Ghi vị trí công việc trong hợp đồng lao động: Sai một chữ, đi… ngàn dặm

Điển hình, một tranh chấp thực hiện hợp đồng lao động đã xảy ra vào năm 2016. Công ty X và bà B ký kết hợp đồng lao động (HĐLĐ) với vị trí làm việc ghi nhận trong hợp đồng là trưởng ban quản lý tòa nhà.

Sau một thời gian, công ty X thấy bà B không hoàn thành công việc nên đã chuyển bà B sang vị trí “trợ lý trưởng ban quản lý” và sau đó là “nhân viên văn phòng ban quản lý” cho đến khi hết thời hạn hợp đồng lao động. Không đồng ý với việc thay đổi vị trí làm việc, bà B đã khởi kiện ra tòa án yêu cầu công ty X khôi phục lại vị trí làm việc, trả lương và phụ cấp theo vị trí làm việc ghi nhận trong HĐLĐ.

Ghi “công việc” theo cách thuận tiện và gánh hậu quả

“Vị trí làm việc” trong HĐLĐ giữa công ty X và bà B phản ánh hai tầng ý nghĩa gồm chức vụ (trưởng ban) + (và) công việc chuyên môn (quản lý tòa nhà). Về bản chất nhu cầu sử dụng nhân sự, có thể thấy, công ty X cần nhiều nhân sự (tạo thành bộ phận) có chuyên môn để thực hiện công việc quản lý tòa nhà, trong bộ phận chuyên môn sẽ có sự phân cấp chức vụ thành nhiều cấp bậc khác nhau; tuy nhiên bất kể chức vụ, mọi nhân sự trong bộ phận đều có một chuyên môn chung và công việc chính là “quản lý tòa nhà”. Rõ ràng có sự khác biệt giữa công việc chuyên môn và chức vụ trong sử dụng lao động.

Việc thực hiện HĐLĐ phải tuân thủ “đúng công việc giao kết tại HĐLĐ” theo các quy định tại:

(i) Điều 21 Bộ luật Lao động (BLLĐ) 2019, trong đó quy định về những nội dung chủ yếu phải có trong HĐLĐ mà trong đó có nội dung “công việc” (điểm c khoản 1 điều 21 BLLĐ 2019). Đáng chú ý là điều 21 không có quy định bắt buộc phải có nội dung “chức vụ” hay “vị trí”;

(ii) Điều 28 BLLĐ 2019 quy định “Công việc theo hợp đồng lao động phải do NLĐ đã giao kết hợp đồng thực hiện”;

(iii) Điều 29 quy định về trường hợp “chuyển người lao động làm công việc khác so với HĐLĐ”.

Trong khi đó, bản chất của việc phân hóa “chức vụ” chính là thể hiện “chiến lược dụng người” của người sử dụng lao động, nghĩa là khi xét thấy NLĐ (trong số những người đáp ứng yêu cầu chuyên môn) có những tố chất và khả năng phù hợp khác để giữ chức vụ quản lý thì họ sẽ ra quyết định bổ nhiệm giữ vị trí đó. Khi không còn đáp ứng điều kiện nữa thì người sử dụng lao động sẽ ban hành một quyết định về việc cho thôi giữ chức vụ.

Các quyết định của người sử dụng lao động là hành vi đơn phương, không phụ thuộc vào ý chí của NLĐ miễn sao không làm thay đổi “công việc phải làm tại HĐLĐ”. Do vậy, việc ghi “chức vụ” bên cạnh công việc chuyên môn trong HĐLĐ là thừa nhưng lại tạo ra thế khó trong việc thực hiện quyền quản lý, điều hành NLĐ, nhất là khi NLĐ không đáp ứng yêu cầu của chức vụ.

Trong tình huống tranh chấp về thực hiện HĐLĐ nêu ở phần đầu, “công việc” trong HĐLĐ là sự kết hợp giữa chức vụ và công việc chuyên môn. Quá trình thực hiện HĐLĐ, công ty X thấy bà B không đáp ứng yêu cầu của chức vụ trưởng ban (quản lý tòa nhà) nên đã bố trí bà B xuống giữ chức vụ thấp hơn cùng chuyên môn là quản lý tòa nhà.

Tuy nhiên, việc điều hành của công ty X bị “vướng” vì HĐLĐ đã ghi nhận vị trí công việc của bà B là “trưởng ban quản lý tòa nhà” chứ không phải “nhân viên văn phòng ban quản lý” hay “quản lý tòa nhà”. Do đó việc chuyển bà B làm công việc khác với công việc trong HĐLĐ mà không có sự đồng ý của bà B là không đúng thỏa thuận tại HĐLĐ cũng như BLLĐ 2019 và như vậy yêu cầu khởi kiện của bà B là có cơ sở.

