Hà Nội chấn chỉnh lạm dụng yêu cầu nộp bản sao có chứng thực:Hướng đến nền hành chính công hiện đại, vì nhân dân
Từ ngày 1-7, Hà Nội chính thức thực hiện mô hình chính quyền địa phương 2 cấp, một trong những kết quả nổi bật là cải cách thủ tục hành chính.
Tuy nhiên, tình trạng lạm dụng yêu cầu cá nhân, tổ chức nộp bản sao có chứng thực không cần thiết vẫn diễn ra, cần được chấn chỉnh để hướng đến một nền hành chính công hiện đại.
Giải quyết thủ tục hành chính cho người dân tại Điểm phục vụ hành chính công phường Bạch Mai.
Bản sao có chứng thực: Cần hay không?
Chị Phan Nguyễn Mai An, cư trú tại xã Gia Lâm, cho biết, đã phải mất đến 3 buổi nghỉ làm chỉ để hoàn thiện hồ sơ xin việc, trong đó có chứng thực chữ ký vào sơ yếu lý lịch cá nhân, dù toàn bộ thông tin đã có trên căn cước công dân và ứng dụng VNeID.
Tình trạng như của chị Mai An không phải là cá biệt. Tại Điểm phục vụ hành chính công phường Bạch Mai, thời gian qua, mỗi ngày tiếp nhận hơn 100 hồ sơ chứng thực chữ ký vào sơ yếu lý lịch, phần lớn là của tân sinh viên và người xin việc.
Là công chức Văn hóa - Xã hội tại Điểm phục vụ hành chính công phường Bạch Mai, những ngày qua chị Trần Thị Quỳnh luôn trong tình trạng quá tải.
“Tôi cho rằng đã là công dân Việt Nam và sử dụng ứng dụng VNeID thì không cần thiết phải xin chứng thực chữ ký trên vì hệ thống đã cập nhật đầy đủ. Nếu cần thông tin chuyên sâu hơn thì phải xin xác nhận lý lịch tư pháp. Việc lạm dụng chứng thực chữ ký và yêu cầu nộp bản sao có chứng thực gây lãng phí, mất thời gian của cả công chức lẫn công dân”, chị Quỳnh bày tỏ.
Tại xã đảo Minh Châu, Phó Chủ tịch UBND xã Đinh Tuấn Anh cho biết, trong tháng 8 vừa qua, trung bình mỗi ngày xã tiếp nhận và giải quyết khoảng 2-3 hồ sơ chứng thực, chủ yếu liên quan đến các loại giấy tờ như giấy tờ tùy thân, giấy khai sinh, giấy đăng ký kết hôn, giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, bằng cấp - chứng chỉ phục vụ cho học tập, tuyển dụng và giao dịch dân sự.
“Phần lớn nhu cầu chứng thực của người dân là chính đáng và nhằm phục vụ học tập, lao động, sản xuất, kinh doanh. UBND xã Minh Châu luôn bố trí cán bộ trực tiếp tiếp nhận, giải quyết nhanh gọn, tạo thuận lợi nhất cho nhân dân. Đồng thời, chúng tôi cũng tích cực tuyên truyền để cán bộ và người dân hiểu rõ những trường hợp nào thực sự cần chứng thực, trường hợp nào có thể thay thế bằng việc khai thác dữ liệu điện tử”, ông Đinh Tuấn Anh chia sẻ.
Đẩy mạnh liên thông, chia sẻ dữ liệu
Căn cứ quy định tại Khoản 1 Điều 6 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16-2-2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch quy định rõ: Trường hợp pháp luật quy định nộp bản sao thì cơ quan, tổ chức có trách nhiệm tiếp nhận bản sao, không được yêu cầu bản sao có chứng thực nhưng có quyền yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu. Người đối chiếu có trách nhiệm xác nhận tính chính xác của bản sao so với bản chính.
Giám đốc Trung tâm Phục vụ hành chính công thành phố Hà Nội Cù Ngọc Trang cho biết, qua theo dõi, kiểm tra cho thấy vẫn còn tình trạng yêu cầu cá nhân, tổ chức nộp bản sao có chứng thực. Cụ thể, yêu cầu cá nhân hoặc tổ chức nộp giấy tờ, tài liệu có xác nhận của cơ quan có thẩm quyền mà thông tin đã được tích hợp trên căn cước công dân điện tử, tài khoản định danh điện tử... trong thực hiện thủ tục hành chính, các giao dịch và hoạt động khác dẫn đến phiền hà, tốn kém cho người dân, lãng phí cho xã hội.
Công chức Văn hóa - Xã hội tại Điểm phục vụ hành chính công phường Bạch Mai Trần Thị Quỳnh cho biết, nhiều công ty bắt nhân viên phải công chứng cả căn cước công dân, rồi xác nhận là công dân trên địa bàn phường trong khi trên ứng dụng VNeID đã có thông tin này.
“Trong trường hợp này chúng tôi hướng dẫn để công dân hiểu và giải thích với công ty nên sau đó không thấy họ quay lại xin nữa. Vì thế, tôi cho rằng các công chức cũng có trách nhiệm tuyên truyền, hướng dẫn để công dân hiểu và giảm thiểu tình trạng này”, chị Quỳnh chia sẻ.
Phó Chủ tịch UBND xã Minh Châu Đinh Tuấn Anh cho rằng, để hạn chế tình trạng lạm dụng yêu cầu chứng thực, giải pháp quan trọng nhất là tiếp tục đẩy mạnh liên thông, chia sẻ dữ liệu giữa các cơ quan nhà nước. Khi thông tin đã được tích hợp đầy đủ, chính xác trên căn cước công dân gắn chip hoặc tài khoản định danh điện tử thì các đơn vị không nên yêu cầu người dân phải nộp thêm bản sao chứng thực...
