KHUYẾN KHÍCH LÀM VIỆC TẠI NHÀ: Tái cấu trúc hệ thống làm việc

Theo PGS-TS Lê Thị Lan Hương, nguyên Viện trưởng Viện Khoa học - Lao động, Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội (LĐ-TB-XH) thì xu hướng làm việc từ xa được nhiều quốc gia trên thế giới áp dụng trong kỷ nguyên công nghệ 4.0. Khi dịch bệnh Covid-19 bùng phát, giải pháp này không chỉ giúp doanh nghiệp (DN) tiết kiệm chi phí mà còn mang lại cho nhân viên sự thoải mái và tự do sáng tạo, tránh được những áp lực tại cơ quan.

Thay đổi văn hóa làm việc

Ông Hoàng Nam Tiến, Chủ tịch FPT Telecom chia sẻ cách thức mà tập đoàn công nghệ này thực hiện để tối đa hóa hiệu quả khi cho nhân viên làm việc trực tuyến. Đó là việc thực hiện đồng bộ 5 nhóm giải pháp. Đầu tiên, đưa tất cả những hệ thống quản trị DN lên đám mây (on cloud solution). Thứ hai, làm sao để bảo mật an toàn cho những hệ thống dữ liệu trên đám mây đó. Thứ ba, cần xây dựng từ quy trình làm việc, phê duyệt online rồi chữ ký điện tử, ký hợp đồng điện tử… để có thể tiến hành làm việc trực tuyến một cách trôi chảy. Tiếp theo, cần có những hệ thống, nền tảng phục vụ việc họp và trao đổi giữa các nhân sự với chất lượng tốt. Cuối cùng là nền tảng hệ thống hạ tầng internet phải ổn định.

"Rất nhiều bộ phận quan trọng của công ty, chúng tôi yêu cầu ngay lập tức chia tách văn phòng và cho 25% nhân viên làm việc tại nhà trong 2 tuần, luân phiên nhau. Và cần có những công cụ, hệ thống trên mới có thể làm được. FPT có ứng dụng nội bộ riêng, khi mới triển khai, công ty thậm chí còn có thưởng để khuyến khích nhân viên check-in trực tuyến. Lãnh đạo cũng có quyền yêu cầu nhân viên online bất cứ lúc nào để trao đổi công việc. Khi một nhân viên chưa hoàn thành nhiệm vụ hay deadline (hạn chót), ngay lập tức, thông tin sẽ được gửi đến người cấp cao hơn" - ông Tiến nói.

Nhân viên Công ty TNHH Bảo hiểm Hanwha Life Việt Nam tư vấn trực tuyến cho khách hàng Ảnh: HỒNG ĐÀO

Tuy nhiên, trước tất cả những giải pháp công nghệ trên thì giải pháp "số 0", theo ông Tiến chính là cần thay đổi văn hóa làm việc. "Chúng ta đã quen với việc cứ phải gặp nhau báo cáo, họp cứ phải ngồi bàn tán với nhau. Nhưng họp online thì khác, không thể tranh nhau nói được. Từ khi thực hiện, chúng tôi nhận ra có nhiều việc có thể làm trực tuyến mà lại hiệu quả hơn rất nhiều" - ông Tiến khẳng định.

Ông Huỳnh Phát Đạt, Chủ tịch Công đoàn Công ty TNHH Sanofi Việt Nam (quận 4, TP HCM) cho biết hiện công ty đang áp dụng chương trình làm việc online cho 800 người lao động (NLĐ) ở bộ phận văn phòng, bán hàng. "Trước khi dịch bệnh bùng phát, công ty đã có chính sách làm việc online cho một số bộ phận. Để làm được việc này, công ty đã tổ chức tập huấn, cài đặt các phần mềm cần thiết, chia thành từng nhóm nhỏ để quản lý, hỗ trợ nhau nên NLĐ đã quen. Khi dịch bệnh bùng phát, NLĐ làm việc online hiệu quả, không gặp bất cứ khó khăn nào" - ông Đạt nói và cho biết chính sách lương bổng, phụ cấp, thưởng cho NLĐ vẫn được DN giữ nguyên.

