Kho bạc Nhà nước: Từ số hóa quy trình đến quản trị bằng dữ liệu

Hồ sơ điện tử thay thế hồ sơ giấy

Với một đơn vị sử dụng ngân sách, thay đổi dễ nhận thấy trong giao dịch với Kho bạc Nhà nước (KBNN) là nhiều công việc trước đây phải thực hiện trực tiếp nay đã được chuyển lên môi trường điện tử. Hồ sơ, chứng từ được lập, ký số và gửi qua hệ thống dịch vụ công; những tài liệu pháp lý chưa có kết nối điện tử có thể được scan và gửi kèm.

Thực hiện Nghị quyết số 57-NQ/TW về đột phá phát triển khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số quốc gia, KBNN đang đặt chuyển đổi số trong mục tiêu rộng hơn: hình thành phương thức quản trị dựa trên dữ liệu, trong đó thông tin về thu, chi, thanh toán, kế toán ngân sách được kết nối, chia sẻ và khai thác phục vụ quản lý.

Kho bạc Nhà nước đang chuyển dần cách vận hành từ xử lý từng giao dịch sang khai thác dữ liệu để quản lý, điều hành. Ảnh: Đức Minh

Từ ngày 29/5/2026, KBNN chính thức kết nối, tích hợp Hệ thống Dịch vụ công trực tuyến với Cổng Dịch vụ công quốc gia tại Trung tâm Dữ liệu quốc gia và Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của Bộ Tài chính. Chỉ trong những ngày đầu vận hành, hàng trăm nghìn hồ sơ đã được đồng bộ trạng thái xử lý.

Cùng với đó, các hệ thống nghiệp vụ cũng được KBNN kết nối sâu hơn. Việc liên thông chứng từ hoàn thuế giữa hệ thống TCS (thu ngân sách tập trung), TABMIS (hệ thống thông tin quản lý ngân sách và kho bạc) và hệ thống thanh toán điện tử với ngân hàng là một ví dụ. Khi dữ liệu được truyền tự động giữa các hệ thống, cán bộ Kho bạc không phải nhập lại cùng một thông tin ở nhiều khâu, giảm thao tác thủ công và thuận lợi hơn cho việc đối chiếu.

Cải cách thủ tục để số hóa thực chất

Đưa hồ sơ lên môi trường điện tử sẽ khó tạo ra thay đổi lớn nếu quy trình phía sau vẫn giữ nguyên. Vì vậy, quá trình số hóa tại KBNN được thực hiện đồng thời với cắt giảm thành phần hồ sơ, phân định lại trách nhiệm và rút ngắn thời gian xử lý.

Trong thanh toán vốn đầu tư công, Nghị định số 254/2025/NĐ-CP quy định về quản lý, thanh toán, quyết toán dự án sử dụng vốn đầu tư công đã thay đổi cách thức chuẩn bị hồ sơ. Một số tài liệu như hợp đồng, dự toán, phương án bồi thường, hỗ trợ và tái định cư được thay bằng bảng tổng hợp thông tin. Trách nhiệm kê khai, cung cấp thông tin được đặt rõ hơn với chủ đầu tư. Thời gian thanh toán vốn được rút từ tối đa 3 ngày xuống 2 ngày làm việc; riêng tạm ứng vốn thực hiện trong 1 ngày làm việc.

Đây cũng là điểm đáng chú ý của KBNN khi đưa công nghệ đi cùng với việc thiết kế lại quy trình, thay vì chỉ đưa nguyên quy trình cũ lên môi trường điện tử. Khi thủ tục được rút gọn và dữ liệu đã có thể khai thác trên hệ thống, việc xử lý hồ sơ mới thực sự chuyển sang phương thức số.

Đối với các khoản chi ngân sách nhà nước, trừ những khoản thuộc phạm vi bí mật nhà nước theo quy định, giao dịch được thực hiện qua dịch vụ công trực tuyến toàn trình. Chứng từ đề nghị thanh toán, chứng từ chuyển tiền được lập theo biểu mẫu trên hệ thống, ký số và gửi trực tuyến đến KBNN.

Quy trình xử lý được chuẩn hóa theo mô hình KBNN hai cấp, xác định trách nhiệm của từng vị trí trong tiếp nhận, xử lý và luân chuyển hồ sơ. KBNN thông báo việc chấp nhận hồ sơ hoặc yêu cầu chỉnh sửa trong vòng 8 giờ làm việc; hồ sơ được xử lý chậm nhất trong 2 ngày làm việc.

