Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền: Vừa chạy vừa xếp hàng

Tại các quán cafe, quán phở, nhà hàng trên phố Xã Đàn, TP. Hà Nội vào giờ cao điểm, chứng kiến quán đông, khách gọi món theo đủ kiểu khẩu vị, trong khi nhân viên bán hàng loay hoay với thao tác lập hóa đơn. Quan sát thấy ngay cả nhân viên bán hàng “gen Z” cũng nhiều người chưa quen phần mềm, bấm nhầm, thao tác chậm khiến các “thượng đế” sốt ruột. Nhiều nhân viên thu ngân chỉ mong có sẵn vài video hay hình ảnh hướng dẫn cụ thể để tự mày mò cho dễ.

TIỂU THƯƠNG LOAY HOAY VỚI QUY ĐỊNH MỚI

Vấn đề không chỉ dừng lại ở thao tác. Có những lúc phần mềm “đơ” giữa chừng, nhất là khi quán đông, hóa đơn nhiều. Những ngày đầu áp dụng quy định xuất hóa đơn điện tử từ máy tính tiền, phần mềm lỗi liên tục, hóa đơn bị trùng lặp vì kết nối chập chờn với cơ quan thuế.

“Không ít phần mềm bị đơ hoặc hoạt động kém ổn định khi phát hành số lượng lớn hóa đơn. Ngay trong những ngày đầu sử dụng, tình trạng lỗi hệ thống xảy ra với tỷ lệ cao, đôi khi khiến hóa đơn bị trùng lặp do kết nối yếu với cơ quan thuế. Ngoài ra, các phần mềm còn thiếu bộ lọc để phân loại trạng thái hóa đơn, gây bất tiện khi quản lý”, một chủ quán cafe chia sẻ.

Dịch vụ hỗ trợ cũng quá tải, gọi tổng đài thì máy bận triền miên. Các chủ quán cho biết tình trạng này không chỉ diễn ra ở một nhà cung cấp, mà gần như bên nào cũng vậy.

Cũng trong khi khảo sát, phóng viên chứng kiến nhân viên lắp đặt phần mềm bán hàng trở thành “chuyên gia tư vấn thuế” bất đắc dĩ khi phải giải đáp hàng loạt câu hỏi của các tiểu thương về quy định pháp luật thuế. Trong khi đây là việc của ngành thuế.

Tại một cửa hàng phở, ông bà chủ tuổi đã xấp xỉ 60, hàng chục năm nay chỉ bán hàng, thu tiền, không hề biết đến khái niệm hóa đơn, chứng từ, tỏ ra hoang mang vì không biết có phải thuê thêm nhân viên thu ngân, kế toán chuyên nghiệp hay không. Quy định hiện hành còn yêu cầu phải ghi mã số thuế hoặc số căn cước của khách hàng trên hóa đơn, các chủ cửa hàng than phiền khách không có nhu cầu lấy hóa đơn nên không muốn cung cấp các thông tin đó.

Từng sự cố nhỏ như thế, cộng lại thành một nỗi lo chung. Với nhiều tiểu thương, chuyển sang hóa đơn điện tử không chỉ là thay đổi một công cụ, mà là học lại cách vận hành cả một thói quen sống, trong khi quán vẫn phải mở cửa mỗi ngày, khách vẫn ra vào không ngớt và mọi thứ vẫn phải trơn tru như chưa từng có gì thay đổi.

Trên nhiều diễn đàn của cộng đồng kế toán chuyên nghiệp, không ít tài khoản đều bày tỏ lúng túng khi thực thi Nghị định 70. Lấy ví dụ, một điểm gây tranh cãi là yêu cầu ghi căn cước công dân/mã số thuế khi bán hàng cho khách lẻ.

Căn cứ theo khoản 5 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi bổ sung bởi Điểm a Khoản 7 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP quy định như sau: bổ sung nội dung thông tin người mua gồm: tên, địa chỉ, mã số thuế hoặc số định danh cá nhân của người mua hoặc mã số đơn vị có quan hệ với ngân sách.

Tuy nhiên, những ngành nghề như quán ăn, hay tiệm thuốc chủ yếu phục vụ tệp khách hàng lẻ, điều này đặt ra khó khăn cho doanh nghiệp là làm sao có thể yêu cầu khách đưa căn cước công dân hay mã số thuế khi họ không có nhu cầu lấy hóa đơn? Ngoài ra, việc cơ quan thuế yêu cầu kê khai căn cước công dân/mã số thuế của người mua cũng khiến nhiều doanh nghiệp mông lung khi trên mẫu hóa đơn chỉ có duy nhất một trường về mã số thuế. Điều này dẫn đến tình trạng doanh nghiệp không hiểu mình chỉ được phép kê khai mã số thuế hay được ghi trùng căn cước công dân vào trường mã số thuế.

