Hiệu quả bước đầu việc đưa phần mềm ISO điện tử đi vào hoạt động

Theo lãnh đạo Sở Khoa học và Công nghệ (KH&CN) tỉnh Sóc Trăng, từ năm 2007, đơn vị được UBND tỉnh giao tham mưu triển khai áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 tại cơ quan hành chính nhà nước trên địa bàn tỉnh Sóc Trăng. Đến nay đã triển khai tại 150 cơ quan hành chính nhà nước trên địa bàn tỉnh.

Trường Đại học Cần Thơ trao giấy chứng nhận bản quyền sử dụng phần mềm ISO điện tử cho tỉnh Sóc Trăng.

Trong quá trình triển khai, Sở KH&CN cũng đã nhận thấy một số nhược điểm của việc tổ chức vận hành ISO trên bản giấy như: việc tổ chức đánh giá vận hành ISO hằng năm trên bản giấy của các cơ quan diễn ra mất nhiều thời gian và công sức làm việc. Từ khâu lập kế hoạch đánh giá nội bộ, tiến hành đánh giá nội bộ đến cập nhật thủ tục hành chính, tài liệu văn bản quy phạm pháp luật… tất cả các công việc nêu trên gây hao tốn rất nhiều thời gian, công sức và cả chi phí cho việc tổ chức các công tác này. Kết quả đánh giá tổng hợp từ các đơn vị hiện nay đôi khi còn chưa mang tính chất khách quan, phản ánh chưa sát với thực tế vận hành của các đơn vị… do đó khi tiến hành kiểm tra, đánh giá thì kết quả báo cáo chưa phản ánh được chính xác quá trình thực hiện thực tế của đơn vị đó.

Hệ thống tài liệu, biểu mẫu, quy trình công việc của ISO là rất lớn và luôn luôn tiến hành cải tiến nhằm ngày càng tinh giản hóa, nâng cao tính hiệu quả hơn nữa nên gây khó khăn cho các đơn vị khi áp dụng vào thực tế. Từ đó, người vận hành chính thức dễ dàng mắc các lỗi như sử dụng sai biểu mẫu, chưa cập nhật kịp thông tin về việc thay đổi quy trình thủ tục, sổ tay chất lượng, biểu mẫu sử dụng. Quy trình quản lý ISO cần gắn với hệ thống Dịch vụ công nhằm quản lý cả về quy trình nội bộ và quy trình cung cấp dịch vụ của đơn vị đến tổ chức, cá nhân có giao dịch với đơn vị. Đồng thời, cung cấp đến tổ chức, cá nhân thông tin kịp thời, chính xác về dịch vụ công của đơn vị…

Thực hiện Kế hoạch số 83/KH-UBND, ngày 4/6/2021 của UBND tỉnh về việc ứng dụng công nghệ thông tin trong cơ quan nhà nước phát triển chính quyền số và bảo đảm an toàn thông tin mạng tỉnh Sóc Trăng giai đoạn 2021 - 2025, Sở KH&CN đã ban hành Kế hoạch số 40/KH-SKHCN, ngày 13/8/2021 về việc triển khai thí điểm áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 bản điện tử tại cơ quan hành chính nhà nước trên địa bàn tỉnh Sóc Trăng. Năm 2021, Sở KH&CN Sóc Trăng đã triển khai thí điểm phần mềm tại 3 đơn vị, gồm: Sở KH&CN, Sở Thông tin và Truyền thông, Chi cục Tiêu chuẩn Đo lường chất lượng. Nhìn chung, qua thời gian triển khai thí điểm, kết quả cho thấy việc áp dụng ISO đã có kết quả nhất định, hệ thống ISO điện tử đã được cài đặt và vận hành, đồng thời kết nối với Hệ thống Một cửa điện tử và Dịch vụ công trực tuyến tỉnh Sóc Trăng; Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành, giúp vận hành cơ chế “một cửa”, “một cửa liên thông” hiệu quả hơn, nhất là trong phối hợp giữa các đơn vị, tránh chồng chéo. Tuy nhiên, hiện tại Phần mềm ISO điện tử chỉ liên thông lấy dữ liệu từ Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành nhưng chưa thể tích hợp được.

Từ kết quả triển khai tại các đơn vị mang lại hiệu quả thiết thực, nâng cao chất lượng trong công tác quản lý, nhất là trong giai đoạn thúc đẩy thực hiện công tác cải cách hành chính hiện nay thì việc nhân rộng quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 tại các cơ quan quản lý nhà nước là rất cần thiết. Đồng thời, việc áp dụng phần mềm ISO điện tử là công cụ hỗ trợ đắc lực cho cơ quan nhà nước quản lý công việc hiệu quả; giúp người dân tiết kiệm thời gian, chi phí, góp phần thực hiện chính quyền điện tử tại tỉnh Sóc Trăng. Qua đó, Sở KH&CN đã tham mưu UBND tỉnh ban hành Kế hoạch số 99/KH-UBND, ngày 18/5/2023 về việc “Triển khai áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 bản điện tử vào hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước tỉnh Sóc Trăng năm 2023”.

