Hiệu quả ứng dụng phần mềm số hóa trong quản lý hồ sơ người có công
Theo thống kê từ Sở Lao động, Thương binh và Xã hội (LĐ-TB-XH), toàn tỉnh hiện có gần 256.000 hồ sơ người có công (NCC) với cách mạng đang được quản lý và lưu trữ.
Cán bộ Phòng Người có công (Sở LĐ-TB-XH) ứng dụng phần mềm số hóa trong quản lý hồ sơ NCC, đảm bảo việc lưu trữ hồ sơ, tra cứu thông tin giải quyết các chế độ, chính sách cho NCC thuận lợi, nhanh chóng, đúng thời gian quy định.
(baophutho.vn) - Theo thống kê từ Sở Lao động, Thương binh và Xã hội (LĐ-TB-XH), toàn tỉnh hiện có gần 256.000 hồ sơ người có công (NCC) với cách mạng đang được quản lý và lưu trữ. Trước đây, việc quản lý hồ sơ gặp khó khăn do nhiều giấy tờ lưu trữ trong hồ sơ bị cũ, hỏng theo thời gian, thậm chí mục nát, khó tiếp tục lưu trữ lâu dài, ảnh hưởng đến thông tin cần tra cứu cũng như thực hiện chế độ, chính sách đối với NCC.
Trước thực tế trên, năm 2015, Sở LĐ-TB-XH đã tiến hành khảo sát, xây dựng phương án đề xuất UBND tỉnh cho xây dựng mới Kho lưu trữ hồ sơ đảm bảo các quy chuẩn, tiêu chuẩn về lưu trữ hồ sơ; phối hợp với Chi cục Văn thư - Lưu trữ (thuộc Sở Nội vụ) tiến hành biên tập, sắp xếp lại toàn bộ hồ sơ NCC. Từ khi triển khai ứng dụng phần mềm số hóa hồ sơ NCC, công tác bảo quản hồ sơ và lưu trữ thông tin, dữ liệu đã trở nên khoa học, thuận tiện trong tra cứu.
Trên tinh thần bám sát các tiêu chí cơ bản số hóa hồ sơ NCC, Sở LĐ-TB-XH đã yêu cầu nhà cung cấp phần mềm, các đơn vị phối hợp khẩn trương chuyển quản lý, lưu trữ hồ sơ người có công ở dạng giấy thành dạng “phi hồ sơ tài liệu giấy” vẫn đảm bảo giữ đầy đủ thông tin trên giấy tờ, đáp ứng công tác quản lý và nhu cầu thông tin khi cần tra cứu, giải quyết chính sách để nhằm giảm thiểu việc tra cứu trực tiếp đối với các loại hồ sơ đặc biệt quan trọng, tình trạng vật lý kém và có tần suất khai thác nhiều. Từ năm 2019 đến nay, phần mềm đã đi vào hoạt động ổn định, cơ bản đáp ứng nhu cầu tra cứu thông tin, giấy tờ phục vụ giải quyết chính sách, chế độ kịp thời, chính xác cao, giúp tiết kiệm thời gian, nhân lực, kinh phí trong việc bảo quản tài liệu hồ sơ. Dữ liệu còn được phân quyền khai thác và sử dụng đến Phòng Lao động, Thương binh và Xã hội các huyện, thành, thị trong tỉnh.
Bà Nguyễn Thị Thu Thủy- Trưởng phòng Người có công, Sở LĐ-TB-XH cho biết: Nhờ ứng dụng phần mềm số hóa mà mỗi khi duyệt đề xuất của cán bộ trong Phòng về giải quyết các chế độ, chính sách, tôi có thể kiểm tra, giám sát chặt chẽ hơn, dùng phần mềm để tra cứu hồ sơ, kiểm tra nội dung cán bộ tham mưu mà không phải mất nhiều thời gian. Bên cạnh đó, công tác cập nhật biến động hồ sơ, tăng, giảm cũng rất thuận lợi, thay vì phải cộng bằng sổ sách như trước thì giờ đây có thể tra cứu, tổng hợp ngay trên máy tính trong khoảng thời gian ngắn. Hơn nữa còn giảm tần suất khai thác hồ sơ giấy, giúp việc lưu giữ hồ sơ gốc nguyên vẹn, tránh thất lạc.
Hiện Sở LĐ-TB-XH đang quản lý chi trả trợ cấp hàng tháng từ ngân sách Nhà nước cho 22.780 người có công với cách mạng. Trong sáu tháng đầu năm 2021, Sở đã giải quyết bổ sung, giải quyết mới chế độ chính sách cho 1.680 người có công và gia đình NCC với cách mạng. Việc đồng bộ và quy chuẩn hóa cơ sở dữ liệu thông tin về hồ sơ NCC đã góp phần thực hiện việc quản lý, khai thác, giải quyết chính sách ưu đãi NCC một cách nhanh chóng, hiệu quả. Đặc biệt, ứng dụng công nghệ thông tin, hiện đại hóa nền hành chính nhà nước trong thực hiện chính quyền điện tử, Sở đã cung cấp 118 thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của Sở trên hệ thống phần mềm một cửa và dịch vụ công trực tuyến thực hiện tại Trung tâm phục vụ hành chính công của tỉnh, trong đó có 33 thủ tục hành chính thuộc lĩnh vực giải quyết chế độ chính sách cho NCC (21/33 thủ tục được giải quyết ở mức độ 3). Từ đó giúp NCC và thân nhân NCC thuận lợi trong thực hiện các thủ tục pháp lý cũng như các chế độ chính sách, giảm thời gian đi lại.
Có thể thấy, việc ứng dụng phần mềm số hóa trong quản lý hồ sơ NCC không chỉ tạo bước đột phá quan trọng trong quản lý, thực hiện chính sách ưu đãi NCC với cách mạng mà còn mang lại hiệu quả thiết thực, giải quyết được nỗi lo thất thoát, hư hỏng hồ sơ NCC, giúp cán bộ lao động, thương binh và xã hội thuận lợi trong tra cứu thông tin, giải quyết chế độ chính sách cho NCC, thân nhân NCC với cách mạng.
