Hướng dẫn sắp xếp, đóng gói tài liệu lưu trữ trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy
UBND tỉnh Khánh Hòa vừa có văn bản hướng dẫn công tác sắp xếp, đóng gói tài liệu lưu trữ trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy.
Theo đó, hồ sơ, tài liệu nền giấy đang bảo quản tại kho lưu trữ cơ quan phải được xử lý mối mọt, ẩm mốc, dán, buộc chắc chắn trước khi đóng gói vào các thùng lưu trữ đạt chuẩn, hoặc bao tải mới, hòm tôn; hoàn thành trước thời gian Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh (viết tắt là trung tâm) kiểm kê, tiếp nhận, niêm phong; không được tự ý phân tán, tiêu hủy. Quy cách đóng gói: Khối lượng tối đa 1m/bao, thùng, hòm. Bao, thùng, hòm bên ngoài phải dán nhãn 2 mặt, có in, ghi thông tin bằng bút không trôi mực, khớp với danh mục tài liệu thống kê, gồm: Tên đơn vị; năm ban hành tài liệu; thuộc phòng, ban, bộ phận, lĩnh vực chuyên môn, tình trạng tài liệu; số thứ tự bao, thùng, hòm.
Đối với hồ sơ, tài liệu đã được chỉnh lý hoàn chỉnh, căn cứ thời hạn bảo quản (vĩnh viễn hay có thời hạn), các đơn vị để nguyên các hộp hồ sơ theo số thứ tự đúng với mục lục hồ sơ đã được chỉnh lý và cho vào thùng lưu trữ. Sau khi đóng thùng, tuân thủ quy cách đóng gói như trên. Hồ sơ, tài liệu rời lẻ, chưa được chỉnh lý hoặc chỉnh lý sơ bộ, tài liệu tồn đọng, tích đống tiếp nhận từ trước thì đóng vào bao, thùng, hòm, sau đó tuân thủ quy cách đóng gói như trên.
Đoàn công tác của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước khảo sát, hướng dẫn lưu trữ tài liệu tại phường Tân Tiến (TP. Nha Trang), tháng 3-2025.
Hồ sơ, tài liệu đang bảo quản tại các phòng, bộ phận được đóng gói, lưu trữ theo 3 nhóm. Hồ sơ, tài liệu công việc nền giấy chưa kết thúc công việc thì thống kê, sắp xếp theo mục lục hồ sơ gồm: Tiêu đề, số, ký hiệu hồ sơ (nếu có), tình trạng hồ sơ, người lập, thời gian bắt đầu tài liệu... (cấp huyện phân theo địa danh cấp xã trước khi sắp xếp); hoàn thành trước khi trung tâm đến xác nhận đóng gói, niêm phong bàn giao khi có quyết định giao cho cơ quan có thẩm quyền quản lý và có xác nhận của trung tâm. Hồ sơ, tài liệu nền giấy đã kết thúc công việc, đang bảo quản tại phòng, bộ phận để phục vụ khai thác thường xuyên thì thống kê, sắp xếp theo danh mục tài liêụ́ và đóng gói riêng, sau khi đóng thùng thì dán nhãn thông tin bên ngoài khớp với danh mục tài liệu thống kê; hoàn thành trước khi trung tâm đến xác nhận; bàn giao khi có quyết định giao cho cơ quan có thẩm quyền quản lý và có xác nhận của trung tâm. Đối với hồ sơ điện tử trên hệ thống quản lý và điều hành văn bản E-Office (EO), giữ nguyên vẹn cơ sở dữ liệu về văn thư, lưu trữ trên EO của cơ quan. Hồ sơ đã hoàn thành, kết thúc từ năm 2024 trở về trước thì cập nhật dữ liệu, tài liệu còn thiếu trong hồ sơ, nhấn nút kết thúc hồ sơ để nộp về lưu trữ cơ quan; lập mục lục tài liệu khớp với số, ký hiệu hồ sơ đã lập trên EO. Lưu trữ cơ quan kiểm tra, rà soát hồ sơ đề nghị nộp lưu trước khi bấm đồng ý tiếp nhận, đóng gói dữ liệu để bàn giao cho cơ quan quản lý có thẩm quyền; lập biên bản bàn giao theo Nghị định số 30, ngày 5-3-2020 của Chính phủ về công tác văn thư. Hồ sơ chưa hoàn thành, chưa kết thúc thì ghi chú vào tiêu đề hồ sơ và bấm nút kết thúc chuyển về lưu trữ cơ quan để đóng gói khi có quyết định giao cho cơ quan có thẩm quyền quản lý và có xác nhận của trung tâm.
Sổ, hồ sơ đăng ký hộ tịch, nuôi con nuôi, hồ sơ chứng thực, sổ chứng thực tại cấp huyện, cấp xã tạm thời do Sở Tư pháp hướng dẫn quản lý, lưu trữ, bảo quản, khai thác, sử dụng theo quy định của Bộ Tư pháp.