Thu nhập có thể giảm

Chính thức làm việc tại nhà từ giữa tháng 2, chị Hồ Thị Bích (quận 12, TP HCM) cho biết chị được công ty tạo điều kiện cho làm việc tại nhà bởi hoàn cảnh chị là mẹ đơn thân đang có con nhỏ. Khi con phải nghỉ học vì dịch, chị phải nhờ mẹ từ quê lên chăm con, khi được làm ở nhà thì chị vừa chăm con vừa làm vì mẹ chị cũng còn nhiều việc ở quê. "Tôi bị stress nặng vì vừa chăm con vừa làm việc. Là người quản lý khách hàng tại Việt Nam cho một công ty của Đức nên các báo cáo tôi phải làm hằng ngày, phải họp trực tuyến với văn phòng ở Việt Nam ban ngày, hợp với sếp tổng ban đêm vì sếp đang ở Đức dính dịch không sang Việt Nam được. Đang họp online thì con quấy khóc. Đang ngồi viết báo cáo thì con thức giấc lại phải bỏ đó đi ru con rồi khi quay lại đã hết thời gian gửi báo cáo. Tôi quay cuồng mất ăn mất ngủ luôn nhưng vẫn phải bảo đảm việc công, việc tư" - chị Bích chia sẻ. Điều mà chị Bích không ngờ tới là thu nhập giảm khoảng 30% vì công ty chị là công ty nước ngoài, lương cao nhưng khi làm việc tại nhà thì họ sẽ cắt giảm các khoản phụ cấp và một số khoản tiền phạt do chậm tiến độ công việc.

Ông Nguyễn Tuấn Anh, Giám đốc Công ty CP NQD Partner (quận Bình Tân, TP HCM) khẳng định thu nhập của NLĐ khi làm online trong mùa dịch bệnh Covid-19 này sẽ giảm từ 20 đến 40% tùy vị trí công việc. Ông Anh lý giải rằng DN nào chắc chắn cũng gặp khó khăn bởi đại dịch. Những DN bị ảnh hưởng sẽ phải cắt giảm lao động, điều chỉnh lại hoạt động, cho làm việc tại nhà để tiết kiệm chi phí cũng như cơ hội để tái cấu trúc. Đó là những nguyên nhân làm ảnh hưởng đến thu nhập của NLĐ. "Dù không ảnh hưởng trực tiếp nhưng nguồn thu của chúng tôi giảm mạnh, việc giảm nguồn thu không phải đến từ NLĐ trong công ty không làm tốt mà hoàn toàn do dịch bệnh Covid-19 gây ra. DN phải tính toán để tồn tại qua cơn đại dịch này và dĩ nhiên cắt giảm chi phí, cắt giảm lương thưởng là điều không tránh khỏi. Hiện 80% nhân sự của chúng tôi đang làm việc tại nhà và mọi thứ đang trở nên khó khăn hơn" - ông Anh bày tỏ.

Phải thích nghi

"Phải nói tổn thất là khá nặng nề nhưng dịch bệnh Covid-19 đã cho thấy xưa nay chúng ta quá chú trọng làm việc tại văn phòng. Qua một tháng triển khai cho làm việc tại nhà, tôi nhận ra có rất nhiều vị trí công việc làm ở nhà hiệu quả hơn. Cái quan trọng là cách triển khai và quản trị nhân sự ngày nay phải lấy công nghệ để điều hành và làm thước đo. Đây là cơ hội để chúng ta tái cấu trúc hệ thống làm việc của DN mình" - anh Huỳnh Quốc Thắng, CEO 789.vn - Trường học thông minh, chia sẻ.

GIANG NAM - HỒNG ĐÀO