Ghi lại hình ảnh khi công chứng: Tăng cường tính minh bạch, xác thực và bảo vệ quyền lợi của các bên liên quan trong quá trình công chứng

Hướng đến việc nâng cao trách nhiệm củacông chứng viên

TheoCông chứng viên Đào Duy An, Tổng thư ký Hiệp hội Công chứng viên Việt Nam quyđịnh về việc người yêu cầu công chứng phải chụp ảnh tại thời điểm ký văn bản,dưới sự chứng kiến trực tiếp của công chứng viên là cần thiết vào thời điểm hiệnnay, bởi lẽ:

Quyđịnh trên khắc phục được tình trạng một số công chứng viên làm sai quy trình, khôngtrực tiếp chứng kiến giao dịch. Việc tổ chức hành nghề công chứng cho nhânviên đi lấy chữ ký, công chứng viên ký phát hành hồ sơ có thể công chứng hàngtrăm hồ sơ một ngày chỉ với 01 công chứng viên (năng suất gấp hàng chục lần) tạora lợi thế cạnh tranh tuyệt đối do chi phí thấp và năng suất cao. Tình trạngnày tạo nên những rủi ro cho các giao dịch dân sự, làm mất đi tính nghiêm minhcủa pháp luật, có thể tiếp tay cho các hành vi phạm tội.

Đồngthời, khắc phục được các gian lận về địa điểm thực hiện công chứng; có thêm bằngchứng để chứng minh công chứng viên làm đúng quy trình, tránh được tình trạngcông chứng viên bị tố cáo sai sự thật về việc không trực tiếp chứng kiến; khắcphục tình trạng công chứng viên bị làm giả chữ ký (hồ sơ được ký bởi ngươìkhác); giảm được tình trạng công chứng viên hợp danh hình thức mà không chịulàm việc.

Tổngthư ký Hiệp hội Công chứng viên Việt Nam nêu rõ, theo quy định công chứngviên phải chịu trách nhiệm với văn bản do mình ký. Quy định này hướng tới việccông chứng viên phải bảo đảm tuân thủ đúng quy trình công chứng.

Côngchứng viên Đào Duy An khẳng định, việc bổ sung quy định chụp ảnh trong côngchứng nhằm tăng cường tính minh bạch, bảo vệ quyền lợi các bên và hạn chế tìnhtrạng giả mạo giấy tờ, giả danh người ký. Đây được xem là biện pháp cần thiết đểtạo hành lang pháp lý chặt chẽ hơn, bảo đảm quyền lợi của người yêu cầu công chứngvà cả công chứng viên.

Bảo đảm cho quy trình công chứng đượcthực hiện chặt chẽ, lành mạnh hơn

Chiasẻ với phóng viên, Tổng thư ký Hiệp hội Công chứng viên Việt Nam Đào Duy Annêu rõ, việc chụp hình công chứng viên chứng kiến việc ký kết giao dịch là giảipháp nhằm khắc phục các hạn chế đã phát sinh trong quá trình thực thi Luật Côngchứng 2014 cả từ lý luận và từ thực tiễn trong thời gian vừa qua nhằm bảo đảmcho quy trình công chứng được thực hiện chặt chẽ, lành mạnh hơn.

Ởgóc độ lý luận, công chứng là hoạt động bổ trợ tư pháp, thông qua việc tạo lập,lưu giữ chứng cứ bằng văn bản để phục vụ cho các hoạt động tố tụng. Việc thu thậphình ảnh là một biện pháp nhằm củng cố cho các chứng cứ được xây dựng nhằm chứngminh cho các tình tiết của văn bản công chứng, nó hoàn toàn phù hợp với cácnguyên tắc và đặc điểm của hoạt động công chứng, cũng tương tự như việc lấy dâúvân tay điểm chỉ, tra cứu cơ sở dữ liệu, nhận diện sinh trắc học…vv. Luật Côngchứng 2014 không quy định về việc quay phim hay chụp ảnh, công chứng viên khôngcó căn cứ thực hiện các biện pháp này để củng cố cho hồ sơ công chứng, nhất làcác trường hợp đặc biệt khi người công chứng già, yếu, tính mạng bị đe doạtrong các tình huống khẩn cấp.

Ởgóc độ thực tiễn thời gian qua, việc công chứng viên không chứng kiến giao dịch,ký treo hồ sơ công chứng, gian lận về địa điểm công chứng có chiều hướng giatăng, gây ra những hậu quả xấu. Có những công chứng viên ký số lượng hồ sơ rấtlớn trong năm (đến mức phi lý) cho thấy quy trình công chứng hiện tại chưa thựcsự chặt chẽ trong khi khâu hậu kiểm chưa thể xử lý triệt để các sai phạm. Có nhữngtrường hợp công chứng viên cho thuê hồ sơ hợp danh không ký nhưng bị người khácgiả chữ ký và đóng dấu văn phòng công chứng để chứng nhận nhiều hồ sơ mà khôngbiết hoặc biết nhưng không dám tố cáo vì lo sợ trách nhiệm.

Ảnh minh họa

Chiasẻ quan điểm về các nhận định rằng hoạt động ghi lại hình ảnh khi công chứngphát sinh thêm thủ tục theo ông Đào Duy An là chưa chính xác mặc dù nó thêm mộtcông đoạn trong quy trình công chứng mà công chứng viên phải thực hiện nhưng vơíngười yêu cầu công chứng nó không phát sinh thêm bất cứ thủ tục nào. Nếu phảithực hiện thêm một công việc nào đó để bảo đảm hơn chất lượng của hoạt độngcông chứng thì đó là điều nên làm, ví dụ như việc tra cứu dữ liệu công chứnghay lấy dấu vân tay điểm chỉ…Thực tế trong quá trình xây dưng Luật Công chứng,việc rút gọn quy trình công chứng cũng đã được tính đến, những thủ tục được coilà “có cũng được mà không có cũng được” đã được cắt bỏ, ví dụ phiếu yêu câùcông chứng đã được loại bỏ, tiến tới, việc nhận diện sinh trắc học cũng sẽ đượcáp dụng bằng máy thay cho việc điểm chỉ, hay việc áp dụng quy trình công chứngđiện tử để xóa bỏ khoảng cách và giảm chi phí cho người yêu cầu công chứng.

