Hiệu quả bước đầu từ mô hình quản trị số cấp xã ở Đồng Thái

Cán bộ Trung tâm Phục vụ hành chính công xã Đồng Thái hướng dẫn người dân giải quyết thủ tục, hồ sơ.

Sau khi thực hiện mô hình chính quyền địa phương 2 cấp, quy mô địa bàn cấp xã trên địa bàn tỉnh được mở rộng, dân số tăng lên, phạm vi quản lý rộng hơn và số lượng công việc phát sinh cũng lớn hơn trước. Từ giải quyết thủ tục hành chính, quản lý dân cư, đất đai, an sinh xã hội đến tiếp nhận và xử lý phản ánh, kiến nghị của người dân, tất cả đòi hỏi chính quyền cơ sở phải xử lý nhanh hơn, chính xác hơn và phối hợp hiệu quả hơn giữa các bộ phận chuyên môn.

Trong khi đó, nhiều địa phương vẫn đang vận hành theo phương thức quản lý truyền thống với dữ liệu phân tán ở nhiều hệ thống khác nhau. Mỗi lĩnh vực sử dụng một phần mềm riêng, thông tin chưa được liên thông, khiến việc tổng hợp, theo dõi và điều hành gặp không ít khó khăn. Quá trình thực hiện vẫn sử dụng cả quy trình điện tử và hồ sơ giấy, vừa mất thời gian vừa làm giảm hiệu quả quản trị.

Với quan điểm xuyên suốt của tỉnh là “không xây dựng một Trung tâm Giám sát và Điều hành thông minh (Intelligent Operation Center - IOC) thu nhỏ” ở cấp xã, không tạo thêm hệ thống độc lập mà phải đồng bộ với Trung tâm Điều hành thông minh IOC của tỉnh và ứng dụng NinhBinh-S, tháng 6/2026, xã Đồng Thái là địa phương đầu tiên trên địa bàn tỉnh được lựa chọn thí điểm thực hiện mô hình Phần mềm Quản trị số cấp xã.

Theo đồng chí Hoàng Văn Cảnh, Phó Chủ tịch UBND xã Đồng Thái: Khác với các phần mềm xử lý từng lĩnh vực riêng lẻ, hệ thống quản trị số cấp xã được thiết kế như một nền tảng điều hành tổng hợp. Mỗi chỉ tiêu, mỗi nhiệm vụ đều được cập nhật theo thời gian thực, giúp lãnh đạo xã nắm bắt tình hình, phát hiện tồn tại và đưa ra quyết định nhanh hơn.

Lãnh đạo xã Đồng Thái kiểm tra tiến độ xử lý công việc trên phần mềm quản trị cấp xã.

Điểm nổi bật của mô hình này không chỉ nằm ở việc số hóa hồ sơ hay thay thế giấy tờ bằng dữ liệu điện tử mà toàn bộ hoạt động điều hành của chính quyền được tích hợp trên một nền tảng thống nhất.

Từ giao nhiệm vụ, quản lý văn bản, theo dõi tiến độ, tổng hợp báo cáo đến giám sát kết quả thực hiện đều được cập nhật theo thời gian thực. Mỗi công việc đều gắn với người chịu trách nhiệm, thời hạn hoàn thành và trạng thái xử lý rõ ràng. Nhờ đó, lãnh đạo có thể theo dõi tiến độ thực hiện của từng nhiệm vụ ngay trên hệ thống mà không cần thông qua nhiều cấp trung gian như trước.

Việc quản lý dựa trên dữ liệu giúp giảm đáng kể tình trạng bỏ sót công việc, chậm tiến độ hoặc thiếu thông tin trong quá trình điều hành. Đồng thời, mọi hoạt động đều được lưu vết trên hệ thống, góp phần tăng tính minh bạch và trách nhiệm của từng cá nhân, bộ phận.

“Trước đây nhiều nội dung phải tổng hợp thủ công hoặc báo cáo qua nhiều kênh khác nhau thì nay đều được cập nhật trên cùng một hệ thống. Lãnh đạo xã có thể theo dõi tiến độ xử lý công việc theo thời gian thực, kịp thời chỉ đạo những nhiệm vụ còn chậm hoặc cần phối hợp. Điều này giúp nâng cao tính chủ động trong điều hành và giảm đáng kể thời gian xử lý công việc” - đồng chí Hoàng Văn Cảnh, Phó Chủ tịch UBND xã Đồng Thái cho biết.