Đồng chí Bùi Minh Châu - Phó Giám đốc Sở KH&CN Sóc Tăng cho biết, trong năm 2023, Sở KH&CN tỉnh đã phối hợp với Trung tâm Công nghệ Phần mềm Trường Đại học Cần Thơ xây dựng và triển khai thí điểm áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 bản điện tử (ISO điện tử) tại cơ quan hành chính nhà nước trên địa bàn tỉnh Sóc Trăng tại 39 đơn vị. Đến cuối năm 2023, tỉnh Sóc Trăng có 42 đơn vị (19 sở, ban ngành; 12 chi cục thuộc sở; 11 UBND huyện, thị xã, thành phố) đã triển khai áp dụng ISO điện tử. Phần mềm được cài đặt trên hệ thống máy chủ tại Trung tâm Tích hợp dữ liệu tỉnh đặt tại Sở Thông tin và Truyền thông Sóc Trăng. Hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 bản điện tử hiện nay được đặt tại Trung tâm Tích hợp dữ liệu của tỉnh tại địa chỉ: https://iso.soctrang.gov.vn với 42 cổng thành phần.

Cũng trong năm 2023, Sở KH&CN đã phối hợp Trung tâm Công nghệ phần mềm Trường Đại học Cần Thơ tổ chức 31 lớp tập huấn về hướng dẫn quản trị và vận hành phần mềm tại 42 đơn vị với sự tham gia của 456 lượt học viên tham dự. Tính đến cuối năm 2023, phần lớn các đơn vị đã nhập liệu tương đối đầy đủ trên Phần mềm ISO điện tử. Theo đồng chí Bùi Minh Châu, để việc triển khai phần mềm ISO điện tử đạt hiệu quả cao, góp phần thực hiện thành công chuyển đổi số, Sở KH&CN đã ban hành Công văn số 755/SKHCN-TĐC, ngày 6/6/2024 về việc tiếp tục triển khai phần mềm ISO điện tử tại các cơ quan hành chính nhà nước tỉnh Sóc Trăng. Qua đó, sở đã phối hợp cùng Trung tâm Công nghệ phần mềm Trường Đại học Cần Thơ tổ chức lớp tập huấn hướng dẫn sử dụng Phần mềm ISO điện tử với hình thức trực tuyến cho 42 đơn vị triển khai phần mềm.

Nhìn chung, hiện nay các đơn vị đã quen dần với việc cập nhật tài liệu hệ thống quản lý chất lượng trên Phần mềm ISO điện tử. Tính đến nay, các đơn vị đã nhập liệu và sử dụng phần mềm tương đối ổn định, từng bước hình thành thói quen áp dụng hệ thống quản lý chất lượng trên môi trường điện tử, cụ thể: bối cảnh tổ chức (42/42 đơn vị); chính sách chất lượng (42/42 đơn vị); kế hoạch duy trì hệ thống quản lý chất lượng (33/42 đơn vị); mục tiêu chất lượng (34/42 đơn vị); chương trình đánh giá (42/42 đơn vị); quyết định công bố hệ thống quản lý chất lượng (33/42 đơn vị). Trong quá trình sử dụng, đơn vị triển khai phần mềm đã bố trí đội ngũ hỗ trợ kỹ thuật sẵn sàng giải đáp các thắc mắc và xử lý sự cố phát sinh trong quá trình các đơn vị vận hành sử dụng phần mềm. Hỗ trợ từ xa thông qua các công cụ kết nối, giúp xử lý kịp thời các vấn đề mà không cần đến trực tiếp. Cung cấp thông tin liên hệ trực tiếp để liên lạc khi gặp vấn đề về kỹ thuật hoặc vận hành phần mềm. Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm, video hướng dẫn, quy trình thao tác được cung cấp đầy đủ để hỗ trợ cán bộ sử dụng một cách hiệu quả. Thu thập ý kiến từ các cơ quan để nâng cấp, điều chỉnh phần mềm, đảm bảo phù hợp với yêu cầu thực tế. Phối hợp chặt chẽ với các đơn vị liên quan đảm bảo hệ thống hoạt động ổn định, liên thông, chia sẻ dữ liệu được thông suốt.

Để đưa phần mềm ISO điện tử đi vào hoạt động hiệu quả trong thời gian tới, Sở KH&CN Sóc Trăng kiến nghị UBND tỉnh xem xét triển khai thí điểm Phần mềm ISO điện tử tại tất cả các xã, phường, thị trấn trên địa bàn tỉnh Sóc Trăng nhằm góp phần nâng cao chỉ số cải cách hành chính của địa phương về các chỉ số: PCI (chỉ số năng lực cạnh tranh cấp tỉnh), DDCI (chỉ số năng lực cạnh tranh cấp huyện và sở, ngành), SIPAS (chỉ số hài lòng về sự phục vụ hành chính), PAPI (hiệu quả quản trị và hành chính công cấp tỉnh)… Các cơ quan hành chính cần tiếp tục vận hành Hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2015 bản điện tử, đồng thời cải tiến và nâng cấp phần mềm để đảm bảo đáp ứng các yêu cầu pháp luật và quản lý chất lượng. Việc cập nhật thường xuyên các tính năng mới sẽ giúp hỗ trợ quy trình, thủ tục hành chính hiệu quả hơn. Lãnh đạo các cơ quan cần tích cực tham gia vào việc triển khai và vận hành phần mềm, đảm bảo các bộ phận nhận thức rõ tầm quan trọng của hệ thống. Đồng thời, cần tổ chức khảo sát, thu thập ý kiến phản hồi từ cán bộ, công chức, phối hợp chặt chẽ với các nhà phát triển để khắc phục kịp thời các vấn đề và nâng cao hiệu quả sử dụng. Các cơ quan sử dụng phần mềm cần thường xuyên tổ chức các lớp đào tạo sử dụng phần mềm cho cán bộ, đặc biệt là người mới.

QUANG BÌNH