Vềquan điểm cho rằng cần đầu tư thêm thiết bị, nhân viên và chi phí để chụp ảnhlà một quan điểm có phần gượng ép. Theo Công chứng viên Đào Duy An việc nàytrên thực tế hết sức đơn giản, giống như mọi người vẫn tự chụp ảnh bằng điệnthoại mà thôi. Nếu phải in thêm một hai trang giấy A4 trong hồ sơ lưu trữ thì về mặt chiphí cũng không thực sự đáng kể so với hiệu quả mà nó đem lại.

Bảo vệ quyền lợi của các bên trongquá trình công chứng

Vềquan điểm cho rằng việc chụp ảnh là xâm phạm quyền riêng tư của người yêu câùcông chứng, ông Đào Duy An cho rằng đây có lẽ là một nhận định vội vàng bơỉvì, có rất nhiều thứ là riêng tư của mỗi cá nhân cần phải bảo vệ, không chỉ cóhình ảnh mà còn là thông tin cá nhân, dấu vân tay và các thông tin về giao dịchmà họ tham gia ký kết. Tuy nhiên, những thông tin này đều đã có quy định rõràng về bảo mật, người yêu cầu công chứng đều phải cung cấp khi thực hiện bất cứgiao dịch công chứng nào, thậm chí là các giao dịch dân sự bình thường khác nhưviệc chấm công tự động, việc đăng ký sim điện thoại, giao dịch ngân hàng…mọi ngươìđều phải cung cấp các thông tin để phục vụ cho giao dịch đó. Ngoài ra, việc bảovệ dữ liệu cá nhân được quy định chi tiết tại Nghị định số 13/2023/NĐ-CP.

“Cáccông chứng viên chân chính luôn hướng tới yếu tố an toàn, họ cần cơ sở pháp lýcụ thể cho phép họ tự bảo vệ mình trước các rủi ro pháp lý có thể đến từ bất cứnguồn nào. Gần đây không ít vụ kiện diễn ra theo hướng bất lợi cho công chứngviên khi công chứng viên bị “tố” không trực tiếp chứng kiến các bên ký hợp đồng,cá biệt có trường hợp người “tố” công chứng viên chính là người làm chứng tronggiao dịch đó. Khi chứng nhận di chúc hoặc các giao dịch với người già, người bệnhhoặc các giao dịch có nguy cơ cao xảy ra tranh chấp, việc thu thập thêm các chứngcứ củng cố cho hồ sơ là thực sự cần thiết, nó cần được ghi nhận như một quyền củacông chứng viên khi tác nghiệp.” Công chứng viên Đào Duy An nhấn mạnh

Trên thực tế triểnkhai quy định Ghi lại hình ảnh khi công chứng, Công chứng viên Đào Duy Ancho biết, quy định này nhìn chung được khách hàng ủng hộ. Đa số khách hàngđều vui vẻ, hợp tác thậm chí, họ còn muốn xin ảnh để up facebook. Đối vơínhững trường hợp người dân chưa đồng tình với việc chụp hình ảnh và khôngmuốn hình ảnh của mình đang giao dịch bị người khác biết; công chứng viên đều dànhthời gian giải thích rõ cho khách hàng về lợi ích của việc chụp ảnh chỉ đểlưu trữ trong hồ sơ, không công khai và hình ảnh là bí mật nghề nghiệp do đókhách hàng yên tâm thực hiện.

Theo khoản 1 Điều 50 nêu rõ: “Người yêu cầu công chứng, người làm chứng, người phiên dịch phải ký vào từng trang của giao dịch trước sự chứng kiến trực tiếp của công chứng viên, trừ trường hợp quy định tại khoản 2 Điều này và trường hợp người yêu cầu công chứng không ký được và không điểm chỉ được. Việc ký văn bản công chứng điện tử thực hiện theo quy định của Chính phủ. Việc ký văn bản công chứng trước sự chứng kiến của công chứng viên phải được chụp ảnh và lưu trữ trong hồ sơ công chứng”.
Theo Điều 46 Nghị định 104/2025, ảnh chụp công chứng viên chứng kiến việc ký văn bản công chứng phải đáp ứng 3 yêu cầu. Một là nhận diện được người ký văn bản công chứng và công chứng viên thực hiện việc công chứng. Hai là rõ ràng, sắc nét, không dễ bay màu hoặc phai mực; không được cắt ghép, chỉnh sửa, thêm, bớt chi tiết hoặc bối cảnh. Ba là được in màu hoặc đen trắng trên giấy A4; trường hợp sử dụng giấy in ảnh chuyên dụng thì kích thước ảnh tối thiểu là 13cm x 18cm.
Trường hợp có nhiều người ký cùng lúc, ảnh có thể chụp chung hoặc riêng tùy vào thời điểm và địa điểm ký. Ảnh này sẽ được lưu giữ trong hồ sơ công chứng và chỉ được sử dụng theo quy định pháp luật về lưu trữ. Ngoài ra, nếu các bên thấy cần thiết, quá trình ký kết có thể được quay phim để lưu trữ như một phần hồ sơ chứng thực.

T.Oanh