Khai thác tiềm năng dịch vụ tổ chức sự kiện, hội nghị

Một hội thảo về chuyển đổi số được tổ chức tại Trung tâm Tổ chức hội nghị, tiệc cưới Sen Vàng (TP.Biên Hòa). Ảnh: H.HÀ

Tại TP.Biên Hòa, ngoài Trung tâm Hội nghị và tổ chức sự kiện tỉnh thì còn một trung tâm, nhà hàng, khách sạn lớn được nhiều cơ quan, doanh nghiệp (DN) lựa chọn tổ chức các sự kiện, hội nghị như: The Mira Central Park, Aurora, khách sạn Đồng Nai, Golden Lotus, Golden Palace, nhà hàng Cọ Dầu, Du Long (Khu du lịch Bửu Long,…

* Ngày càng cạnh tranh

Sự cạnh tranh giữa các nhà hàng, trung tâm tổ chức sự kiện ngày càng tăng như hiện nay, các đơn vị kinh doanh loại hình này đòi hỏi phải liên tục nâng cao chất lượng dịch vụ, cơ sở vật chất và có thêm nhiều sản phẩm, dịch vụ mới, cũng như đẩy mạnh các kênh kết nối, marketing để thu hút khách hàng.

Giám đốc Công ty CP Du lịch Đồng Nai Huỳnh Quốc Bảo cho biết, thời gian qua, các khách sạn, nhà hàng do công ty quản lý, vận hành đã chú trọng nâng cao, cải tiến cơ sở vật chất để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao về tổ chức hội nghị, tiệc cưới cũng như cập nhật nhiều chương trình kích cầu, ưu đãi dành cho khách hàng. Cụ thể, các sảnh tổ chức hội nghị ở khách sạn Đồng Nai, Trung tâm Tổ chức hội nghị, tiệc cưới Sen Vàng được trang bị nâng cấp màn hình LED, màn hình 2 bên cánh gà… và đang tiếp tục có kế hoạch bổ sung hạng mục trang trí cho các sảnh. Hiện nay, Trung tâm Tổ chức hội nghị, tiệc cưới Sen Vàng có sức chứa tối đa khoảng 1,8 ngàn khách với 3 sảnh chính. Khách sạn Đồng Nai có 4 sảnh với sức chứa khoảng 1,5 ngàn khách. Quy mô cơ bản đáp ứng các nhu cầu của nhiều cơ quan, đơn vị, DN trên địa bàn tỉnh.

Hoạt động chuẩn bị, lắp ráp sân khấu, màn hình LED để tổ chức một sự kiện của Công ty TNHH Tổ chức sự kiện Nhật Quang (TP.Biên Hòa)

Giám đốc điều hành Công ty TNHH Tổ chức sự kiện Nhật Quang (P.An Bình, TP.Biên Hòa) Huỳnh Nhật Minh chia sẻ, hiện nay nhu cầu tổ chức sự kiện ngoài trời ở Đồng Nai khá lớn. Đặc biệt là đối với phân khúc tổ chức sự kiện vừa và nhỏ có khá nhiều đơn vị, DN cung ứng dịch vụ.

Để nâng cao sức cạnh tranh, cũng như chủ động các dịch vụ tổ chức các hoạt động, sự kiện ngoài trời quy mô lớn, công ty đã phát triển nhiều gói dịch vụ, trong đó bên cạnh việc cung ứng, gia công, lắp ráp hệ thống sân khấu, màn hình cỡ lớn, công ty kết hợp vừa đóng vai trò tổ chức vừa đóng vai trò nhà cung cấp các dịch vụ, lên phương án, kịch bản, option (lựa chọn) cho khách hàng…

* Xu hướng dịch vụ có nhiều thay đổi

Hội nghị, lễ tiệc là sự kiện rất quan trọng đối với DN, cá nhân. Đây được xem là “bộ mặt” của DN, cá nhân trước đông đảo người tham dự. Do đó, địa điểm tổ chức hội nghị, lễ tiệc phải có không gian rộng lớn, dịch vụ chất lượng chuyên nghiệp, tạo sự ấn tượng, đẳng cấp nhất.

