Đơn giản hóa thủ tục, tăng quản lý điện tử đối với hàng miễn thuế

Công chức hải quan kiểm tra Danh mục hàng hóa miễn thuế. (Ảnh: Bùi Nụ)

Chuyển từ tiền kiểm sang hậu kiểm

Cải cách thủ tục hành chính, cắt giảm điều kiện đầu tư kinh doanh và giảm chi phí tuân thủ cho người dân, doanh nghiệp là một trong những nhiệm vụ trọng tâm của ngành hải quan. Trong quá trình này, phương thức quản lý từng bước được chuyển từ tiền kiểm sang hậu kiểm, giảm sự can thiệp trực tiếp của cơ quan quản lý vào hoạt động của doanh nghiệp nhưng vẫn bảo đảm yêu cầu kiểm tra, giám sát và phòng ngừa vi phạm.

Đối với lĩnh vực kinh doanh hàng miễn thuế, định hướng trên được cụ thể hóa tại Nghị định số 273/2026/NĐ-CP của Chính phủ về kinh doanh hàng miễn thuế, có hiệu lực từ ngày 21/8/2026, cùng Thông tư số 82/2026/TT-BTC của Bộ Tài chính.

Theo quy định mới, nhiều điều kiện và thủ tục trong quá trình tổ chức kinh doanh hàng miễn thuế tiếp tục được rà soát, cắt giảm. Doanh nghiệp được trao quyền chủ động cao hơn trong việc đầu tư, bố trí địa điểm, mở rộng mặt bằng và triển khai hoạt động kinh doanh trên cơ sở đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn, điều kiện do pháp luật quy định.

Thay vì phải trải qua quá trình chuẩn bị hồ sơ và chờ cơ quan quản lý xem xét, xác nhận đối với nhiều nội dung như trước đây, doanh nghiệp có thể căn cứ trực tiếp vào các tiêu chuẩn đã được công bố để triển khai. Đi liền với quyền chủ động là trách nhiệm tự cam kết, tự chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc đáp ứng các điều kiện cũng như toàn bộ hoạt động kinh doanh hàng miễn thuế.

Trước đây, khi có nhu cầu mở rộng mặt bằng, tăng quy mô kinh doanh hoặc bổ sung vốn đầu tư tại các địa điểm kinh doanh hàng miễn thuế, doanh nghiệp có thể phải dành nhiều thời gian để chuẩn bị, hoàn thiện hồ sơ và thực hiện các thủ tục liên quan. Quá trình xử lý trong một số trường hợp kéo dài nhiều tháng, ảnh hưởng đến tiến độ đầu tư và thời điểm đưa các hạng mục mới vào hoạt động.

Với quy định mới, thời gian xử lý một số thủ tục được rút ngắn từ vài tháng xuống còn vài ngày, giúp doanh nghiệp giảm thời gian, chi phí và nguồn lực dành cho việc chuẩn bị, hoàn thiện hồ sơ. Doanh nghiệp được chủ động triển khai hoạt động trên cơ sở đáp ứng các tiêu chuẩn, điều kiện đã được quy định, đồng thời tự cam kết và chịu trách nhiệm trước pháp luật về hoạt động kinh doanh hàng miễn thuế.

Việc chuyển từ tiền kiểm sang hậu kiểm cũng làm thay đổi cách thức thực hiện trách nhiệm của doanh nghiệp và phương thức quản lý của cơ quan Hải quan. Theo đó, doanh nghiệp chủ động tổ chức hoạt động kinh doanh; cơ quan quản lý thực hiện kiểm tra, giám sát theo phương thức phù hợp, trên cơ sở tuân thủ và dữ liệu được doanh nghiệp kết nối, chia sẻ.

Nghị định số 273/2026/NĐ-CP đồng thời quy định chính sách thuế đối với hàng hóa đưa vào bán tại cửa hàng miễn thuế. Cùng với việc cắt giảm điều kiện kinh doanh và đơn giản hóa thủ tục, các quy định mới tạo cơ sở để giảm thời gian thực hiện thủ tục, giảm chi phí tuân thủ và nâng cao tính chủ động của doanh nghiệp.

Những thay đổi này thể hiện định hướng cải cách quản lý hàng miễn thuế theo hướng giảm các thủ tục, điều kiện không cần thiết, đồng thời tăng cường quản lý, kiểm tra trên nền tảng dữ liệu điện tử. Qua đó, hoạt động kinh doanh hàng miễn thuế từng bước được tổ chức theo hướng thuận lợi và minh bạch hơn.

Quản lý, giám sát trên nền tảng dữ liệu điện tử

Cùng với chuyển từ tiền kiểm sang hậu kiểm, Nghị định số 273/2026/NĐ-CP và Thông tư số 82/2026/TT-BTC đặt ra yêu cầu tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý hoạt động kinh doanh hàng miễn thuế.

Theo đó, doanh nghiệp kinh doanh hàng miễn thuế phải bảo đảm hệ thống phần mềm quản lý đáp ứng yêu cầu theo dõi hàng hóa nhập, xuất, tồn và bán hàng; lưu trữ đầy đủ dữ liệu phát sinh trong quá trình hoạt động. Hệ thống của doanh nghiệp phải có khả năng kết nối, truyền và chia sẻ thông tin với cơ quan Hải quan theo quy định.

