Khi thành viên hội đồng quản trị rút đơn từ chức

Thời điểm chấm dứt tư cách thành viên

Theo khoản 2 điều 147 Luật Doanh nghiệp 2020 và nếu điều lệ công ty không có quy định khác, ĐHĐCĐ có thể miễn nhiệm thành viên hội đồng quản trị/kiểm soát viên thông qua cuộc họp ĐHĐCĐ mà không được sử dụng hình thức lấy ý kiến bằng văn bản. Bên cạnh đó, điều 140 Luật Doanh nghiệp quy định trừ cuộc họp ĐHĐCĐ thường niên, hội đồng quản trị triệu tập cuộc họp ĐHĐCĐ bất thường trong một số trường hợp nhất định: (i) hội đồng quản trị xét thấy cần thiết vì lợi ích của công ty; (ii) số lượng thành viên hội đồng quản trị/kiểm soát viên còn lại ít hơn số lượng thành viên tối thiểu theo quy định của pháp luật; và (iii) trường hợp khác theo quy định của pháp luật và điều lệ công ty.

Giả định điều lệ công ty không có quy định trường hợp khác thì chỉ còn hai trường hợp (i) và (ii) là khả dĩ để hội đồng quản trị sử dụng làm căn cứ triệu tập cuộc họp ĐHĐCĐ khi nhận được đơn từ chức của thành viên hội đồng quản trị/kiểm soát viên. Nếu sau khi nhận được đơn từ chức mà số lượng thành viên hội đồng quản trị/kiểm soát viên của công ty vẫn bảo đảm mức tối thiểu theo quy định, hội đồng quản trị sẽ không có căn cứ triệu tập cuộc họp ĐHĐCĐ theo trường hợp (ii).

Trong khi đó, luật doanh nghiệp và các văn bản hướng dẫn thi hành không có quy định cụ thể về trường hợp (i). Việc giải thích mức độ cần thiết vì lợi ích công ty phụ thuộc vào từng công ty và từng tình huống cụ thể. Và vẫn có trường hợp công ty không sử dụng căn cứ này để triệu tập cuộc họp ĐHĐCĐ, đồng nghĩa việc miễn nhiệm thành viên nói trên phải đợi đến cuộc họp ĐHĐCĐ thường niên của công ty.

Khoảng thời gian từ lúc thành viên hội đồng quản trị/kiểm soát viên nộp đơn từ chức đến lúc ĐHĐCĐ họp thường niên có thể sẽ rất dài và phát sinh nhiều vấn đề thuộc về trách nhiệm của thành viên hội đồng quản trị/kiểm soát viên. Vậy, tư cách thành viên hội đồng quản trị/kiểm soát viên của những cá nhân này sẽ chấm dứt từ thời điểm nào?

Đề cập đến miễn nhiệm thành viên hội đồng quản trị/kiểm soát viên của ĐHĐCĐ, Luật Doanh nghiệp đưa ra hai điều kiện: “Có đơn từ chức và được chấp thuận”. Như vậy, việc thành viên hội đồng quản trị/kiểm soát viên nộp đơn từ chức chỉ mới là điều kiện cần, chỉ khi họ được chấp thuận và có quyết định của ĐHĐCĐ thì mới chấm dứt tư cách thành viên hội đồng quản trị/kiểm soát viên.

Trên thực tế, có rất nhiều doanh nghiệp và cả các thành viên hội đồng quản trị/kiểm soát viên không hiểu đúng quy định này, dẫn đến việc những cá nhân đã nộp đơn từ chức không tiếp tục thực hiện nhiệm vụ của mình tại công ty. Điều này có thể ảnh hưởng đến hiệu lực các quyết định của hội đồng quản trị hay ban kiểm soát, thậm chí phát sinh tranh chấp trong nội bộ công ty hoặc giữa công ty và bên thứ ba.

