vừa thay thế những dịch vụ mà kế toán viên đang thực hiện bằng các dịch vụ đám mây, 50% doanh nghiệp nhỏ và vừa thay nhân viên kế toán nếu họ không thích ứng với công nghệ đám mây. Thay vì thuê kế toán viên đảm nhiệm nhiệm vụ kế toán như hiện nay, hoạt động này có thể được tự động bằng công nghệ hoặc các phần mềm thông tin.

- Tiếp tục nâng cao nhận thức gắn với tăng cường hơn nữa việc tuyên truyền, phổ biến kiến thức về hoạt động tài chính, kế toán trong nền kinh tế thị trường, hội nhập kinh tế quốc tế trong bối cảnh khởi phát của cuộc CMCN 4.0. Cần có sự nhận thức đầy đủ và có những biện pháp chủ động để hệ thống tài chính, kế toán vận hành có hiệu quả, hội tụ và hài hòa giữa các quốc gia, tranh thủ các lợi ích và hạn chế những tác động bất lợi từ CMCN 4.0. Theo các chuyên gia, đối với sự phát triển của lĩnh vực kế toán trong thời đại kinh tế số, kế toán viên vẫn giữ vai trò chủ đạo bởi máy móc hiện nay không thể thực hiện xét đoán chuyên môn và hoài nghi nghề nghiệp.

- Tiếp tục hoàn thiện khuôn khổ pháp lý thông qua việc sửa đổi, bổ sung các quy định hiện hành trong lĩnh vực kế toán phù hợp xu thế công nghệ số. Hiện nay, khung khổ pháp lý liên quan đến lĩnh vực kế toán của Việt Nam cơ bản khá đầy đủ, tiệm cận với các chuẩn mực quốc tế. Tuy nhiên, vấn đề đặt ra, là rất nhiều mô hình kinh doanh sẽ xuất hiện trong nền kinh tế số và có thể pháp luật không thể bao trùm hết được. Do vậy, việc thường xuyên rà soát để chỉnh sửa bổ sung, nhằm đáp ứng yêu cầu "dòng chảy cuộc sống" là cấp thiết.

- Đẩy mạnh phát triển nguồn nhân lực ngành Tài chính, đặc biệt là lĩnh vực kế toán gắn với đào tạo nguồn nhân lực công nghệ cao; tăng khả năng ứng dụng CNTT để đáp ứng được sự thay đổi của lĩnh vực kế toán và các quy trình kế toán mới xuất hiện trong nền kinh tế số.

Hiện nay, trình độ của cán bộ quản lý nhà nước đối với lĩnh vực kế toán vẫn còn hạn chế. Do vậy, để đáp ứng được yêu cầu quản lý nhà nước đối với lĩnh vực kế toán trong nền kinh tế số, cần thường xuyên xây dựng các chương trình đào tạo, tập huấn về kiến thức chuyên môn, xu thế phát triển mới trong và ngoài nước đối với đội ngũ này.

Đối với cộng đồng doanh nghiệp

- Chú trọng đổi mới và thiết lập mới các quy trình kế toán, từ việc thu thập xử lý và nhập dữ liệu chứng từ kế toán đến quá trình xử lý và kết xuất thông tin; Nâng cao tính hữu ích của thông tin kế toán thông qua việc áp dụng CNTT trong việc phân tích, đánh giá thông tin kế toán; Tạo điều kiện thuận lợi cho kế toán viên, kiểm toán viên khai thác và sử dụng nguồn dữ liệu kế toán một cách nhanh chóng và có hiệu quả...

- Chú trọng phát triển hạ tầng công nghệ phục vụ cho sự phát triển các sản phẩm dịch vụ của các tổ chức tài chính, các định chế tài chính; đồng thời, xây dựng các chính sách khuyến khích các tổ chức tài chính, các định chế tài chính, các tổ chức cung cấp dịch vụ kế toán phát triển các sản phẩm, dịch vụ tài chính kế toán dựa trên công nghệ số...

- Quan tâm đẩy mạnh phát triển nguồn nhân lực kế toán và coi đây là nhiệm vụ bắt buộc phải làm vì dù công nghệ phát triển đến chừng nào thì vai trò chủ đạo vẫn là nhân tố con người. Do vậy, cần gắn đào tạo nguồn nhân lực trình độ chuyên môn cao với ứng dụng công nghệ cao; Nâng cao trình độ về CNTT và nắm bắt các công nghệ mới, đặc biệt là cần tìm hiểu về công nghệ Blockchain và những ứng dụng của nó trong công tác kế toán, kiểm toán...

Ngoài ra, trong bối cảnh công nghệ số, vai trò, tiêu chuẩn của kế toán viên trong bối cảnh công nghệ số khác hơn so với hiện nay. Cụ thể, để thích ứng với công nghệ ngày càng phát triển nhanh và mạnh, người làm công tác kế toán trong thời đại số cần phải trang bị bộ kỹ năng cần thiết gồm: Kỹ năng công nghệ; khả năng tiếp nhận thay đổi; giao tiếp và thành thạo tiếng Anh cùng với đó là bộ kỹ năng tư duy phản biện, chiến lược và phân tích...

- Đánh giá đầy đủ các rủi ro mất thông tin, dữ liệu kế toán khi kết nối internet. Hệ thống tài chính phải có trách nhiệm xã hội nhiều hơn, quan tâm nhiều hơn đến tính an toàn và riêng tư trong thông tin tài chính, kế toán và có cách thức phòng thủ mới để bảo đảm an toàn, an ninh và bảo mật mạng. Các tổ chức tài chính, các công ty dịch vụ kế toán, kiểm toán, các công ty chứng khoán, các doanh nghiệp... ngoài việc trang bị những công cụ, những biện pháp bảo mật mới, cần quan tâm hơn nữa tới việc xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu dự phòng và nâng cao nhận thức về bảo mật và an toàn thông tin trong toàn hệ thống.

Tài liệu tham khảo:

1. Quốc hội (2015), Luật Kế toán;

2. Ban Cán sự Đảng Bộ Tài chính (2018), Nghị quyết số 02- NQ/BCSĐ triển khai ứng dụng công nghệ của Cách mạng công nghiệp 4.0 trong lĩnh vực tài chính ngân sách;

3. Đỗ Ngọc Mỹ (2017), Cách mạng công nghiệp 4.0 - Những vấn đề đặt ra với nền kinh tế và kế toán kiểm toán – Kỷ yếu hội thảo khoa học, Đại học Quy Nhơn 2017;

4. Nguyễn Thị Việt Nga (2018), Giải pháp phát triển công nghệ blockchain trong lĩnh vực tài chính tại Việt Nam, Tạp chí Tài chính kỳ 2 tháng 6/2018;

5. Đặng Văn Thanh (2018), Đổi mới quy trình kế toán trong thời đại công nghệ số, Đầu tư Chứng khoán.

Lê Thị Thanh Huyền - Khoa Kế toán, Trường Cao đẳng kinh tế Kế hoạch Đà Nẵng

Bài đăng trên Tạp chí Tài chính kỳ 1 tháng 12/2019