Hợp đồng lao động điện tử: Từ số hóa giấy tờ đến quản trị nhân sự

Việc ký hợp đồng lao động điện tử giúp doanh nghiệp đơn giản hoá quy trình. Ảnh minh hoạ chinhphu.vn

Tuy nhiên, để phát huy hiệu quả, doanh nghiệp cần chuẩn hóa quy trình và tăng cường bảo mật dữ liệu.

Theo bà Nghiêm Thị Hoàng Anh, Phó Giám đốc Trung tâm Xúc tiến đầu tư và Hỗ trợ doanh nghiệp Hà Nội (SCE), thuộc Sở Tài chính Hà Nội, chuyển đổi số ngày càng gắn chặt với hoạt động quản trị doanh nghiệp, trong đó có quản lý lao động và triển khai hợp đồng lao động điện tử.

Qua thực tiễn hỗ trợ doanh nghiệp, bà Hoàng Anh cho biết doanh nghiệp ngày càng quan tâm đến việc hiểu và áp dụng đúng các quy định mới, cũng như cách xử lý những tình huống phát sinh trong quá trình thực hiện. Việc cập nhật chính sách và tuân thủ đầy đủ quy định về lao động, trong đó có hợp đồng lao động điện tử, giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro, nâng cao hiệu quả quản trị và đáp ứng yêu cầu số hóa.

Từ ngày 1/7/2026, nền tảng hợp đồng lao động điện tử do Bộ Nội vụ quản lý chính thức được vận hành. Hợp đồng sau khi giao kết được gửi lên nền tảng để cấp mã định danh (ID), hướng tới hình thành hệ thống quản lý tập trung dữ liệu hợp đồng lao động điện tử trên phạm vi cả nước.

Đây là bước tiến trong số hóa quản trị lao động, khi hợp đồng không chỉ được lưu trữ dưới dạng điện tử mà còn có thể trở thành nguồn dữ liệu phục vụ nhiều nghiệp vụ quản lý.

Không chỉ thay giấy bằng điện tử

Tại Hội nghị đối thoại về những điểm mới trong thực hiện Luật Bảo hiểm xã hội, Luật Bảo hiểm y tế và hợp đồng lao động điện tử tổ chức tại Hà Nội gần đây, các cơ quan quản lý, chuyên gia và doanh nghiệp đã trao đổi về những vấn đề trong quá trình triển khai. Hội nghị do Trung tâm Xúc tiến đầu tư và Hỗ trợ doanh nghiệp Hà Nội (SCE), thuộc Sở Tài chính Hà Nội tổ chức.

Theo TS Trần Hải Nam, Phó Cục trưởng Cục Tiền lương và Bảo hiểm xã hội, Bộ Nội vụ, hợp đồng lao động điện tử có giá trị pháp lý như hợp đồng lao động bằng văn bản giấy. Nền tảng dùng chung được xây dựng nhằm tạo đầu mối quản lý tập trung, đồng thời hỗ trợ doanh nghiệp và người lao động trong lưu trữ, tra cứu và khai thác thông tin.

Theo quy định mới, mỗi hợp đồng lao động điện tử đáp ứng yêu cầu được cấp một mã ID riêng. Thông tư 08/2026/TT-BNV quy định cấu trúc ID gồm một ký tự chữ và 12 ký tự số, giúp phân biệt các nhóm hợp đồng được giao kết sau ngày 1/7/2026, hợp đồng chuyển đổi từ bản giấy và hợp đồng điện tử đã giao kết trước thời điểm này.

Việc định danh giúp chuyển từ phương thức lưu trữ phân tán sang quản lý dữ liệu có hệ thống, tạo thuận lợi cho tra cứu và kết nối với các nghiệp vụ liên quan.

Doanh nghiệp cần chẩn hoá qui trình

Hợp đồng lao động điện tử hiện mang tính khuyến khích, chưa bắt buộc doanh nghiệp phải chuyển đổi từ hợp đồng giấy. Tuy nhiên, theo TS Vũ Hải Nam, nếu lựa chọn hình thức này, doanh nghiệp cần xây dựng quy trình phù hợp thay vì chỉ đơn thuần đưa hợp đồng giấy lên môi trường số.

Doanh nghiệp cần xác định rõ thẩm quyền người ký, quy trình giao kết, lưu trữ, phân quyền truy cập và trách nhiệm của từng bộ phận. Những yêu cầu này càng quan trọng đối với doanh nghiệp có số lượng lao động lớn.

Bên cạnh hiệu quả quản lý, bảo mật dữ liệu cũng là vấn đề cần được chú trọng. Hợp đồng lao động chứa nhiều thông tin cá nhân, do đó doanh nghiệp cần kiểm soát quyền truy cập, quản lý tài khoản và phân quyền khai thác dữ liệu, hạn chế nguy cơ mất an toàn thông tin.

Theo quy định, nền tảng HĐLĐ điện tử và nhà cung cấp dịch vụ không can thiệp hay đánh giá nội dung hợp đồng. Trách nhiệm về tính chính xác, đầy đủ và phù hợp của hợp đồng thuộc về người sử dụng lao động và người lao động.

Việc đưa hợp đồng lao động lên nền tảng tập trung tạo điều kiện khai thác dữ liệu cho nhiều hoạt động như quản lý tiền lương, bảo hiểm, biến động lao động và báo cáo tình hình sử dụng lao động.

Hệ thống cũng hỗ trợ người lao động và người sử dụng lao động tạo lập, ký số, lưu trữ, truy xuất và quản lý hợp đồng trên môi trường điện tử. Với dữ liệu được chuẩn hóa và định danh, doanh nghiệp có thể giảm thời gian tìm kiếm hồ sơ, hạn chế lưu trữ thủ công và thuận tiện hơn khi đối chiếu thông tin.

Tuy nhiên, quá trình chuyển đổi đòi hỏi doanh nghiệp lựa chọn nhà cung cấp đáp ứng yêu cầu, đầu tư cho hạ tầng công nghệ và đào tạo nhân sự. Quan trọng hơn, doanh nghiệp cần xây dựng quy trình nội bộ thống nhất trước khi triển khai.

Khi dữ liệu được chuẩn hóa, định danh và bảo vệ, hợp đồng lao động điện tử không chỉ thay thế hồ sơ giấy mà còn có thể trở thành một cấu phần của hệ thống quản trị nhân sự hiện đại, hỗ trợ doanh nghiệp nâng cao hiệu quả vận hành trong quá trình chuyển đổi số. VNS