Đừng hiểu sai về văn hóa kỷ luật!

Ông Đỗ Tiến Long, CEO Công ty Tư vấn quản lý OD CLICK

Kỷ luật là yêu cầu đầu tiên của chất lượng. Tổ chức mạnh có tiền đề từ văn hóa kỷ luật. Khái niệm “văn hóa kỷ luật" được tiến sĩ Jim Collins đề cập trong nghiên cứu của ông và sau đó được ông đưa vào cuốn sách nổi tiếng “Từ tốt đến vĩ đại” (Good to great).

Theo Collins, một doanh nghiệp vĩ đại có tính kỷ luật cao và sở hữu đội ngũ nhân sự duy trì sự cam kết với các mục tiêu chung của tổ chức. Văn hóa kỷ luật thể hiện qua tính mục tiêu và trách nhiệm tự thân của các cá nhân trong tổ chức. Văn hóa kỷ luật không có nghĩa là doanh nghiệp dành nhiều thời gian vào việc kỷ luật hay kiểm soát con người, buộc họ phải tuân thủ cứng các quy định.

Có thể nói, “kỷ luật” là nhân tố không thể thiếu trong việc đảm bảo thành công cho bất cứ con người hay tổ chức, doanh nghiệp nào. Một đội bóng không thể thành công nếu từng cầu thủ không tuân thủ giáo pháp huấn luyện, kỷ luật chiến thuật và nội quy sân cỏ.

Tương tự, một doanh nghiệp, tổ chức không thể đạt được mục tiêu và hiệu quả kinh doanh nếu từng cá nhân không cam kết nhiệm vụ, bám chắc kế hoạch, chiến lược đã vạch ra cũng như không tuân thủ các quy định, không giữ gìn hệ giá trị trong quá trình thực hiện công việc.

Trong bối cảnh bất ổn, bất định, biến động (VUCA) và sự cạnh tranh giữa các doanh nghiệp ngày càng quyết liệt, yêu cầu kỷ luật là tiền đề tạo nên sự khác biệt cho tổ chức và là nền tảng mang đến giá trị vượt trội cho khách hàng. Hơn nữa, biểu hiện tự do, đặt lợi ích cá nhân lên trước làm cho các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay đều nhận ra sự cần thiết của “chất kỷ luật” để hướng đến sự phát triển bền vững.

Khi mới tiếp cận khái niệm văn hóa kỷ luật, nhiều người đã mặc định cho rằng văn hóa kỷ luật là quá trình tập trung vào việc quản lý nhân sự, buộc họ tuân thủ một hành vi, quy tắc cụ thể mà tổ chức tạo ra, bằng kỷ luật sắt. Nếu họ vi phạm thì sẽ chịu những hình thức kỷ luật rất nặng.

Cách hiểu này là một lối mòn tư duy cũ đã không còn chính xác bởi như vậy sẽ chỉ làm nhân sự suy giảm động lực và mất sự cam kết với tổ chức.

Thực tế, văn hóa kỷ luật tập trung tạo ra những con người có kỷ luật tự giác, họ hiểu được trách nhiệm của mình, mục tiêu của tổ chức và cam kết hành động theo mục tiêu đó với sự tự do trong khuôn khổ, bằng sự tự nguyện cao.

Văn hóa kỷ luật nuôi dưỡng những người suy nghĩ có kỷ luật và thực hiện hành động có kỷ luật như một sự lựa chọn có lý trí. Theo Jim Collins, văn hóa kỷ luật phải gắn với đạo đức kinh doanh như hai thước đo song hành để tạo nên hiệu suất vượt trội. Trong đó, văn hóa kỷ luật là về trách nhiệm của mọi người đối với bản thân, nhóm của họ và tổ chức. Đạo đức kinh doanh liên quan đến mức độ cho phép sự độc lập, cân bằng với tham vọng phát triển và khả năng tận dụng cơ hội.

Biến sổ tay văn hóa thành 'vũ khí mềm' trong quản trị doanh nghiệp

Một nền văn hóa kỷ luật bao gồm hai mặt. Một mặt, nó đòi hỏi mọi người đi theo một hệ thống nhất quán. Mặt khác, nó mang lại cho mọi người sự tự do và trách nhiệm trong khuôn khổ, sự tự nguyện cam kết. Do vậy, tạo dựng văn hóa kỷ luật là chìa khóa để doanh nghiệp xây dựng cơ chế “tự vận hành” khi con người đã thấm nhuần triết lý, hiểu vai trò của mình với tổ chức, hiểu được giá trị tổ chức.

4 đặc trưng của văn hóa kỷ luật

Văn hóa kỷ luật mạnh sẽ giúp cho các tổ chức tăng sự cam kết, tính sáng tạo, dám nghĩ, dám chịu trách nhiệm của đội ngũ nhân sự. Đặc trưng của văn hóa kỷ luật có bốn biểu hiện chính.

