Hộ kinh doanh cần biết gì khi lên công ty, thay đổi thuế khoán?

Hộ kinh doanh thêm cơ hội và thách thức khi chuyển đổi

Ngày 17/6, tại TP. Hồ Chí Minh, hội thảo chuyên đề: “Tìm hiểu vấn đề “Lên công ty” và “Thay đổi thuế khoán” - Các thay đổi về quy định pháp lý và chính sách hỗ trợ, ưu đãi” đã diễn ra với sự phối hợp tổ chức giữa Hội Doanh nghiệp hàng Việt Nam chất lượng cao, Trung tâm Nghiên cứu kinh doanh và Hỗ trợ doanh nghiệp (BSA), cùng Liên đoàn Thương mại và Công nghiệp Việt Nam - Chi nhánh TP. Hồ Chí Minh (VCCI TP. Hồ Chí Minh).

Sự kiện nhằm giúp cộng đồng hộ kinh doanh nhỏ lẻ nắm bắt kịp thời những thay đổi lớn sắp có hiệu lực trong giai đoạn 2025-2026. Cụ thể, từ ngày 1/6/2025, hộ kinh doanh có doanh thu trên 1 tỷ đồng/năm sẽ bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế từ máy tính tiền. Từ ngày 1/7/2025, chủ hộ kinh doanh đăng ký hoạt động phải tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc. Và đặc biệt, từ này 1/1/2026, thuế khoán sẽ bị xóa bỏ, thay vào đó hộ kinh doanh phải kê khai thuế dựa trên doanh thu thực tế và sổ sách kế toán. Những thay đổi này đang đặt ra áp lực lớn cho hàng triệu hộ kinh doanh trên cả nước.

Bà Nguyễn Cẩm Chi - Giám đốc Khối tư vấn phát triển bền vững, Công ty MCG Management Consulting. Ảnh: Thanh Minh

Chia sẻ tại hội thảo, bà Nguyễn Cẩm Chi - Giám đốc Khối tư vấn Phát triển bền vững, Công ty MCG Management Consulting - nhấn mạnh vai trò to lớn của khu vực hộ kinh doanh trong nền kinh tế. Hiện cả nước có hơn 5,2 triệu hộ kinh doanh, tạo ra khoảng 8-9 triệu việc làm và đóng góp gần 30% vào ngân sách nhà nước. Đây là lực lượng đang được nâng niu vì đóng góp lớn, nhưng cũng cần chuẩn bị tâm thế cho các thay đổi. Chính phủ có mục tiêu đạt 2 triệu doanh nghiệp và sẽ rà soát các hộ đủ điều kiện để chuyển đổi mô hình.

Theo bà Cẩm Chi, qua mười mấy năm hỗ trợ các tiểu thương, hộ kinh doanh cá thể, có nhiều người chia sẻ rằng, mình không biết lãi hay lỗ vì không có sổ sách. Việc bỏ thuế khoán và chuyển sang kê khai thuế thực tế sẽ giúp hình thành thói quen quản lý tài chính và minh bạch hoạt động. Tuy nhiên, không phải mọi hộ kinh doanh đều cần hoặc nên "lên công ty".

Bà Cẩm Chi phân tích cụ thể: Với ngành bán lẻ, nếu chỉ định duy trì mô hình tiệm tạp hóa thì không nhất thiết phải thành lập công ty. Nhưng nếu có định hướng phát triển thành chuỗi hoặc mở rộng hệ thống đại lý, việc chuyển sang mô hình doanh nghiệp là cần thiết.

Một điểm đáng lưu ý, bất kể có lên công ty hay không, các hộ kinh doanh đều phải truy xuất nguồn gốc hàng hóa. Đây là yếu tố sống còn, đặc biệt sau các đợt kiểm tra hoặc yêu cầu truy trách nhiệm hàng hóa. “Khi có hóa đơn điện tử, máy tính tiền, người mua sẽ biết rõ nguồn gốc. Đó là cam kết, là lời hứa về chất lượng và trách nhiệm”, bà Chi nhấn mạnh.

Với ngành ăn uống, việc truy xuất nguyên liệu đầu vào, đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm là yêu cầu bắt buộc. Do đó, bà Cẩm Chi khuyến nghị nên chuyển sang mô hình công ty để dễ dàng xin các loại giấy phép như an toàn thực phẩm và phòng cháy chữa cháy, những giấy tờ vốn rất khó tiếp cận với hộ kinh doanh cá thể.

Về hình thức pháp lý, hộ kinh doanh có thể cân nhắc giữa các mô hình như doanh nghiệp tư nhân, công ty TNHH một thành viên, hai thành viên trở lên hoặc công ty cổ phần. Chẳng hạn, hộ bán lẻ nếu lên công ty thì nên chọn mô hình công ty TNHH hai thành viên để có thể tính lương của chủ doanh nghiệp vào chi phí. Ngược lại, với ngành ăn uống, mô hình công ty TNHH một thành viên thường thuận tiện và đơn giản hơn.

