Giữ 'lửa' nhân viên trong và sau đại dịch

Bà Nguyễn Phương Mai, Thành viên Hội đồng quản trị Tập đoàn Navigos Group kiêm Giám đốc điều hành đơn vị tuyển dụng nhân sự cấp cao Navigos Search.

Có một câu nói nổi tiếng của diễn giả Brian Tracy: “Phép thử thực sự của tinh thần lãnh đạo là cách mà bạn đối phó với khủng hoảng”. Hôm nay, các doanh nghiệp lớn nhỏ đang cùng nhau trải qua những thời khắc khó khăn khi “cơn bão” Covid-19 càn quét tất cả các châu lục.

Từ những chia sẻ của các nhà lãnh đạo trong các doanh nghiệp khách hàng và trải nghiệm của chính đội ngũ quản lý của Navigos Search, có 4 bài học lãnh đạo đã được đúc kết trong giai đoạn cả nước chung tay đối phó với đại dịch.

Sự tin tưởng

Ở giai đoạn thị trường đang thuận lợi hoặc bình ổn, có nhiều nhà quản lý cấp trung và cấp cao chỉ tập trung chạy theo các chỉ tiêu ngắn hạn mà quên đi tầm quan trọng của việc xây dựng lòng tin.

Ðiều này dẫn đến nhân viên không tin tưởng vào sếp và sếp cũng không tin vào nhân viên, từ đó quan hệ giữa nhà lãnh đạo và nhân viên chỉ dừng ở mức giao việc và nhận việc mà không tạo được sự gắn kết, đồng thuận của những người cùng chung chí hướng.

Một khi khủng hoảng xảy ra, nếu không có niềm tin vào sếp, nhân viên sẽ dễ dàng hoang mang, lo sợ, dao động và thiếu tập trung vào công việc.

Bí quyết để tạo được sự tin tưởng nằm ở 2 yếu tố: khả năng lắng nghe và hồi đáp của nhà lãnh đạo.

Một nguyên tắc trong cuốn “7 thói quen của người thành đạt” được khuyến nghị tới các nhà quản lý tại Navigos Search là “lắng nghe tích cực”: nghe nhiều, nói ít, đặt câu hỏi giúp nhân viên mở rộng tư duy để rèn luyện kỹ năng giải quyết vấn đề và sử dụng ngôn từ tích cực. Ngoài ra, sau khi hiểu được những vấn đề của nhân viên, nhà quản lý luôn nỗ lực giải quyết hoặc trao đổi thẳng thắn nếu vấn đề chưa thể hoặc không thể giải quyết được.

Lắng nghe, đồng cảm và bắt tay vào cùng giải quyết vấn đề với nhân viên - đó là bí quyết giúp nhà quản lý và nhân viên hiểu và tin tưởng nhau hơn.

Khi nhân viên được tin tưởng, họ sẽ có động lực để trưởng thành hơn, làm việc hiệu quả hơn và sẵn sàng đồng hành cùng lãnh đạo khi doanh nghiệp gặp khó khăn.

Jack Welch từng nhận xét: “Lòng tin bắt đầu khi lãnh đạo thể hiện được sự minh bạch”.

Nếu ở “thời bình”, nhà lãnh đạo duy trì được sự minh bạch trong các cơ chế chính sách, sự công bằng đối với nhân viên và luôn là người đi đầu thực hiện nghiêm túc những quy định mà mình yêu cầu người khác thì trong “thời chiến” (ví dụ như cuộc chiến với Covid-19), nhà lãnh đạo đó sẽ có được sự tin tưởng và đồng thuận của đội ngũ để cùng nhau chiến thắng.

Quản lý rủi ro

Trong kinh doanh, cơ hội và rủi ro luôn luôn song hành. Việc nhà lãnh đạo phớt lờ hoặc phản ứng thái quá với hiểm họa đều có mức độ ảnh hưởng tiêu cực như nhau đối với nhân viên.

Trong khi đó, một kế hoạch ứng phó với rủi ro cụ thể sẽ giúp nhân viên có được sự an tâm để tập trung vào công việc.