Thứ nhất là tạo dựng niềm tin đội ngũ: Niềm tin là yếu tố quan trọng trong việc thay đổi nhận thức của đội ngũ nhân sự. Niềm tin quyết định tính trách nhiệm và sự cam kết với kỷ luật tổ chức. Có thể thấy, khi thiếu niềm tin, nhân sự sẽ không cam kết với mục tiêu và tìm cách trốn tránh với ngôn ngữ đặc trưng là “đây không phải trách nhiệm của tôi”. Trong khi đó, những người có niềm tin nỗ lực hoàn thiện bản thân để đạt được mục tiêu cá nhân cũng như mục tiêu chung của tổ chức với câu nói đặc trưng “tôi có thể/tôi chưa quen nhưng tôi sẽ làm hết sức”.

Văn hóa kỷ luật sẽ nuôi dưỡng và tạo dựng niềm tin cho đội ngũ nhân sự. Với văn hóa kỷ luật, tổ chức luôn đi theo hệ giá trị, nguyên tắc nhất quán với đặc trưng là sự được lắng nghe và thấu hiểu. Điều này có nghĩa là đội ngũ luôn được nhà lãnh đạo, quản lý tạo điều kiện tham gia đóng góp ý kiến và sẵn sàng lắng nghe, đưa ra những phản hồi với nhân sự.

Đồng thời, văn hóa kỷ luật tập trung vào sự lan tỏa và sự đoàn kết giữa các cá nhân, thúc đẩy sự gắn kết giữa các cá nhân để giúp đỡ nhau phát triển.

Khi đội ngũ nhân sự ở trong một môi trường với sự kỷ luật, họ sẽ thấy an toàn và có niềm tin với tổ chức, với bản thân, với đồng nghiệp.

Thứ hai là trao quyền, phát huy được năng lực cấp dưới để thích ứng trong thời VUCA. Trong văn hóa kỷ luật, doanh nghiệp vẫn trao cho nhân sự quyền tự chủ trong các quyết định cũng như không gian để sáng tạo nâng cao hiệu quả công việc nhưng vẫn nằm trong hệ thống hành vi, quy tắc chung của tổ chức.

Ví dụ điển hình là nếu doanh nghiệp cho phép phòng kinh doanh chi tới 15% phí hàng năm của khách hàng để giữ cho khách hàng đó hài lòng, doanh nghiệp cho phép nhân sự chuyên trách giải quyết vấn đề mà không cần hỏi ý kiến người quản lý, làm chậm dịch vụ được cung cấp nhưng vẫn đảm bảo những khoản chi vượt 15% chi phí hàng năm được trình lên trên để duyệt chi.

Điều này đặc biệt quan trọng trong bối cảnh bất định hiện nay khi tốc độ ra quyết định là chìa khóa tạo ra giá trị và trải nghiệm khách hàng tích cực, mang đến thành công trong doanh nghiệp.

Trong văn hóa kỷ luật, doanh nghiệp vẫn trao quyền, phát huy được năng lực cấp dưới để thích ứng trong thời VUCA

Thứ ba là các quy định kỷ luật rõ ràng. Tính kỷ luật cần được giữ vững để duy trì sự cam kết với tổ chức. Bởi khi hình thành tổ chức với văn hóa kỷ luật thì các cá nhân đều phải đi theo chuẩn mực, quy tắc chung.

Do vậy, những nhân sự vi phạm cần có chính sách để chế tài. Ngược lại những nhân sự nào làm tốt, tạo ra giá trị thì cần được khen thưởng để khích lệ và lan tỏa đến các thành viên khác. Tổ chức là tập hợp những con người có cùng hệ giá trị, cùng hướng đến một mục tiêu do vậy bên cạnh quy định về thưởng, phạt, còn cần quy định về tiêu chuẩn tuyển dụng nhân sự phù hợp.

Thứ tư là giao tiếp, phản hồi tích cực. Văn hóa kỷ luật khuyến khích sự trao đổi ý kiến giữa các thành viên để tìm ra những ý tưởng tốt nhất, dựa trên nguyên tắc thảo luận chung. Dựa trên sự trao đổi này, các cá nhân có thể học hỏi lẫn nhau cũng như cảm thấy mình được tôn trọng trong tổ chức.

Người lãnh đạo, quản lý cần có phong cách phản hồi tích cực với đội ngũ nhân sự, giúp họ điều chỉnh những việc chưa tốt và phát huy năng lực. Sự phản hồi cần dựa trên chuẩn mực, quy chung của doanh nghiệp. Có thể sau mỗi một quý, nhà lãnh đạo, quản lý sẽ ngồi với nhân sự để tổng kết và phản hồi với trực tiếp từng cá nhân. Trong những buổi như vậy, nhà quản lý sẽ gợi mở để nhân sự đưa ra giải pháp phù hợp. Điều này giúp họ phát triển hơn về năng lực và nâng cao sự tự tin.

Văn hóa kỷ luật đề cao sự tuân thủ về quy tắc và hệ giá trị của tổ chức trong việc trao đổi và phản hồi giữa các thành viên để tránh sự sa đà vào những vấn đề không trọng tâm dẫn đến lãng phí thời gian cũng như việc các cá nhân ảnh hưởng cuộc họp.

Điển hình là nếu người quản lý không nêu tấm gương tốt, không tuân thủ theo đúng phương pháp trao đổi hay đến muộn… thì sẽ ảnh hướng lớn đến chất lượng và sự hiệu quả trong buổi họp thảo luận.

Đỗ Tiến Long, CEO Công ty Tư vấn quản lý OD CLICK