Dùng AI hỗ trợ tuyển 8.000 nhân viên/năm

AI Agent đang thay đổi cách doanh nghiệp tuyển dụng. Ảnh minh họa: Anna Shvets/Pexels.

OptimHire, startup công nghệ nhân sự tại Ấn Độ vừa gọi vốn 5 triệu USD trong vòng hạt giống do Mucker Capital dẫn dắt, cùng sự tham gia của các nhà đầu tư SparkLabs, Citta Capital, Pitbull Ventures và VSC Ventures.

Ra đời từ năm 2019, OptimHire cung cấp nền tảng tuyển dụng tích hợp, sử dụng AI để tự động hóa quy trình từ tìm kiếm ứng viên, phỏng vấn sàng lọc đến đặt lịch phỏng vấn. Trợ lý ảo OptimAI của công ty giúp rút ngắn thời gian tuyển dụng từ 2-6 tháng xuống còn 12 ngày, đồng thời giảm phí tuyển dụng từ 20% mức lương năm đầu của ứng viên xuống còn 6%.

Năm 2024, startup này đã hỗ trợ 8.000 lượt tuyển dụng, với AI có thể thực hiện 20.000 cuộc gọi hoặc email chỉ trong vài phút. CEO Larry Kodali (Mỹ) nhấn mạnh rằng công nghệ này đang giúp OptimHire xử lý khối lượng công việc với tốc độ chưa từng có.

Theo Business Insider, AI Agent (tác tử) đang trở thành xu hướng lớn của năm 2025, với 8,4 tỷ USD vốn đầu tư đổ vào lĩnh vực này trong năm 2024. Những giải pháp AI giúp tự động hóa quy trình, như đặt lịch họp, phỏng vấn, đến tiếp thị, đang được nhiều doanh nghiệp và startup theo đuổi.

OptimHire không phải công ty duy nhất phát triển AI cho tuyển dụng. Ashby, nền tảng ATS (hệ thống quản lý hồ sơ ứng viên) tích hợp AI, đã huy động được 68 triệu USD từ Lachy Groom và F-Prime Capital. Trong khi đó, Findem, nền tảng AI chuyên tìm kiếm nhân sự, cũng gọi vốn thành công 30 triệu USD trong vòng Series B năm 2022.

Larry Kodali, nhà sáng lập OptimHire. Ảnh: OptimHire.

AI tuyển dụng phủ sóng công ty lớn, bé

Với gần 300.000 nhân viên toàn cầu, làm việc tại Mỹ, Nhật Bản, châu Âu, tập đoàn Hitachi đối mặt với bài toán lớn trong việc onboarding (quá trình giúp nhân viên hòa nhập với vị trí, công việc mới), đặc biệt là khi nhiều người làm việc từ xa. Để giải quyết thách thức này, công ty đã triển khai trợ lý số AI vào mùa thu năm ngoái, giúp tối ưu hóa quy trình nhập môn cho nhân viên mới.

Không chỉ các tập đoàn lớn như Hitachi, mà cả những doanh nghiệp nhỏ hơn, như Texans Credit Union (lĩnh vực tài chính), cũng đang tận dụng AI để cắt giảm thời gian xử lý giấy tờ và giảm thiểu các trở ngại khi nhân viên mới gia nhập công ty.

Theo Edie Goldberg (Mỹ), Chủ tịch công ty tư vấn chuyên về chiến lược quản lý nhân tài và hiệu quả tổ chức E. L. Goldberg & Associates, onboarding bằng AI không chỉ phổ biến trong lĩnh vực công nghệ mà còn rất quan trọng với các công ty đang tăng trưởng nhanh, nơi liên tục bổ sung nhân sự.

Doanh nghiệp cần xác định đúng vấn đề trước khi ứng dụng AI vào onboarding. Ảnh minh họa: Ketut Subiyanto/Pexels.

Trên thực tế, AI có thể hỗ trợ onboarding bằng cách tự động sắp xếp giấy tờ, gửi thông báo đến các phòng ban liên quan và cung cấp chatbot trả lời câu hỏi nhân viên mới theo thời gian thực. Đối với các công ty có nhân viên trên toàn cầu, AI đảm bảo hỗ trợ liên tục, không bị giới hạn bởi múi giờ.

Để ứng dụng AI vào quy trình onboarding nhân viên, các lãnh đạo doanh nghiệp cần trước hết xác định rõ các vấn đề tồn đọng, theo Bala Krishnapillai (Mỹ), Phó chủ tịch kiêm Giám đốc nhóm CNTT khu vực châu Mỹ của Hitachi.

Dù AI có tiềm năng cải thiện năng suất, nhưng Krishnapillai nhấn mạnh rằng công nghệ này không nên chỉ được xem như một "món đồ hào nhoáng". Doanh nghiệp cần tập trung vào việc giải quyết bài toán cụ thể thay vì chạy theo xu hướng.

Giảm quy trình thủ công, tăng hiệu suất tuyển dụng

Tại Texans Credit Union, một trong những vấn đề lớn nhất là quyền truy cập hệ thống chưa sẵn sàng khi nhân viên mới bắt đầu làm việc.

Theo Jenni Short (Mỹ), Giám đốc nhân sự của Texans Credit Union, quá trình onboarding trước đây tập trung vào việc chuẩn bị bàn làm việc tươm tất, nhưng lại quên mất việc đảm bảo nhân viên có thể đăng nhập vào hệ thống ngay từ ngày đầu tiên.

Để khắc phục, công ty triển khai tự động hóa quy trình bằng robot (RPA) vào tháng 9/2024, rút ngắn thời gian xuống dưới 1 phút sau 6 tháng hợp tác giữa HR và IT.

Hitachi cũng đối mặt với độ trễ trong onboarding (10-15 ngày) do nhiều thủ tục thủ công. Công ty đã phát triển hệ thống AI nội bộ sử dụng mô hình ngôn ngữ lớn (LLM). Hệ thống này được huấn luyện với dữ liệu từ tài liệu nội bộ, bài thuyết trình, file PDF, sổ tay nhân sự để có thể trả lời chính xác các câu hỏi của nhân viên mới trong thời gian thực. Sau khi thử nghiệm thành công với nhiều phòng ban, AI chính thức triển khai vào tháng 10/2024.

Tự động hóa onboarding để tối ưu trải nghiệm nhân viên. Ảnh minh họa: Mikhail Nilov/Pexels.

Theo Edie Goldberg, một trong những điểm hấp dẫn nhất của AI trong onboarding là khả năng tùy chỉnh công nghệ theo nhu cầu riêng của từng doanh nghiệp.

Bala Krishnapillai cho rằng AI có nhiều cấp độ khác nhau, từ AI sinh tạo (Generative AI) như ChatGPT dễ triển khai, hay Agentic AI tự động ra quyết định. Hầu hết doanh nghiệp bắt đầu bằng việc tự động hóa các tác vụ đơn giản, như thiết lập email, cấp thiết bị hay gửi nhắc nhở hoàn tất hồ sơ.

"Những công việc đơn điệu này phù hợp để AI đảm nhiệm", Goldberg nhận định.

Tại Texans Credit Union, AI onboarding không dừng lại ở tự động hóa đăng nhập hệ thống. Công ty đang lên kế hoạch mở rộng AI sang các tác vụ cấp chỗ ngồi, bãi đỗ xe, hiện vẫn yêu cầu nhiều tương tác email giữa HR và nhân viên.

Dù AI giúp giảm bớt gánh nặng hành chính cho bộ phận nhân sự, mục tiêu cuối cùng vẫn là cải thiện trải nghiệm của nhân viên mới.

Như Phương