Bà Nguyễn Vân Kiều, phụ trách bộ phận marketing của một công ty thiết kế xây dựng ở P.Quang Vinh cho hay, hàng năm công ty bà đều tổ chức từ 2-3 hội nghị khách hàng mang ý nghĩa tri ân, đồng thời giới thiệu sản phẩm dịch vụ mới và truyền thông quảng bá thương hiệu đến khách hàng tiềm năng. Vì vậy, việc tìm kiếm địa điểm tổ chức hội nghị khách hàng không đơn thuần là một buổi tiệc, mà còn là cơ hội để khách hàng hiểu hơn về DN cũng như DN có thể hiểu hơn về đối tác đồng hành của mình. Tuy nhiên, tại một trong những đô thị đông dân bậc nhất cả nước như Biên Hòa, các công ty/DN không dễ tìm được giải pháp xứng tầm cho những sự kiện, hội nghị đẳng cấp, mang tầm vóc lớn.

Công tác điều chỉnh âm thanh, ánh sáng trong khâu tổ chức một sự kiện ở TP.Biên Hòa

“Mỗi khi công ty chuẩn bị tổ chức sự kiện hội nghị, tôi đều “đau đầu” ở khoản lựa chọn địa điểm tổ chức, vì gần như 50% sự thành công của sự kiện đều phụ thuộc vào yếu tố này. Hiện nay, tại Biên Hòa chưa có cơ sở hội nghị nào đáp ứng được đầy đủ các tiêu chí dịch vụ chuyên nghiệp. Địa điểm có vị trí đắc địa thì thiếu bãi đậu xe hay khu vực sảnh đón khách tách biệt giúp kiểm soát lượt khách check-in; địa điểm có hệ thống màn hình LED, âm thanh ánh sáng đạt chuẩn thì xa trung tâm, giao thông không thuận tiện, ẩm thực chưa vừa miệng…” - bà Kiều chia sẻ.

Giám đốc Công ty CP Du lịch Đồng Nai HUỲNH QUỐC BẢO cho biết, dịp cuối năm nhu cầu đặt sảnh tiệc, hội nghị thường sẽ tăng đột biến. Hiện nay, do đang chuẩn bị vào mùa cao điểm nên nhu cầu liên hệ để tổ chức đặt tiệc, hội nghị tại các địa điểm ở các khách sạn, nhà hàng của công ty tăng 30-40% so với cùng kỳ năm ngoái.

Ngoài ra, việc tìm kiếm không gian tổ chức những bữa tiệc riêng tư như cưới hỏi, sinh nhật, lễ kỷ niệm… tại Biên Hòa còn ít đa dạng, chưa phù hợp với nhiều nhu cầu khác nhau của các đối tượng khách hàng. Bởi khác với những bữa tiệc truyền thống rập khuôn trước đây, các cặp đôi, gia đình ngày nay đều mong muốn bữa tiệc sẽ được chuẩn bị theo sở thích, thể hiện phong cách, cá tính và vị thế của chủ nhân bữa tiệc. Chính vì thế, nhiều người có thể chi từ vài trăm đến vài tỷ đồng cho khâu trang trí, dịch vụ hướng đến trải nghiệm cá nhân.

Do đó, đòi hỏi các địa điểm tổ chức tiệc phải nỗ lực rất nhiều trong việc cung cấp các dịch vụ chất lượng, đáp ứng tốt mọi nhu cầu của khách hàng. Trong đó, phải đi sâu hơn về “chất”, cập nhật những xu hướng mới, tạo ra trải nghiệm toàn diện hơn…

Ông Huỳnh Nhật Minh cho biết thêm, từ sau dịch Covid-19 đến nay, tình hình kinh tế khó khăn nên dịch vụ tổ chức sự kiện gặp nhiều khó khăn do các DN, đơn vị giảm nguồn chi cho sự kiện, quảng cáo, xúc tiến thương mại… so với trước đây. Do đó, nhu cầu của khách hàng hiện nay là mong muốn tìm được đơn vị vừa có thể tổ chức, vừa có thể cung cấp trang thiết bị hơn nhằm tiết kiệm và tối ưu chi phí. Công ty đã đa dạng các các gói dịch vụ dao động từ 10 triệu đồng cho đến hàng tỷ đồng tùy vào quy mô các sự kiện...

Ông Lê Đình Nguyện, Trưởng bộ phận event Công ty TNHH Nai House (TP.Biên Hòa) cho biết, công ty chuyên cho thuê sân khấu, nhà tiền chế, màn hình LED… để phục vụ hoạt động tổ chức các sự kiện ngoài trời. Xu hướng thuê các đơn vị thiết kế, tổ chức sự kiện hiện nay đã có nhiều thay đổi, nhiều DN, đơn vị mong muốn các công ty cung ứng dịch vụ tổ chức sự kiện cần đa dạng các loại hình dịch vụ hơn trước đây.

Hải Quân