Nếu chẳng may rơi vào tình huống “bút sa” như trên thì có các giải pháp nào để tránh kiện tụng không?

Nếu tình huống là HĐLĐ đã ghi nhận vị trí làm việc “hỗn hợp” gồm chức vụ + (và) chuyên môn thì người sử dụng lao động có thể cân nhắc một số giải pháp sau đây:

Thứ nhất, đàm phán với NLĐ để sửa HĐLĐ đã ký ở nội dung “công việc”. Để thực hiện được giải pháp này cần có sự thiện chí, hợp tác và đồng thuận từ NLĐ.

Thứ hai, tạm thời chuyển NLĐ làm công việc khác, với điều kiện tuân thủ quy định tại điều 29 BLLĐ, các quy định tại nội quy lao động (nếu có) và HĐLĐ. Đây là giải pháp tạm thời, không mang tính dài hạn hay ổn định.

Cần lưu ý, khoản 1 điều 29 BLLĐ 2019 quy định theo hướng trao quyền cho người sử dụng lao động được quy định về căn cứ điều chuyển: “người sử dụng lao động quy định cụ thể trong nội quy lao động những trường hợp do nhu cầu sản xuất, kinh doanh mà người sử dụng lao động được tạm thời chuyển người lao động làm công việc khác so với hợp đồng lao động”.

Theo đó, người sử dụng lao động nên quy định chi tiết các trường hợp được xác định là “do nhu cầu sản xuất, kinh doanh” để có cơ sở điều chuyển phù hợp với đặc thù hoạt động, kinh doanh; nếu bỏ qua là đã tự giới hạn quyền điều hành, quản lý đối với NLĐ của mình.

Thứ ba, đánh giá kết quả hoàn thành công việc của NLĐ để có căn cứ đơn phương chấm dứt HĐLĐ hợp pháp. Căn cứ vào các quy chế đánh giá mức độ hoàn thành công việc, nếu thấy rằng NLĐ thường xuyên không hoàn thành công việc được giao thì người sử dụng lao động có quyền đơn phương chấm dứt HĐLĐ.

Lưu ý theo quy định tại điểm a khoản 1 điều 36 BLLĐ 2019 “Quy chế đánh giá mức độ hoàn thành công việc do người sử dụng lao động ban hành nhưng phải tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở”.

Một tài liệu khác quan trọng không kém trong việc đánh giá mức độ hoàn thành công việc chính là bảng mô tả hay phân công công việc, nhiệm vụ của vị trí làm việc, người sử dụng lao động cần lưu ý xây dựng kỹ lưỡng và cập nhật, sửa đổi theo từng thời điểm để đảm bảo phản ánh đúng yêu cầu của vị trí và hiệu suất làm việc của NLĐ.

Trường hợp khác, nếu HĐLĐ chỉ ghi nhận công việc chuyên môn thì việc chuyển NLĐ đang giữ chức vụ trưởng ban hay nhân viên rất đơn giản, chỉ với một quyết định miễn nhiệm hoặc thôi giữ chức vụ. Khi đó, quyền điều hành, quản lý NLĐ là quyền tối thượng của người sử dụng lao động, miễn sao vẫn đảm bảo làm đúng công việc chuyên môn đã giao kết tại HĐLĐ.

Bài học kinh nghiệm

Trong giao kết HĐLĐ, người sử dụng lao động cần lưu ý phần nội dung “công việc” phải ghi theo chức năng, nhiệm vụ chuyên môn của vị trí, ví dụ quản lý tòa nhà, kế toán, kỹ sư, luật sư, hành chính – nhân sự… và điều quan trọng là tránh việc ghi kèm “chức vụ” trước công việc chuyên môn.

Chức vụ quản lý (trưởng ban/trưởng bộ phận, phó ban/phó bộ phận) nên được thể hiện bằng quyết định bổ nhiệm NLĐ để nắm giữ chức vụ đó. Với cách quy định trên, người sử dụng lao động có thể dễ dàng thay đổi chức vụ của NLĐ mà không làm thay đổi hoặc ảnh hưởng đến HĐLĐ đã giao kết.

(*) Công ty Luật TNHH MTV Lawlink Việt Nam
(**) Công ty TNHH Tầm Nhìn và Liên Danh

Nguyễn Thị Kim Thanh (*) - Trần Quốc Thái (**)