Hồ sơ đất đai thiếu giấy tờ, cơ quan phải hướng dẫn bổ sung một lần thế nào?

Hồ sơ thiếu phải được hướng dẫn một lần

Ngày 7.9.2026, Bộ Nông nghiệp và Môi trường ban hành Công văn số 10108/BNNMT-QLĐĐ về việc thực hiện thủ tục hành chính trong lĩnh vực đất đai, gửi UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.

Bộ Nông nghiệp và Môi trường yêu cầu các địa phương chấm dứt tình trạng trả hồ sơ giải quyết thủ tục hành chính về đất đai nhiều lần. Ảnh: VGP/Thùy Chi

Tại văn bản này, Bộ Nông nghiệp và Môi trường yêu cầu các địa phương nâng cao chất lượng phục vụ người dân, doanh nghiệp trong giải quyết thủ tục hành chính về đất đai, trong đó chấm dứt tình trạng trả hồ sơ nhiều lần.

Theo yêu cầu của Bộ, trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, chưa hợp lệ thì cơ quan tiếp nhận phải có văn bản hướng dẫn hoàn thiện hồ sơ một lần duy nhất, nêu rõ các nội dung cần bổ sung, hoàn thiện.

Như vậy, với một hồ sơ đất đai, cơ quan tiếp nhận phải kiểm tra các thành phần hồ sơ ngay khi tiếp nhận và xác định đầy đủ những nội dung còn thiếu hoặc chưa đúng để hướng dẫn người dân hoàn thiện. Không nên xảy ra tình trạng người dân bổ sung xong một loại giấy tờ, nộp lại hồ sơ rồi mới được yêu cầu tiếp tục bổ sung thêm những giấy tờ khác mà cơ quan tiếp nhận có thể xác định ngay từ lần kiểm tra đầu tiên.

Công văn số 10108/BNNMT-QLĐĐ ngày 7.9.2026 là chỉ đạo mới nhất của Bộ Nông nghiệp và Môi trường về vấn đề này.

Quy định “một lần” được thực hiện theo cơ chế một cửa

Yêu cầu không để người dân phải bổ sung hồ sơ nhiều lần không chỉ được đặt ra riêng đối với lĩnh vực đất đai mà còn nằm trong quy định chung về thực hiện thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa.

Văn bản mới nhất điều chỉnh cơ chế này là Nghị định số 309/2026/NĐ-CP ngày 5.8.2026 của Chính phủ, sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 118/2025/NĐ-CP về thực hiện thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông. Nghị định 309/2026/NĐ-CP được ban hành ngày 5.8.2026.

Theo các quy định được cập nhật tại Nghị định 309/2026/NĐ-CP, khi hồ sơ chưa đầy đủ, chưa chính xác, không thuộc thẩm quyền giải quyết hoặc không khai thác được thông tin, dữ liệu theo quy định, người tiếp nhận phải thông báo rõ nội dung, lý do và hướng dẫn cụ thể, đầy đủ để tổ chức, cá nhân bổ sung, hoàn thiện hoặc thực hiện đúng thủ tục.

Điểm cần lưu ý là yêu cầu “một lần” không có nghĩa cơ quan nhà nước phải giải quyết một hồ sơ dù hồ sơ đó chưa đáp ứng các điều kiện theo pháp luật chuyên ngành. Ý nghĩa của quy định là cơ quan tiếp nhận phải thực hiện việc kiểm tra, hướng dẫn đầy đủ ngay từ đầu, tránh để người dân phải đi lại nhiều lần do việc hướng dẫn không đầy đủ.

Vì vậy, nếu hồ sơ còn thiếu nhiều thành phần, cơ quan tiếp nhận phải xác định và hướng dẫn đầy đủ các nội dung cần bổ sung trong lần hướng dẫn đó, thay vì chia nhỏ việc yêu cầu bổ sung thành nhiều lần.

Không được yêu cầu lại thông tin Nhà nước đã có

Một nội dung khác cần lưu ý khi làm thủ tục đất đai là việc khai thác dữ liệu đã có trong hệ thống thông tin, cơ sở dữ liệu của cơ quan nhà nước.

Theo các quy định mới về cơ chế một cửa, cơ quan có thẩm quyền phải chủ động khai thác, sử dụng thông tin, dữ liệu đã có trong các cơ sở dữ liệu được kết nối, chia sẻ để phục vụ giải quyết thủ tục hành chính. Trường hợp thông tin, giấy tờ đã được số hóa, có giá trị pháp lý và được kết nối, chia sẻ theo quy định thì không đặt ra yêu cầu người dân cung cấp lại những thông tin tương ứng.

Đây là điểm đặc biệt đáng chú ý đối với thủ tục đất đai trong bối cảnh các địa phương đang đẩy nhanh xây dựng, hoàn thiện và kết nối cơ sở dữ liệu đất đai.