“Không phải ai cũng buộc phải lên công ty. Có thể bắt đầu từ việc chuyển sang kê khai thuế là phù hợp. Nếu có định hướng mở rộng, ký hợp đồng, vay vốn thì hãy cân nhắc chuyển đổi”, bà Cẩm Chi lưu ý thêm.

Đáng chú ý, Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp sửa đổi (có hiệu lực từ ngày 1/10/2025) đã bổ sung ưu đãi cho hộ kinh doanh chuyển đổi mô hình. Cụ thể, họ sẽ được miễn thuế thu nhập doanh nghiệp trong 2 năm đầu, giảm 50% trong 4 năm tiếp theo. Cùng với đó là hàng loạt chính sách hỗ trợ như đào tạo, chuyển đổi số, tư vấn quản lý và miễn phí phần mềm bán hàng cho hộ lên doanh nghiệp.

Hộ kinh doanh cần hiểu đúng về nghĩa vụ kê khai, nộp thuế

Ông Hoàng Xuân Nam - Phó Trưởng phòng Quản lý và Hỗ trợ doanh nghiệp số 4, Chi cục Thuế khu vực II (TP. Hồ Chí Minh) cho rằng, một số cơ sở kinh doanh hiện nay vẫn chưa hiểu rõ bản chất của thuế. "Thuế là nguồn thu chủ yếu để duy trì hoạt động của Nhà nước. Việc miễn học phí, viện phí, phát triển hạ tầng... đều từ thuế mà ra", ông Nam nói. Vì vậy, theo ông, mọi hình thức kinh doanh có phát sinh lợi nhuận, dù là doanh nghiệp, hộ cá thể, hay kinh doanh qua sàn thương mại điện tử đều có trách nhiệm kê khai và nộp thuế đầy đủ.

Ông Hoàng Xuân Nam - Phó Trưởng phòng Quản lý và Hỗ trợ doanh nghiệp số 4, Chi cục Thuế khu vực II (TP. Hồ Chí Minh). Ảnh Thanh Minh

Ông Nam bác bỏ quan điểm cho rằng chỉ nhận tiền mặt thì không phải kê khai thuế. Đồng thời nhấn mạnh, dù thanh toán bằng chuyển khoản hay tiền mặt, nghĩa vụ thuế vẫn như nhau và kê khai là bắt buộc với mọi hình thức kinh doanh. Việc chuyển từ thuế khoán sang kê khai thuế, theo ông Nam, không phải là nguyên nhân khiến hộ kinh doanh phải đóng cửa. Thay vào đó, nguyên nhân có thể đến từ việc kinh doanh hàng hóa không rõ nguồn gốc, vi phạm quy định chất lượng, dẫn đến bị kiểm tra và xử lý.

Ông Nam cũng lưu ý rằng, việc lập hóa đơn, đặc biệt là hóa đơn điện tử (E-invoice) không chỉ là nghĩa vụ thuế mà còn là yếu tố đảm bảo minh bạch trong hoạt động kinh doanh. Nếu không có hóa đơn, không truy xuất được nguồn gốc, thì coi như tự loại mình ra khỏi cuộc chơi, đó cũng là cách tạo sự công bằng với những người kinh doanh trung thực, kê khai đúng.

Từ ngày 1/6/2025, các hộ kinh doanh thuộc một trong 4 nhóm sau bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền có mã của cơ quan thuế: Hộ khoán có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên; hộ có sử dụng máy tính tiền; hộ có xác định được doanh thu bán hàng hóa dịch vụ; các đơn vị bán hàng trực tiếp đến người tiêu dùng như siêu thị, nhà hàng, khách sạn, vận tải, vui chơi giải trí...

Máy tính tiền là hệ thống gồm nhiều thiết bị điện tử kết nối với nhau, có chức năng tính tiền, lưu trữ và chuyển dữ liệu bán hàng. E-invoice từ máy tính tiền không bắt buộc có chữ ký số và vẫn được công nhận là chứng từ hợp pháp khi xác định nghĩa vụ thuế. Người mua có thể nhận hóa đơn qua email, tin nhắn hoặc mã QR để tra cứu, tải về.

Theo ông Nam, hộ kinh doanh cần chủ động làm quen với quy định mới, đặc biệt là việc sử dụng hóa đơn điện tử. Đây không chỉ là công cụ quản lý thuế, mà còn là bước tiến trong chuẩn hóa chất lượng, minh bạch hóa hoạt động kinh doanh.

Giai đoạn 2025-2026 sẽ là bước ngoặt lớn đối với cộng đồng hộ kinh doanh tại Việt Nam. Việc hiểu đúng, chuẩn bị kỹ và lựa chọn mô hình phù hợp sẽ giúp các hộ kinh doanh không chỉ tuân thủ pháp luật mà còn phát triển bền vững hơn trong môi trường kinh doanh ngày càng minh bạch và chuyên nghiệp.

Minh Khuê