Hiệu lực của việc rút đơn từ chức

Trên thực tế, đứng trước tình huống thành viên hội đồng quản trị/kiểm soát viên rút đơn từ chức, các doanh nghiệp có những hướng giải quyết khác nhau. Có doanh nghiệp chọn cách xem xét việc rút đơn từ chức thông qua cuộc họp hội đồng quản trị/ban kiểm soát(1). Một số khác cho rằng việc xem xét rút đơn từ chức phải thuộc thẩm quyền của ĐHĐCĐ(2).

Hiện nay, Luật Doanh nghiệp 2020 và các văn bản hướng dẫn thi hành đều không đề cập đến việc rút đơn từ chức của thành viên hội đồng quản trị/kiểm soát viên nên không có cơ sở pháp lý trực tiếp để khẳng định quyền xem xét việc rút đơn từ chức thuộc về cơ quan nào. Tuy nhiên, chiếu theo quy định ĐHĐCĐ mới là cấp có thẩm quyền xem xét để chấp thuận việc miễn nhiệm thành viên hội đồng quản trị/kiểm soát viên thì có thể thấy việc hội đồng quản trị hay ban kiểm soát chấp thuận đơn xin rút đơn từ chức của thành viên hội đồng quản trị/kiểm soát viên, đồng thời không đưa nội dung xem xét chấp thuận miễn nhiệm những cá nhân này vào cuộc họp ĐHĐCĐ, là hành vi xâm phạm thẩm quyền của ĐHĐCĐ.

Theo quan điểm của chúng tôi, vì Luật Doanh nghiệp không đề cập việc rút đơn từ chức cũng như thẩm quyền xem xét đơn xin rút đơn từ chức thành viên hội đồng quản trị/kiểm soát viên, trong mọi trường hợp đã có đơn từ chức, ĐHĐCĐ vẫn phải tiến hành họp để xem xét, bất kể thành viên hội đồng quản trị/kiểm soát viên có hay không có đơn xin rút đơn từ chức.

Ở góc độ pháp lý, cách hiểu này phù hợp với quy định về thẩm quyền của ĐHĐCĐ khi thành viên hội đồng quản trị/kiểm soát viên có đơn từ chức. Đối với việc rút đơn xin từ chức, không có cơ sở để các cơ quan khác ĐHĐCĐ chấp thuận hay từ chối việc rút đơn.

Ở góc độ thực tiễn quản trị công ty, thành viên hội đồng quản trị/kiểm soát viên là những chức danh quản lý trong công ty. Những cá nhân giữ các chức danh này đòi hỏi có sự ổn định, gắn bó với công ty để quản lý, điều hành công ty một cách hiệu quả nhất. Việc từ chức cho thấy có thể họ đang tồn tại các vấn đề cá nhân và không sẵn sàng cho vị trí mà mình đang đảm nhiệm. Vai trò của ĐHĐCĐ trong trường hợp này là xem xét liệu rằng những cá nhân này còn phù hợp với các vị trí điều hành tại công ty nữa hay không.

Suy cho cùng, khi xem xét chấp thuận miễn nhiệm trên cơ sở đơn từ chức, ĐHĐCĐ vẫn có thể sử dụng đơn xin rút đơn từ chức để làm căn cứ đánh giá tính phù hợp của những cá nhân này trong vị trí đang được xem xét miễn nhiệm. Nếu xét thấy vẫn còn phù hợp, ĐHĐCĐ hoàn toàn có quyền giữ lại những cá nhân này.

Theo chúng tôi, đây là phương án mà doanh nghiệp có thể cân nhắc để bảo đảm tuân thủ chặt chẽ các quy định của pháp luật.

(*) Công ty Luật TNHH HM&P

(1)https://fili.vn/2022/12/thanh-vien-hdqt-va-ban-kiem-soat-agm-rut-don-tu-nhiem-214-1027100.htm, truy cập ngày 17-8-2023.

(2)https://www.stockbiz.vn/News/2023/3/29/1342334/vkc-tv-bks-ngo-xuan-long-xin-rut-don-tu-nhiem.aspx#google_vignette, truy cập ngày 17-8-2023.

LS. Nguyễn Văn Phúc - LS. Nguyễn Nhật Dương(*)