Trước những bất cập trên, Chủ tịch UBND thành phố Hà Nội Trần Sỹ Thanh ký ban hành Chỉ thị số 12/CT-UBND ngày 29-8-2025 về chấn chỉnh tình trạng lạm dụng yêu cầu nộp bản sao có chứng thực; yêu cầu nộp giấy tờ, tài liệu trong trường hợp thông tin đã được tích hợp trên căn cước điện tử, tài khoản định danh điện tử.
Chỉ thị nêu rõ trường hợp pháp luật quy định nộp bản sao: Khi tiếp nhận bản sao, người tiếp nhận không được yêu cầu nộp bản sao có chứng thực, chỉ kiểm tra, đối chiếu bản sao với bản chính và chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản sao so với bản chính. Đồng thời, ưu tiên việc tái sử dụng các dữ liệu/tài liệu đã có trên môi trường điện tử, không được yêu cầu nộp giấy tờ, tài liệu trong trường hợp thông tin đã được tích hợp trên căn cước điện tử, tài khoản định danh điện tử...
Để làm được điều đó, các tổ chức cũng như mỗi công dân phải tích cực tham gia, hưởng ứng để thực thi quyền và lợi ích chính đáng đã được pháp luật quy định, đồng thời góp phần xây dựng nền hành chính tinh gọn, hiện đại và vì dân.
Phó Chủ tịch UBND phường Cửa Nam Trịnh Ngọc Trâm:
Xây dựng nền hành chính tinh gọn, hiện đại
Thực hiện nghiêm Chỉ thị số 12/CT-UBND ngày 29-8-2025 của Chủ tịch UBND thành phố Hà Nội, UBND phường Cửa Nam đã quán triệt đầy đủ đến toàn thể cán bộ, công chức, viên chức và người lao động, bảo đảm triển khai đồng bộ, hiệu quả.
Theo đó, 100% thủ tục hành chính giải quyết tại Điểm phục vụ hành chính công của phường không yêu cầu người dân, tổ chức nộp bản sao có chứng thực đối với những thủ tục pháp luật chỉ quy định nộp bản sao, chỉ xuất trình bản chính để đối chiếu khi cần thiết.
Đồng thời, phường nghiêm túc thực hiện quy định không yêu cầu giấy tờ, tài liệu nếu thông tin đó đã được tích hợp trên căn cước công dân gắn chíp hoặc tài khoản định danh điện tử, trừ trường hợp pháp luật chuyên ngành có quy định khác.
Để góp phần xây dựng nền hành chính tinh gọn, hiện đại, UBND phường tích cực tuyên truyền, hướng dẫn người dân tiếp nhận và sử dụng bản sao điện tử từ bản chính, đẩy mạnh số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính, từng bước chuyển dịch sang môi trường số.
Phó Chủ tịch UBND phường Phúc Lợi Bùi Anh Tuấn:
Cần quy định thống nhất, gắn với kiểm tra, xử lý vi phạm
Thực tiễn tại phường Phúc Lợi cho thấy, riêng trong tháng 8-2025, phường đã tiếp nhận và giải quyết 437 hồ sơ sao y bản chính, trung bình 22 hồ sơ/ngày, phản ánh nhu cầu lớn của người dân.
Để khắc phục triệt để tình trạng lạm dụng yêu cầu bản sao có chứng thực, cần có quy định thống nhất, cụ thể từ trung ương đến thành phố, áp dụng đồng bộ cho các cơ quan hành chính, doanh nghiệp, ngân hàng và tổ chức liên quan.
Song song với đó, cần đẩy mạnh tuyên truyền, phổ biến để cán bộ, công chức và người dân hiểu rõ lợi ích của việc sử dụng dữ liệu điện tử, khuyến khích tái sử dụng tài liệu số, giảm phụ thuộc vào bản sao giấy.
Các cơ quan quản lý cần rà soát, tinh gọn thủ tục hành chính, cắt giảm các yêu cầu chứng thực không cần thiết, đồng thời tăng cường thanh tra, kiểm tra và xử lý nghiêm vi phạm. Tại phường Phúc Lợi, UBND đã chỉ đạo cán bộ “một cửa” thực hiện nghiêm Chỉ thị số 12/CT-UBND, không lạm dụng yêu cầu chứng thực.
Chánh Văn phòng HĐND và UBND phường Định Công Lê Thị Thanh Ngà:
Phù hợp với cải cách hành chính, chuyển đổi số
Chỉ thị số 12/CT-UBND của UBND thành phố Hà Nội được ban hành kịp thời, phù hợp với chủ trương cải cách hành chính, chuyển đổi số quốc gia và xu hướng hiện đại hóa nền hành chính công.
Với nội dung rõ ràng, Chỉ thị xác định cụ thể trách nhiệm của từng cơ quan, đơn vị, đề cao vai trò người đứng đầu trong tổ chức thực hiện; đồng thời khuyến khích tối đa việc sử dụng dữ liệu số, bản sao điện tử thay thế bản sao chứng thực giấy.
Việc thực hiện nghiêm túc chỉ thị sẽ giúp giảm phiền hà, tiết kiệm chi phí và thời gian cho người dân, doanh nghiệp, đồng thời nâng cao chất lượng phục vụ, thúc đẩy xây dựng nền hành chính minh bạch, công khai và hiện đại.
Để triển khai hiệu quả, phường Định Công tiếp tục quán triệt chỉ thị tới toàn thể cán bộ, công chức, viên chức; rà soát, tinh giản quy trình giải quyết thủ tục hành chính, cắt giảm hồ sơ giấy không cần thiết; bảo đảm tiếp nhận và trả kết quả chứng thực bằng bản sao điện tử.
