Hướng dẫn thủ tục làm giấy khai sinh

Giấy khai sinh là gì?

Căn cứ tại khoản 6 Điều 4 Luật Hộ tịch 2014 (Luật số 60/2024/QH13), giấy khai sinh là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp cho cá nhân khi được đăng ký khai sinh.

Nội dung giấy khai sinh bao gồm các thông tin cơ bản về cá nhân (họ tên, ngày sinh, nơi sinh, giới tính, dân tộc, quốc tịch, quê quán), số định danh cá nhân và thông tin của cha, mẹ.

Hiện nay, giấy khai sinh có hai hình thức: bản giấy truyền thống và bản điện tử (có giá trị pháp lý tương đương căn cứ tại khoản 2, Điều 9, Thông tư 01/2022/TT-BTP)

Giấy khai sinh bản chính

Có thể làm giấy khai sinh ở đâu?

Theo Nghị định 120/2025/NĐ-CP, từ ngày 01/07/2025, UBND cấp xã/phường sẽ là cơ quan có thẩm quyền đăng ký tất cả thủ tục hộ tịch, bao gồm cả giấy khai sinh của công dân Việt Nam và khai sinh có yếu tố nước ngoài.

Người dân có thể lựa chọn nộp tại bất kỳ UBND cấp xã/phường nào thuận tiện mà không bắt buộc phải là nơi cư trú.

Đăng ký giấy khai sinh cần những giấy tờ gì?

Căn cứ quy định tại Quyết định 1872/QĐ-BTP năm 2020, thủ tục đăng ký khai sinh tại nơi tạm trú thực hiện với hồ sơ cơ bản bao gồm:

Tờ khai đăng ký khai sinh theo mẫu quy định.
Giấy chứng sinh (bản chính). Nếu không có thì nộp văn bản của người làm chứng hoặc giấy cam đoan về việc sinh.
Giấy tờ tùy thân: Hộ chiếu, CMND, CCCD hoặc thẻ Căn cước còn giá trị sử dụng.
Giấy chứng nhận kết hôn của cha mẹ (nếu có).
Văn bản thỏa thuận về quốc tịch (trường hợp cha mẹ có quốc tịch khác nhau).
Văn bản ủy quyền (có chứng thực) nếu người đi làm thủ tục không phải là cha, mẹ hoặc người thân thích.

Thủ tục làm giấy khai sinh trực tiếp

Nộp hồ sơ: Người đi đăng ký nộp đủ các giấy tờ nêu trên tại bộ phận một cửa của UBND có thẩm quyền.
Tiếp nhận và kiểm tra: Công chức tư pháp - hộ tịch kiểm tra tính hợp lệ. Nếu hồ sơ đầy đủ, công chức sẽ viết phiếu hẹn trả kết quả.
Cấp giấy khai sinh: Nếu thông tin đầy đủ và phù hợp, công chức ghi vào Sổ đăng ký khai sinh, lấy số định danh cá nhân. Chủ tịch UBND ký bản chính và trao giấy khai sinh ngay trong ngày (hoặc ngày làm việc tiếp theo nếu nộp sau 15 giờ).

Thủ tục làm giấy khai sinh trực tuyến

Truy cập hệ thống: Sử dụng tài khoản định danh điện tử (VNeID) đăng nhập vào Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc Cổng dịch vụ công cấp tỉnh.
Khai báo thông tin: Điền biểu mẫu điện tử tương tác và đính kèm bản chụp/quét rõ nét các giấy tờ gốc.
Xác nhận và nộp phí: Kiểm tra thông tin, xác nhận trách nhiệm về lời khai và nộp lệ phí (nếu có) qua chức năng thanh toán trực tuyến.
Nhận kết quả: Sau khi hồ sơ được duyệt, người dân có thể nhận bản điện tử qua email/kho dữ liệu cá nhân hoặc nhận bản giấy qua bưu chính/trực tiếp tại cơ quan.

Xem chi tiết cách đăng ký giấy khai sinh trực tuyến tại đây

Đăng ký giấy khai sinh muộn có sao không?

Thời hạn quy định: Trong vòng 60 ngày kể từ ngày sinh con.
Xử phạt: Căn cứ theo Điều 37 Nghị định 82/2020/NĐ-CP (được sửa đổi bổ sung tại khoản 34 Điều 1 Nghị định 117/2024/NĐ-CP) quy định về hành vi vi phạm về đăng ký khai sinh, hành vi đăng ký khai sinh muộn (kể cả muộn nhiều năm) không bị xử phạt vi phạm hành chính.
Lệ phí: Trường hợp đăng ký khai sinh cho con là công dân Việt Nam và cư trú ở trong nước thì được miễn lệ phí đăng ký hộ tịch (điểm b khoản 1 Điều 11 Luật Hộ tịch năm 2014)

Đăng ký giấy khai sinh có yếu tố nước ngoài

Đây là trường hợp trẻ có cha hoặc mẹ là người nước ngoài, người không quốc tịch, hoặc sinh ra ở nước ngoài cư trú tại Việt Nam.

Ngoài hồ sơ thông thường, cần bổ sung văn bản thỏa thuận lựa chọn quốc tịch cho con. Các giấy tờ do nước ngoài cấp phải được hợp pháp hóa lãnh sự và dịch sang tiếng Việt (trừ trường hợp được miễn).

Cách đăng ký lại khai sinh khi bản chính bị mất

Điều kiện: Theo Nghị định 123/2015/NĐ-CP (Điều 24, Điều 25, Điều 26), việc đăng ký trước đây thực hiện trước ngày 01/01/2016; cả bản chính và Sổ hộ tịch đều không còn lưu giữ được; và người được khai sinh còn sống.
Nơi thực hiện: UBND cấp xã nơi đã đăng ký trước đây hoặc nơi người yêu cầu đang thường trú.
Hồ sơ: Tờ khai theo mẫu và bản sao các giấy tờ, hồ sơ có liên quan đến thông tin khai sinh trước đây (như học bạ, CCCD...).
Thời gian: Thường mất khoảng 05 ngày làm việc; nếu cần xác minh thêm thì không quá 25 ngày.

Các lưu ý khi đăng ký khai sinh

- Họ của con lấy theo bố hay mẹ: Căn cứ khoản 2 Điều 26 Bộ luật Dân sự năm 2015, họ của cá nhân được xác định là họ của cha đẻ hoặc họ của mẹ đẻ theo thỏa thuận của cha mẹ; nếu không có thỏa thuận thì họ của con được xác định theo tập quán. Trường hợp chưa xác định được cha đẻ thì họ của con được xác định theo họ của mẹ đẻ.

- Không đặt tên con quá dài: Căn cứ khoản 1 Điều 6 Thông tư 04/2020/TT-BTP, việc xác định họ, dân tộc, đặt tên cho trẻ em phải phù hợp với pháp luật và yêu cầu giữ gìn bản sắc dân tộc, tập quán, truyền thống văn hóa tốt đẹp của Việt Nam; không đặt tên quá dài, khó sử dụng.

Nhật An