Theo đại diện KBNN khu vực XIII, các tiện ích như cảnh báo hồ sơ đến hạn, đối chiếu dữ liệu và chuẩn hóa thông tin đang hỗ trợ giảm thao tác thủ công. Đơn vị cũng tăng cường tự động hóa xử lý chứng từ và phối hợp triển khai mã định danh cá nhân trong thu nộp NSNN.

Tại KBNN khu vực I, tính đến đầu tháng 9/2026, đơn vị đã tiếp nhận, xử lý hơn 1.177.000 chứng từ qua dịch vụ công trực tuyến. Cùng với đó, KBNN khu vực I đã phối hợp với cơ quan tài chính triển khai TABMIS tới cơ quan tài chính cấp xã, hỗ trợ 126 xã, phường chuẩn bị điều kiện thực hiện nghiệp vụ trên hệ thống.

Dữ liệu trở thành “tài sản” của quy trình quản lý ngân sách

Bước tiếp theo của quá trình số hóa đang được KBNN hướng tới là làm thế nào để dữ liệu được tạo ra từ hàng triệu giao dịch có thể trở thành đầu vào cho công tác quản lý. Đây là lý do VDBAS được đặt ở vị trí trung tâm trong lộ trình xây dựng kho bạc số.

Tháng 7/2026, Bộ Tài chính ban hành Quyết định số 1852/QĐ-BTC về Kiến trúc VDBAS. Hệ thống được xây dựng trong giai đoạn 2026 - 2027 và dự kiến vận hành chính thức năm 2027. Kiến trúc mới hướng tới các thành phần dùng chung, tăng khả năng kết nối, chia sẻ dữ liệu, hạn chế trùng lặp và bảo đảm an toàn thông tin.

Một thông tin về thu hoặc chi nếu chỉ được sử dụng để hoàn thành một giao dịch thì giá trị mới dừng ở mức nghiệp vụ. Khi được chuẩn hóa và kết nối, dữ liệu đó có thể tiếp tục phục vụ tổng hợp báo cáo, theo dõi giải ngân, quản lý ngân quỹ và cung cấp thông tin cho cơ quan quản lý.

Thực tế này đã bắt đầu được triển khai tại KBNN Khu vực I. Đơn vị đã khai thác dữ liệu thanh toán, cập nhật tiến độ giải ngân, cung cấp thông tin phục vụ theo dõi các chỉ tiêu, KPI của thành phố và phối hợp xử lý những nhiệm vụ có tiến độ chậm.

Tại Hội nghị toàn thể cấp cao Mạng lưới Quản lý Chi tiêu công châu Á (PEMNA) diễn ra diễn ra từ ngày 31/3 - 2/4/2026 tại Seoul (Hàn Quốc), KBNN Việt Nam đã chia sẻ định hướng tích hợp trí tuệ nhân tạo vào VDBAS để hướng tới mô hình kho bạc thông minh.

Theo thông tin được KBNN chia sẻ tại hội nghị, hệ thống công nghệ hiện nay đã bao phủ toàn bộ chu trình ngân sách, với TABMIS, dịch vụ công trực tuyến, hệ thống thanh toán điện tử, hệ thống thu và kho dữ liệu phục vụ báo cáo, điều hành. Tuy nhiên, một số quy trình vẫn xử lý thủ công hoặc bán tự động, dữ liệu còn phân tán và năng lực phân tích chưa đáp ứng đầy đủ yêu cầu điều hành theo thời gian thực.

VDBAS được xây dựng trong bối cảnh đó, hướng tới tăng khả năng chia sẻ dữ liệu và cung cấp thông tin phục vụ chỉ đạo, điều hành, đồng thời nâng cao tính minh bạch và trách nhiệm giải trình.

Bộ Tài chính đã ban hành danh mục thành phần hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính cần số hóa trong lĩnh vực Kho bạc, tạo thêm cơ sở để việc số hóa được thực hiện thống nhất.

Từ hồ sơ điện tử, kết nối hệ thống, tự động hóa chứng từ đến VDBAS, các mảnh ghép đang được đặt vào đúng chỗ nhằm giảm việc xử lý thủ công, tăng khả năng kết nối và khai thác dữ liệu. Đây chính là nền tảng để KBNN từng bước chuyển từ một hệ thống chủ yếu xử lý giao dịch sang một hệ thống cung cấp dữ liệu và thông tin kịp thời hơn cho quản lý tài chính công.