Theo lãnh đạo xã Đồng Thái, phần mềm cũng góp phần thay đổi tư duy quản lý từ dựa trên kinh nghiệm sang quản trị dựa trên dữ liệu. Mọi quyết định điều hành đều có cơ sở thông tin đầy đủ, giúp việc phân công, giám sát và đánh giá hiệu quả công việc khách quan hơn.

Một trong những chuyển biến rõ nét nhất sau khi triển khai phần mềm là sự thay đổi trong phương thức làm việc của đội ngũ cán bộ, công chức. Thay vì xử lý công việc chủ yếu thông qua hồ sơ giấy hoặc trao đổi trực tiếp, mỗi cán bộ hiện đều được cấp một tài khoản để tiếp nhận nhiệm vụ, cập nhật tiến độ và báo cáo kết quả ngay trên hệ thống.

Mỗi cán bộ được cấp 1 tài khoản, được phân cấp, phân quyền rõ ràng.

Đồng chí Trần Thị Nga, Giám đốc Trung tâm Phục vụ hành chính công xã Đồng Thái cho biết: “Việc áp dụng phần mềm quản trị điện tử giúp lãnh đạo Trung tâm theo dõi được số lượng hồ sơ, tỷ lệ giải quyết, tiến độ xử lý, các chỉ số về số hóa và mức độ hài lòng của người dân. Hệ thống cũng cho phép giao nhiệm vụ, giám sát và đánh giá công việc kịp thời, minh bạch. Nhờ đó, nhiều khâu được rút ngắn, giảm áp lực giấy tờ, nâng cao hiệu quả quản lý và giúp cán bộ có thêm thời gian tập trung phục vụ người dân”.

Theo thống kê, từ đầu năm đến nay, Trung tâm đã tiếp nhận 2.850 hồ sơ thuộc nhiều lĩnh vực như chứng thực, hộ tịch, đất đai, bảo trợ xã hội,... Riêng từ tháng 6 đến nay, trung bình mỗi ngày Trung tâm tiếp nhận khoảng 100 thủ tục, hồ sơ, những ngày cao điểm lên tới gần 200 thủ tục, hồ sơ.

Khối lượng công việc nhiều, song với hệ thống quản trị điện tử đã góp phần đẩy nhanh tiến độ giải quyết công việc, nâng cao chất lượng phục vụ nhân dân. Kết quả trong những tháng vừa qua cho thấy, 100% hồ sơ đều được giải quyết đúng và trước hạn, không phát sinh hồ sơ quá hạn trên hệ thống; tỉ lệ hồ sơ trực tuyến đạt 100%; mức độ hài lòng của người dân đạt 100%.

Theo kế hoạch của tỉnh, sau giai đoạn thử nghiệm tại xã Đồng Thái, phần mềm sẽ tiếp tục được điều chỉnh, hoàn thiện trước khi nhân rộng đến 15 xã, phường đại diện cho các khu vực khác nhau trên địa bàn tỉnh. Đây sẽ là cơ sở thực tiễn quan trọng để đánh giá hiệu quả, hoàn thiện mô hình và từng bước xây dựng nền hành chính số đồng bộ từ tỉnh đến cơ sở.

Những kết quả bước đầu cho thấy mô hình đã mở ra hướng đi đúng trong đổi mới phương thức quản lý, điều hành và phục vụ người dân, doanh nghiệp. Tuy nhiên, để chuyển đổi số thực sự trở thành động lực phát triển, cần tiếp tục hoàn thiện các chức năng của hệ thống phần mềm, đẩy mạnh kết nối, chia sẻ dữ liệu với các cơ sở dữ liệu quốc gia, chuẩn hóa dữ liệu, bảo đảm an toàn, an ninh thông tin và nâng cao năng lực số cho đội ngũ cán bộ cơ sở.

Quan trọng hơn, mỗi cán bộ, công chức cần hình thành tư duy và thói quen làm việc trên môi trường số, lấy dữ liệu làm nền tảng, lấy người dân và doanh nghiệp làm trung tâm của mọi hoạt động phục vụ.