Hóa đơn sai tên đơn vị mua hàng, xử lý thế nào?

Ngày 7/10/2022, kế toán phát hiện sai sót nêu trên và thông báo cho Công ty B. Công ty A và Công ty B đã tiến hành lập biên bản và viết hóa đơn GTGT thay thế ngay ngày 7/10/2022.

Ông Nguyễn Văn Cường hỏi, Công ty A viết hóa đơn thay thế như vậy là đúng hay sai? Hóa đơn GTGT ngày 7/10/2022 thay thế tờ hóa đơn ngày 25/9/2022 thì kê khai thuế GTGT như thế nào? Việc kê khai thuế quý 3/2022 của hai công ty sẽ thực hiện ra sao? Công ty A có bị phạt vi phạm khi kê khai sai hóa đơn không? Nếu có thì mức phạt là bao nhiêu?

Bộ Tài chính trả lời vấn đề này như sau:

Căn cứ Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ:

Tại Điều 3 quy định về giải thích từ ngữ:

"Trong Nghị định này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

… 7. Hóa đơn, chứng từ hợp pháp là hóa đơn, chứng từ bảo đảm đúng, đầy đủ về hình thức và nội dung theo quy định tại Nghị định này…".

Tại Điều 10 quy định nội dung của hóa đơn.

Tại Điều 19 quy định xử lý hóa đơn có sai sót:

"… 2. Trường hợp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua mà người mua hoặc người bán phát hiện có sai sót thì xử lý như sau:

… b) Trường hợp có sai: Mã số thuế; sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì có thể lựa chọn một trong hai cách sử dụng hóa đơn điện tử như sau:

b1) Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót. Trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót.

Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ "Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm".

b2) Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót trừ trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập có sai sót.

Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ "Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm".

Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót sau đó người bán gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế) hoặc gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế)…".

Căn cứ Nghị định số 125/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ quy định xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn.

Căn cứ Điều 47 Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 ngày 13/6/2019 của Quốc hội:

"Điều 47. Khai bổ sung hồ sơ khai thuế

1. Người nộp thuế phát hiện hồ sơ khai thuế đã nộp cho cơ quan thuế có sai, sót thì được khai bổ sung hồ sơ khai thuế trong thời hạn 10 năm kể từ ngày hết thời hạn nộp hồ sơ khai thuế của kỳ tính thuế có sai, sót nhưng trước khi cơ quan thuế, cơ quan có thẩm quyền công bố quyết định thanh tra, kiểm tra.

2. Khi cơ quan thuế, cơ quan có thẩm quyền đã công bố quyết định thanh tra, kiểm tra thuế tại trụ sở của người nộp thuế thì người nộp thuế vẫn được khai bổ sung hồ sơ khai thuế; cơ quan thuế thực hiện xử phạt vi phạm hành chính về quản lý thuế đối với hành vi quy định tại Điều 142 và Điều 143 của Luật này...".

Căn cứ Khoản 4 Điều 7 Nghị định 126/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ:

"4. Người nộp thuế được nộp hồ sơ khai bổ sung cho từng hồ sơ khai thuế có sai sót theo quy định tại Điều 47 Luật Quản lý thuế và theo mẫu quy định của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Người nộp thuế khai bổ sung như sau:

a) Trường hợp khai bổ sung không làm thay đổi nghĩa vụ thuế thì chỉ phải nộp Bản giải trình khai bổ sung và các tài liệu có liên quan, không phải nộp Tờ khai bổ sung.

Trường hợp chưa nộp hồ sơ khai quyết toán thuế năm thì người nộp thuế khai bổ sung hồ sơ khai thuế của tháng, quý có sai, sót, đồng thời tổng hợp số liệu khai bổ sung vào hồ sơ khai quyết toán thuế năm.

Trường hợp đã nộp hồ sơ khai quyết toán thuế năm thì chỉ khai bổ sung hồ sơ khai quyết toán thuế năm; riêng trường hợp khai bổ sung tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân đối với tổ chức, cá nhân trả thu nhập từ tiền lương, tiền công thì đồng thời phải khai bổ sung tờ khai tháng, quý có sai, sót tương ứng.

b) Người nộp thuế khai bổ sung dẫn đến tăng số thuế phải nộp hoặc giảm số thuế đã được ngân sách nhà nước hoàn trả thì phải nộp đủ số tiền thuế phải nộp tăng thêm hoặc số tiền thuế đã được hoàn thừa và tiền chậm nộp vào ngân sách nhà nước (nếu có).

Trường hợp khai bổ sung chỉ làm tăng hoặc giảm số thuế GTGT còn được khấu trừ chuyển kỳ sau thì phải kê khai vào kỳ tính thuế hiện tại. Người nộp thuế chỉ được khai bổ sung tăng số thuế GTGT đề nghị hoàn khi chưa nộp hồ sơ khai thuế của kỳ tính thuế tiếp theo và chưa nộp hồ sơ đề nghị hoàn thuế".

Căn cứ các quy định nêu trên, trường hợp hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua, phát hiện có sai về mã số thuế người mua thì công ty xử lý hóa đơn điện tử đã lập có sai sót theo hướng dẫn tại Điểm b Khoản 2 Điều 9 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ.

Hóa đơn hợp pháp là hóa đơn bảo đảm đúng, đầy đủ về hình thức và nội dung theo quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP.

Trường hợp công ty có lập hóa đơn điều chỉnh, hóa đơn thay thế theo quy định tại Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP nêu trên thì công ty thực hiện kê khai thuế đối với các hóa đơn này theo quy định tại Điều 47 Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 ngày 13/6/2019 của Quốc hội và Khoản 4 Điều 7 Nghị định số 126/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ.

Đề nghị ông Cường căn cứ tình hình thực tế, đối chiếu các văn bản quy phạm pháp luật để thực hiện đúng quy định.

Trong quá trình thực hiện nếu còn vướng mắc, đề nghị ông cung cấp hồ sơ liên quan đến vướng mắc và liên hệ với cơ quan thuế quản lý trực tiếp để được hướng dẫn cụ thể.

Mai Chi