Các cửa hàng, kho chứa hàng miễn thuế và địa điểm có liên quan cũng phải đáp ứng yêu cầu về hệ thống camera giám sát và hạ tầng công nghệ phục vụ quản lý. Việc duy trì hệ thống kỹ thuật không chỉ nhằm đáp ứng điều kiện kinh doanh mà còn hỗ trợ cơ quan Hải quan theo dõi quá trình luân chuyển, bảo quản và bán hàng.

Trên cơ sở đó, thông tin về hàng hóa được quản lý xuyên suốt từ khi đưa vào cửa hàng hoặc kho hàng miễn thuế, trong quá trình lưu giữ, điều chuyển đến khi bán cho đúng đối tượng hoặc thực hiện các hình thức xử lý khác theo quy định. Dữ liệu nhập, xuất, tồn được cập nhật trên hệ thống, tạo cơ sở để doanh nghiệp tự quản lý và để cơ quan Hải quan kiểm tra, đối chiếu.

Những yêu cầu này tạo cơ sở chuyển phương thức quản lý từ dựa chủ yếu trên hồ sơ, báo cáo giấy sang quản lý bằng dữ liệu điện tử. Thông tin về hàng hóa nhập, xuất, tồn và bán hàng được cập nhật trên hệ thống, phục vụ việc theo dõi, kiểm tra và đối chiếu của cơ quan Hải quan.

Tại các cửa khẩu hàng không quốc tế, hoạt động đưa hàng vào, đưa hàng ra và bán hàng miễn thuế được quản lý thông qua hệ thống xử lý dữ liệu điện tử hải quan. Qua đó, doanh nghiệp giảm hồ sơ giấy và số lần phải thực hiện thủ tục trực tiếp; cơ quan Hải quan có thêm cơ sở để giám sát hoạt động kinh doanh.

Khi dữ liệu được kết nối, cơ quan Hải quan có thể đối chiếu thông tin về số lượng hàng hóa nhập, xuất và tồn kho; kiểm tra sự phù hợp giữa dữ liệu bán hàng với đối tượng mua hàng; phát hiện những biến động hoặc dấu hiệu bất thường để có biện pháp kiểm tra phù hợp. Việc quản lý dựa trên dữ liệu cũng hỗ trợ phân loại mức độ tuân thủ của doanh nghiệp, qua đó nâng cao hiệu quả hậu kiểm.

Đối với doanh nghiệp, quản lý bằng dữ liệu điện tử giúp giảm khối lượng chứng từ giấy, hạn chế việc nhập lại thông tin và rút ngắn thời gian thực hiện thủ tục. Hệ thống quản lý tập trung còn giúp doanh nghiệp nắm bắt chính xác tình hình hàng hóa, theo dõi lượng tồn kho và kiểm soát hoạt động bán hàng tại từng địa điểm.

Việc chuẩn hóa, kết nối và tái sử dụng dữ liệu cũng góp phần hạn chế sai sót phát sinh trong quá trình kê khai. Thay vì phải lập lại nhiều biểu mẫu có nội dung tương tự, thông tin đã có trên hệ thống có thể được khai thác phục vụ quá trình xử lý thủ tục, kiểm tra và giám sát. Điều này vừa giảm chi phí tuân thủ, vừa nâng cao tính nhất quán của dữ liệu quản lý.

Tuy nhiên, phương thức quản lý điện tử cũng đặt ra yêu cầu đối với chất lượng hệ thống công nghệ thông tin của doanh nghiệp. Dữ liệu phải được cập nhật đầy đủ, chính xác, kịp thời; hệ thống phải hoạt động ổn định, bảo đảm khả năng kết nối và lưu trữ. Việc tổ chức quản trị, phân quyền sử dụng, bảo đảm an toàn thông tin và xử lý sự cố cũng cần được doanh nghiệp quan tâm đúng mức.

Về phía cơ quan Hải quan, quá trình hoàn thiện thể chế phải được triển khai đồng thời với xây dựng, cải tiến hệ thống công nghệ thông tin. Hệ thống cần đáp ứng yêu cầu tiếp nhận, xử lý, phân tích và đối chiếu dữ liệu; hỗ trợ cảnh báo rủi ro và cung cấp thông tin cho công chức trong quá trình thực hiện nhiệm vụ.

Một trong những mục tiêu được ngành Hải quan đặt ra là số hóa 100% chứng từ thuộc hồ sơ trong tờ khai đăng ký hải quan, đồng thời tiếp tục cắt giảm những thủ tục không cần thiết, tạo thuận lợi cho hoạt động xuất nhập khẩu của doanh nghiệp.

Trong năm 2026 và những năm tiếp theo, ngành Hải quan tiếp tục thực hiện mục tiêu bãi bỏ tối thiểu 30% điều kiện đầu tư kinh doanh không cần thiết, giảm tối thiểu 30% thời gian giải quyết thủ tục hành chính và giảm tối thiểu 30% chi phí tuân thủ cho người dân, doanh nghiệp theo yêu cầu của Chính phủ.

Việc kết hợp giữa đơn giản hóa thủ tục và quản lý bằng dữ liệu điện tử góp phần tăng tính chủ động của doanh nghiệp, đồng thời tạo cơ sở để cơ quan Hải quan đổi mới phương thức kiểm tra, giám sát. Đây là bước đi hướng tới quản trị tuân thủ và xây dựng Hải quan số, tạo thuận lợi hơn cho hoạt động kinh doanh hàng miễn thuế.