Vậy nhà lãnh đạo cần giữ tâm thế chấp nhận rằng những kế hoạch phát triển không phải lúc nào cũng “xuôi chèo mát mái” và thử thách luôn là một phần tất yếu.

Với quan điểm "luôn hy vọng cho những điều tốt đẹp nhất và cũng luôn chuẩn bị cho những điều tồi tệ nhất có thể xảy ra", nhà lãnh đạo sẽ luôn chuẩn bị cho tình huống xấu nhất và do đó sẽ giúp nhân viên trấn tĩnh nhanh nhất khi họ biết rõ cần làm gì, hành xử thế nào trong những tình huống đó.

Trong giai đoạn ứng phó với dịch bệnh Covid-19 vừa qua, chúng tôi đã đưa ra phương án duy trì hoạt động với các kịch bản cho từng tình huống giả định như: số lượng nhân viên có nguy cơ lây nhiễm do thuộc nhóm F1, 2, 3… từ 1 người đến 10%, 20% tổng số nhân viên, tình huống phải cách ly 50% nhân viên, hoặc có yêu cầu cách ly toàn bộ văn phòng…

Từng kịch bản đều có các giải pháp chi tiết cho các vấn đề liên quan đến bảo mật thông tin của ứng viên và khách hàng, quản lý nhân viên từ xa, theo dõi hiệu quả của công việc hàng ngày và duy trì mức độ tương tác với nhân viên trong mọi tình huống.

Chính điều này đã khiến các tư vấn viên của Navigos Search yên tâm hơn trong giai đoạn khủng hoảng của thị trường tuyển dụng, tiếp tục thành công trong công việc hỗ trợ các doanh nghiệp tìm được nhân tài cho hàng trăm vị trí tuyển dụng nhân sự cấp trung và cấp cao trong những tháng qua.

Bên cạnh vai trò chiến lược của nhà lãnh đạo trong việc thiết lập kế hoạch duy trì kinh doanh trong khủng hoảng (còn gọi là BCP: Business Continuity Plan), có hai yếu tố quan trọng khác đã giúp đội ngũ nhân viên giữ vững tinh thần để tập trung hỗ trợ cho khách hàng và ứng viên.

Thứ nhất là sự hợp tác, hỗ trợ hết mình của các bộ phận hậu cần - một yếu tố quan trọng cho hoạt động kinh doanh của bất kỳ doanh nghiệp nào.

Các bộ phận như công nghệ thông tin, hành chính - nhân sự, tài chính - kế toán, marketing, quan hệ công chúng đều là những mắt xích không thể thiếu để kế hoạch làm việc tại nhà của đội ngũ kinh doanh có thể thực hiện thành công.

Yếu tố thứ hai là sự đồng thuận và quyết liệt của đội ngũ quản lý tại công ty khi thực hiện các phương án ứng phó với từng tình huống.

Tổ chức càng lớn, vai trò của quản lý cấp trung càng quan trọng vì nếu không có thông tin từ những người quản lý trực tiếp làm việc sát sao với nhân viên, lãnh đạo cấp cao sẽ khó có thể đưa ra các quyết định hợp lý, hợp thời trong các tình huống luôn thay đổi theo diễn tiến của dịch bệnh.

Gắn kết đội ngũ và văn hóa doanh nghiệp

Chú trọng vào con người, văn hóa doanh nghiệp và giá trị cốt lõi là điều mà lãnh đạo cần ưu tiên hàng đầu trong giai đoạn khó khăn vì đây là những yếu tố thường bị coi nhẹ khi khủng hoảng xảy ra.

Thị trường khó khăn dẫn đến nguy cơ không đạt chỉ tiêu doanh thu, từ đó có nhiều nơi đã xảy ra những hiện tượng thiếu lành mạnh như nhân viên tìm các giải pháp làm tắt, thiếu minh bạch, thậm chí vi phạm các nguyên tắc về sự chuyên nghiệp và tính chính trực.

Những hành động tiêu cực như lợi dụng lý do cách ly để trốn việc, móc nối ăn chia giữa nhà cung cấp và đơn vị sử dụng sản phẩm, dịch vụ… có nguy cơ xảy ra khá cao trong giai đoạn này.