Bộ Nông nghiệp và Môi trường cũng yêu cầu các địa phương tăng cường kết nối, chia sẻ dữ liệu đất đai với các cơ sở dữ liệu liên quan nhằm giảm giấy tờ, thời gian và chi phí cho người dân, doanh nghiệp. Chỉ khi thông tin không khai thác được theo quy định hoặc dữ liệu có vấn đề cần được bổ sung, xác minh thì mới phát sinh yêu cầu cung cấp thêm thông tin, giấy tờ cần thiết.

Điều này có nghĩa, trong quá trình giải quyết thủ tục đất đai, người dân không phải mặc nhiên cung cấp lại mọi loại giấy tờ nếu thông tin đó đã có trong cơ sở dữ liệu mà cơ quan giải quyết có thể khai thác theo quy định.

Khi nào hồ sơ có thể bị từ chối?

Cần phân biệt việc “hồ sơ chưa đầy đủ” với trường hợp hồ sơ không đáp ứng điều kiện để giải quyết thủ tục.

Nếu hồ sơ chỉ thiếu hoặc chưa chính xác một số thành phần, cơ quan tiếp nhận phải hướng dẫn người dân hoàn thiện theo đúng quy định. Việc hướng dẫn phải cụ thể, đầy đủ và thực hiện một lần theo yêu cầu của cơ chế một cửa.

Ngược lại, nếu sau khi hoàn thiện hồ sơ, người sử dụng đất vẫn không đáp ứng điều kiện theo quy định của pháp luật đất đai thì cơ quan có thẩm quyền có thể từ chối giải quyết. Khi đó, việc từ chối phải được thực hiện theo đúng quy định, nêu rõ lý do và căn cứ pháp lý, thay vì chỉ trả hồ sơ mà không giải thích cụ thể.

Đây cũng là điểm cần phân biệt khi phản ánh tình trạng người dân bị “trả hồ sơ nhiều lần”. Không phải mọi lần cơ quan yêu cầu bổ sung hay xử lý lại hồ sơ đều đương nhiên là vi phạm. Vấn đề nằm ở việc cơ quan tiếp nhận có thực hiện đầy đủ trách nhiệm kiểm tra, hướng dẫn ngay từ đầu hay không và các yêu cầu bổ sung có căn cứ trong thành phần hồ sơ, điều kiện giải quyết thủ tục đã được công khai hay không.

Người dân có thể làm gì nếu bị yêu cầu bổ sung nhiều lần?

Theo Công văn số 10108/BNNMT-QLĐĐ ngày 7.9.2026, Bộ Nông nghiệp và Môi trường yêu cầu các địa phương tăng cường kiểm soát quy trình tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính về đất đai; công khai đầy đủ trình tự, thủ tục, thành phần hồ sơ, thời hạn giải quyết và các nội dung liên quan.

Vì vậy, khi hồ sơ bị yêu cầu bổ sung, người dân nên đề nghị cơ quan tiếp nhận xác định rõ bằng văn bản những giấy tờ, thông tin cần bổ sung và căn cứ của yêu cầu đó. Nếu sau khi đã bổ sung theo hướng dẫn mà tiếp tục phát sinh yêu cầu mới, người dân có thể đề nghị cơ quan giải quyết làm rõ lý do và căn cứ pháp lý của yêu cầu bổ sung tiếp theo.

Trường hợp phát hiện dấu hiệu vi phạm trong quản lý, sử dụng đất đai hoặc quá trình giải quyết thủ tục, người dân cũng có thể phản ánh đến cơ quan có thẩm quyền. Bộ Nông nghiệp và Môi trường đã ban hành Quyết định số 633/QĐ-BNNMT về việc tổ chức tiếp nhận, xử lý thông tin phản ánh của tổ chức, cá nhân về vi phạm pháp luật trong quản lý và sử dụng đất đai.

Từ các quy định hiện hành, có thể khái quát nguyên tắc xử lý một hồ sơ đất đai chưa đầy đủ như sau: cơ quan tiếp nhận kiểm tra hồ sơ; xác định đầy đủ những nội dung còn thiếu hoặc chưa chính xác; hướng dẫn người dân hoàn thiện một lần; sau khi người dân bổ sung, cơ quan tiếp tục giải quyết theo trình tự, điều kiện của thủ tục đất đai tương ứng.

Điểm quan trọng là trách nhiệm “hướng dẫn một lần” thuộc về cơ quan tiếp nhận. Quy định này nhằm hạn chế việc người dân phải đi lại nhiều lần, đồng thời buộc quy trình tiếp nhận hồ sơ phải minh bạch, rõ ràng ngay từ bước đầu.