Gửi thư mời cổ đông - Chuyện nhỏ mà không nhỏ

Lãnh đạo phụ trách quan hệ nhà đầu tư tại một doanh nghiệp cho biết, mỗi lần họp họ mất khoảng 400-500 triệu đồng để gửi thư đảm bảo. Đó là việc bắt buộc. Nếu không đủ bằng chứng là doanh nghiệp đã gửi thư bảo đảm đến toàn bộ cổ đông, cuộc họp có nguy cơ bị sai quy chế. Một khi cuộc họp bị sai quy chế, có thể bị hủy bỏ toàn bộ kết quả bất kỳ lúc nào nên doanh nghiệp rất sợ.

Chuyên viên quan hệ đầu tư của một doanh nghiệp khác cho hay, hàng năm họ phải gửi đều đặn một loạt thư bảo đảm đi nước ngoài. Đó là những cổ đông nhỏ lẻ, họ thậm chí mua cổ phiếu xong bán chưa hết, còn một vài cổ phiếu lẻ. Việc bắt buộc các doanh nghiệp phải gửi thư mời đến toàn bộ cổ đông bằng văn bản là một quy định bất lợi cho các doanh nghiệp, không thực sự phù hợp trong thời đại số.

Mỗi cổ đông, đã mua được cổ phiếu của doanh nghiệp, đều phải thực hiện qua không gian số. Mỗi tài khoản chứng khoán luôn đi kèm với email, số điện thoại. Vậy, tại sao không cho phép doanh nghiệp gửi thư mời họp đến cổ đông theo hình thức qua email và tin nhắn? Để tránh những trường hợp bị thất lạc, cũng như giảm chi phí cho doanh nghiệp?

Việc bắt buộc gửi thư mời bằng văn bản không chỉ khiến doanh nghiệp tốn kém hàng trăm triệu đồng mỗi lần họp, mà còn khiến họ vô cùng khó xử khi thư mời bị thất lạc. Theo quy định, cổ đông đến dự họp phải mang thư mời. Nhưng thực tế, không phải ai cũng nhận được thư mời do nhiều nguyên nhân.

Điều này gây xung đột không đáng có giữa cổ đông và doanh nghiệp bởi doanh nghiệp hầu như không có động cơ gì để ngăn cổ đông, đặc biệt là cổ đông nhỏ lẻ vào họp. Trong khi nếu không làm đúng quy định, có rủi ro phải hủy bỏ cuộc họp.

Trong thời đại số hiện nay, chỉ với một mã QR code, người ta có thể xác nhận mọi thứ. Việc bắt buộc cổ đông phải cầm cho được một thư mời bằng giấy, mà lại chẳng biết có thất lạc hay không là hết sức vô lý. Đã đến lúc các cơ quan quản lý có một thông báo chính thức, quy định chính thức về việc gửi thư mời cho cuộc họp quan trọng nhất trong năm của các doanh nghiệp. Điều này sẽ giúp tiết kiệm cho doanh nghiệp hàng trăm triệu đồng trong giai đoạn này.

Minh Thư