Ngược lại, do quá lo lắng đến những rủi ro về các hành động thiếu chuyện nghiệp có thể xảy ra mà các nhà quản lý có thể áp dụng cách quản lý theo hình thức kiểm soát chặt chẽ, “thà giết lầm còn hơn bỏ sót”, dẫn đến hậu quả là những nhân viên làm việc tốt, tự giác và cống hiến hết mình có thể bị tổn thương, mất dần tinh thần làm chủ công việc và có nguy cơ giảm sút nhiệt huyết, thậm chí sẵn sàng rời bỏ công ty khi có cơ hội.

Nhà lãnh đạo chân chính luôn hiểu rõ tầm quan trọng của đội ngũ. Chỉ khi nhân viên thành công thì nhà lãnh đạo mới có thể được coi là thành công.

Vì vậy, mọi hoạt động trong giai đoạn khó khăn sẽ luôn luôn tập trung vào một nguyên tắc tối thượng: các lãnh đạo, các nhà quản lý cần làm gì để nhân viên có thể làm việc hiệu quả nhất và có những thành tựu cho cá nhân họ.

Sự can đảm

Không khó để làm một nhà lãnh đạo được yêu mến, vì ngoài những yếu tố đương nhiên phải có là năng lực, nhà lãnh đạo sẽ chỉ cần thêm vào sự chân thành khi giao tiếp với nhân viên.

Nhưng một nhà lãnh đạo chỉ thật sự trở thành thủ lĩnh tinh thần của đội ngũ khi có khả năng hành động quyết liệt vì sự tồn vong của doanh nghiệp.

Sự can đảm của nhà lãnh đạo trong giai đoạn khó khăn là yếu tố quyết định để doanh nghiệp có thể đứng vững trong khủng hoảng và hưng thịnh khi khó khăn qua đi.

Trừ những người chủ doanh nghiệp hoặc chủ tịch tập đoàn, các nhà lãnh đạo cấp cao, cho dù là người đứng đầu một đơn vị kinh doanh hay đứng đầu một tập đoàn đều có những lúc phải có can đảm đứng trước cấp quản lý cao hơn (ví dụ hội đồng quản trị) để bảo vệ đội ngũ của mình.

Ngược lại, việc thông báo những “tin không vui” là một trọng trách mà lãnh đạo cần đối mặt khi doanh nghiệp gặp khó khăn.

Trong giai đoạn kinh tế trì trệ vì Covid-19, nhiều doanh nghiệp đã phải lên phương án giảm chi phí, sa thải nhân viên…, nhưng thay vì giảm chi phí thì phương án “tối ưu hóa nguồn lực” nên được đặt lên bàn thảo luận.

Trong đó, các chi phí không quá thiết yếu được cắt giảm, nguồn nhân lực được sắp xếp lại hiệu quả hơn, chuyển đổi phương pháp làm việc và tăng cường đào tạo để đội ngũ chuyên viên tư vấn ngày càng nâng cao năng suất.

Những thông điệp nghiêm túc đã được đưa ra cho toàn công ty để qua đó nhân viên nhận thức rõ hơn về tầm quan trong của việc thay đổi cách làm việc, phương pháp tư duy để tạo ra giá trị cho doanh nghiệp - giải pháp duy nhất giúp doanh nghiệp thành công và qua đó, từng cá nhân cũng sẽ thành công.

“Nếu bạn không đầu tư vào tương lai và lên kế hoạch cho tương lai, sẽ không có tương lai cho bạn” - George Buckley đã nói. Lãnh đạo các doanh nghiệp và các cộng sự của họ vẫn luôn hướng tới tương lai cho dù họ phải đối mặt với những áp lực ngắn hạn.

Những cơ hội, thiệt hại và những thử thách cam go mà chúng ta đã đối mặt trong đợt đại dịch chắc chắn sẽ để lại nhiều bài học về lãnh đạo và xử lý khủng hoảng.

Hãy luôn là một nhà lãnh đạo tuyệt vời cả trong thời kỳ hưng thịnh lẫn những thời khắc khó khăn nhất.

Nguyễn Phương Mai