LỢI ÍCH CHO CẢ 3 BÊN

Theo các chuyên gia, những xáo trộn trong giai đoạn chuyển giao là không thể tránh khỏi, tuy nhiên, việc buộc xuất hóa đơn điện tử từ máy tính tiền không chỉ giúp cơ quan thuế quản lý tốt hơn nguồn thu, mở rộng cơ sở thu mà còn giúp bảo vệ quyền lợi chính đáng của người tiêu dùng vì hóa đơn giúp kiểm soát đầu vào - đầu ra của các hộ kinh doanh, buộc họ làm ăn chuẩn chỉnh hơn, lựa chọn nguyên vật liệu sản xuất có nguồn gốc xuất xứ rõ ràng.

Khi có hóa đơn điện tử, người tiêu dùng cũng dễ dàng ràng buộc trách nhiệm của người bán hơn. Xa hơn, hóa đơn điện tử cũng giúp hộ kinh doanh làm quen dần với phương thức hoạt động chuyên nghiệp hơn, tạo tiền đề chuyển đổi thành doanh nghiệp, từ đó mang lại lợi ích cho toàn bộ nền kinh tế.

Theo ông Nguyễn Văn Phụng, nguyên Cục trưởng Cục Thuế doanh nghiệp lớn, Tổng cục Thuế (nay là Cục Thuế - Bộ Tài chính), thời kỳ còn dùng hóa đơn giấy, việc lập hóa đơn là chuyện nội bộ. Chỉ cần một tờ giấy, người bán có thể linh hoạt ba bước: làm ra hóa đơn, ghi thông tin, rồi giao cho người mua. Mọi thứ xảy ra chỉ có người bán, người mua và kế toán biết, chẳng ai khác biết chuyện gì diễn ra. Những chuyện như ghi “lùi ngày” hóa đơn là không hiếm. Nhưng từ khi chuyển sang hóa đơn điện tử, mọi thứ thay đổi hoàn toàn. Cái ngày giờ lập hóa đơn giờ đây không thể bẻ cong nữa vì hệ thống ghi nhận thời điểm chính xác đến từng giây.

“Các bạn kế toán từ chỗ linh hoạt xử lý giờ phải quay về làm thật, không còn chỗ lùi. Mọi thông tin phải được nhập chính xác, đúng lúc, đúng người, đúng việc”, ông Nguyễn Văn Phụng nói.

Theo ông Phụng, sự thay đổi này khiến nhiều người ban đầu bỡ ngỡ nhưng nó sẽ đẩy lùi mọi khoảng tối, góc khuất của nền kinh tế; và quan trọng nhất, nó giúp xây dựng lại niềm tin giữa hộ kinh doanh, khách hàng và cơ quan quản lý.

Sau ba ngày đầu triển khai hóa đơn điện tử từ máy tính tiền, đại diện KiotViet cho biết ghi nhận một tín hiệu tích cực từ phía hộ kinh doanh, đặc biệt là trong nhóm đã có sự chuẩn bị từ trước hoặc từng bước làm quen với công nghệ quản lý bán hàng.

“Bên cạnh sự đồng thuận, cũng còn không ít trường hợp tỏ ra e ngại, lo lắng, phần lớn đến từ tâm lý chưa quen với quy trình mới, hoặc lo sợ các chi phí phát sinh. Một số hộ gặp khó khăn về thao tác phần mềm, đặc biệt là những người lớn tuổi hoặc chưa từng tiếp cận công nghệ. Điều này cho thấy sự đồng thuận đang có, nhưng cần thêm thời gian, truyền thông và hỗ trợ để chuyển thành sự chủ động lâu dài”, đại diện KiotViet chia sẻ.

Sau khi Nghị định 70 có hiệu lực khoảng một tuần, ngày 5/6/2025, Cục Thuế (Bộ Tài chính) đã tổ chức hội thảo để trực tiếp lắng nghe và giải đáp 80 ý kiến vướng mắc của 30 hộ kinh doanh trên tổng số 1,975 triệu hộ đang hoạt động trên cả nước (theo thống kê của Cục Thuế đến cuối tháng 3/2025).

Tại hội nghị này, ông Mai Sơn, Phó Cục trưởng Cục Thuế, cam kết cơ quan quản lý sẽ triển khai chính sách mới theo hướng đơn giản, tinh gọn, không tạo thêm gánh nặng, thủ tục cho người nộp thuế.

Các phần mềm kế toán và công cụ hỗ trợ kê khai sẽ được phát miễn phí, giúp người buôn bán nhỏ tự làm mà không cần thuê kế toán. Cán bộ thuế sẽ chịu trách nhiệm trực tiếp với từng nhóm hộ kinh doanh, nắm rõ địa bàn, từ đó tránh thất thoát nhưng cũng không gây phiền hà cho người nộp thuế.

Lãnh đạo Cục Thuế nhấn mạnh ngành thuế có đầy đủ công cụ nhận diện kịp thời những hộ kinh doanh có dấu hiệu trốn thuế, gian lận hóa đơn để thực hiện kiểm tra, xử lý hành vi vi phạm. Ngược lại, những hộ kinh doanh tuân thủ tốt sẽ được cơ quan thuế hỗ trợ, tạo điều kiện thuận lợi tối đa để họ hoạt động hiệu quả

Mỹ Văn - Phương Linh