Học cách sắp xếp công việc để không bị quá tải

Làm việc theo thứ tự ưu tiên giúp bạn quản lý công việc một cách hiệu quả hơn. Ảnh: J.P.

Jeanne là một học sinh trong một khóa học của tôi, chỉ còn vài tuần nữa, cô sẽ quay trở lại làm việc sau thời gian nghỉ sinh. Cô tham gia khóa học với chúng tôi, tham gia những cuộc gọi trực tuyến cùng hai đứa trẻ đáng yêu đang nhảy nhót trong lòng. Cô có vẻ yêu thích việc làm mẹ và cô cũng yêu công việc của mình, vì vậy cô muốn chắc chắn rằng mình có thể thực sự tập trung cho cả công việc và gia đình.

Giống như bất cứ người mẹ nào, đây là một thách thức, có quá nhiều việc cần làm và thích nghi với vai trò mới, đi kèm nhiều trách nhiệm mà cô đang làm, đó là trở thành cha mẹ. Ai cũng cần thời gian để làm quen với công việc này.

Tôi có thể hiểu rõ những khó khăn của Jeanne khi cô chia sẻ với chúng tôi về những bài tập cô phải hoàn thành trong khóa học. Bài học đầu tiên là nhìn vào danh sách công việc và quyết định việc nào là quan trọng và việc nào chỉ đơn giản là gấp gáp.

Dù vậy, Jeanne đã liệt kê tất cả mọi việc là quan trọng. Từng việc một. Chẳng trách tại sao cô ấy lại cảm thấy choáng ngợp. Chăm sóc hai đứa trẻ đã khó, nhưng khi bạn không biết ưu tiên quan trọng nhất của mình là gì, thì cực kỳ khó để biết bắt đầu từ đâu, đây chính là lúc bạn bắt đầu bị choáng ngợp.

Tôi không nghĩ Jeanne đơn độc. Ngày qua ngày chúng ta dập tắt những đám lửa mà không có thời gian ngừng lại và hỏi chính mình việc nào cần thực hiện trước tiên.

Không hiểu được điều gì thực sự quan trọng khiến chúng ta có sự ưu tiên sai lầm. Chúng ta bị tấn công bởi quá nhiều công việc và yêu cầu đến mức chúng khiến ta mù quáng và mất đi tầm nhìn để nhận ra điều gì thực sự quan trọng.

Chúng ta tiếp tục chồng chất thêm nhiều và nhiều hơn những ưu tiên lên bản thân mình, chúng không có ích gì ngoài việc níu chân ta, kéo chúng ta xa khỏi cuộc sống mà ta muốn. Chúng ta phải tự hỏi mình, với gánh nặng như hiện tại, ta sẽ vứt bỏ điều gì khi con thuyền của mình đang chìm dần?

Chỉ trong tình huống khẩn cấp chúng ta mới kết tinh được những điều quan trọng. Khi chiếc thuyền của bạn đang chìm, bỗng nhiên bạn dễ dàng đưa ra quyết định nên gạt điều gì sang một bên, chắc chắn không phải là những vật gia truyền hoặc album gia đình. Ở những khoảnh khắc như thế, bạn sẽ dễ dàng nhận ra rằng mọi thứ khác sẽ chỉ là những gánh nặng kéo chìm con thuyền của bạn xuống dưới đáy sâu u ám.

Bạn không muốn đợi đến khi một cơn khủng hoảng ập đến để giúp bạn sáng tỏ điều gì là quan trọng. Bạn không cần đợi đến khi con thuyền của bạn phải tròng trành để quyết định nên dồn năng lượng của mình vào đâu. Bạn cần sáng suốt suy xét xem việc gì là quan trọng nhất.

[...]

Herb Kelleher, cựu CEO của hãng hàng không Southwest Airlines, là một ví dụ tuyệt vời về một người phải đưa ra những quyết định lớn hàng ngày. Khi ông đảm nhiệm vị trí CEO, ông lọc quy trình đưa ra quyết định bằng cách trả lời câu hỏi này: Nó có thể giúp Southwest trở thành hãng bay giá rẻ?

Sứ mệnh của Southwest là “kết nối mọi người với những điều quan trọng trong cuộc sống bằng chuyến bay giá rẻ, thân thiện, đáng tin”. Bạn có thể thấy rằng giá trị mà Kelleher theo đuổi được gắn chặt với kim chỉ nam về kinh doanh của hãng hàng không.

Làm được điều này giúp cho Southwest Airlines liên tục chiến thắng các giải thưởng hàng không và thành công kể cả trong giai đoạn kinh tế khó khăn và các hãng hàng không khác thất bại.

Tanya Dalton/ Best Books & NXB Công thương