Kiểm toán theo thời gian thực: Bước chuyển từ phát hiện sang phòng ngừa sai phạm

Ứng dụng AI và phân tích dữ liệu đang mở ra hướng tiếp cận mới cho hoạt động kiểm toán theo thời gian thực. Ảnh minh họa

Thông lệ quốc tế và động lực chuyển đổi

Kinh nghiệm quốc tế cho thấy nhiều cơ quan kiểm toán tối cao trên thế giới đã triển khai thành công mô hình kiểm toán theo thời gian thực.

Tại Hoa Kỳ, Văn phòng Kiểm toán Chính phủ (GAO) thực hiện kiểm toán theo thời gian thực đối với các chương trình xử lý khủng hoảng như y tế hoặc thiên tai nhằm theo dõi các khoản chi tiêu khẩn cấp và cung cấp thông tin kịp thời cho quá trình phục hồi.

GAO cũng xây dựng hệ thống đánh giá rủi ro đối với các chương trình liên bang nhằm nhận diện khả năng lãng phí, gian lận, lạm dụng và sử dụng sai nguồn lực.

Tại Brazil, cơ quan kiểm toán sử dụng trí tuệ nhân tạo (AI) trong kiểm toán mua sắm công thông qua các công cụ như ALICE, ADELE, MONICA và SOFIA để phân tích nhà cung cấp, giám sát hoạt động mua sắm công và hỗ trợ thu thập bằng chứng kiểm toán.

Trong khi đó, KTNN Georgia đã xây dựng Chương trình Giám sát dự toán dựa trên mô hình học máy nhằm nhận diện các tình huống gian lận và tham nhũng trong lĩnh vực mua sắm công thông qua việc phát hiện các xu hướng và mối tương quan tiềm ẩn trong dữ liệu.

Hai động lực chính thúc đẩy các cơ quan kiểm toán tối cao trên thế giới cũng như KTNN Việt Nam chuyển đổi từ phương pháp hậu kiểm, dựa trên chọn mẫu sang tiền kiểm, kiểm soát thường xuyên, toàn diện theo thời gian thực là sự tiến triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin mở ra khả năng ứng dụng hiệu quả trong kiểm toán và yêu cầu ngày càng cao đối với tính minh bạch, trách nhiệm giải trình trong quản lý tài chính công.

Sự chuyển đổi này giúp KTNN phát hiện kịp thời và ngăn ngừa các sai phạm, lãng phí ngân sách nhà nước, từ đó góp phần nâng cao tính minh bạch và trách nhiệm giải trình trong quản lý tài chính công.

Trong bối cảnh chuyển đổi số đang diễn ra mạnh mẽ, hoạt động kiểm toán không còn chỉ dừng lại ở việc xem xét những sự việc đã xảy ra mà từng bước hướng tới khả năng giám sát liên tục, cảnh báo sớm các rủi ro phát sinh trong quá trình quản lý và sử dụng nguồn lực công.

Tăng khả năng phòng chống tham nhũng, lãng phí, tiêu cực

Việc ứng dụng kiểm toán theo thời gian thực không chỉ thay đổi phương thức thực hiện kiểm toán mà còn có ý nghĩa đặc biệt trong công tác phòng chống tham nhũng, lãng phí, tiêu cực.

Với đặc điểm kiểm toán liên tục, đồng thời và bao quát toàn bộ đối tượng kiểm toán, phương pháp này giúp phát hiện dấu hiệu tham nhũng, lãng phí ngay khi các dấu hiệu đó xuất hiện. Từ đó, cơ quan quản lý có thể lựa chọn các biện pháp xử lý kịp thời, tránh để tổn thất kéo dài và gia tăng thành thiệt hại nghiêm trọng do phát hiện muộn.

Việc phát hiện sớm và điều tra ngay các dấu hiệu gian lận cho phép sửa chữa khi các chương trình đang được thực hiện cũng như trước khi chương trình được triển khai.

Hiệu quả chống tham nhũng, lãng phí còn tạo ra tác dụng răn đe trong phòng ngừa vi phạm. Bên cạnh đó, kiểm toán theo thời gian thực còn phát huy tác dụng phòng ngừa thông qua "hiệu ứng Hawthorne" – hiện tượng cá nhân thay đổi hành vi và hoạt động khi biết mình đang được kiểm toán.

Khắc phục rủi ro chọn mẫu của kiểm toán truyền thống

Với sự hỗ trợ của công nghệ thông tin, kiểm toán theo thời gian thực đã khắc phục các rào cản về không gian và thời gian vốn tồn tại trong phương pháp kiểm toán truyền thống.

Kiểm toán theo thời gian thực là hoạt động kiểm toán diễn ra đồng thời với các hoạt động được kiểm toán. Hoạt động này được hỗ trợ bởi các công nghệ như trí tuệ nhân tạo (AI), học máy (Machine Learning), cho phép kiểm toán viên theo dõi dữ liệu của các hoạt động đang diễn ra, phân tích và nhận diện những xu hướng bất thường hoặc dấu hiệu gian lận ngay khi chúng xuất hiện.

Nhờ đó, cơ quan kiểm toán có cơ hội điều tra và hành động khi nguồn quỹ công vẫn còn trong phạm vi kiểm soát.

Trong khi đó, kiểm toán truyền thống chủ yếu dựa trên các tài liệu báo cáo của những hoạt động đã kết thúc. Các phát hiện kiểm toán vì vậy có thể được đưa ra khi thiệt hại đã kéo dài, thậm chí các giao dịch gian lận đã được che giấu và vượt quá khả năng khắc phục.

Thực tế cho thấy chi phí để ngăn chặn gian lận, lãng phí thấp hơn nhiều so với thiệt hại phát sinh và chi phí sửa chữa, khắc phục hậu quả.

Một ưu điểm quan trọng khác là kiểm toán theo thời gian thực có thể thực hiện kiểm toán toàn diện đối với đối tượng kiểm toán, không bị giới hạn bởi phạm vi chọn mẫu như trước đây, từ đó khắc phục được rủi ro chọn mẫu.

Ưu tiên đầu tư công, quản lý thuế và chi ngân sách

Việc lựa chọn lĩnh vực triển khai kiểm toán theo thời gian thực cần căn cứ vào mức độ sẵn sàng của dữ liệu điện tử và mức độ rủi ro sai sót trọng yếu đối với ngân sách nhà nước.

Do đó, các dự án đầu tư công, quản lý ngân sách, đặc biệt là quản lý thuế và chi ngân sách qua Kho bạc Nhà nước là những lĩnh vực phù hợp để KTNN triển khai phương pháp kiểm toán này.

Đây là những lĩnh vực vừa có lượng dữ liệu điện tử lớn, vừa tiềm ẩn nhiều rủi ro ảnh hưởng đến hiệu quả quản lý và sử dụng nguồn lực công.

Cần hạ tầng số mạnh, nhân lực chất lượng cao và hành lang pháp lý đầy đủ

Để triển khai hiệu quả kiểm toán theo thời gian thực, hạ tầng công nghệ mạnh và an toàn là điều kiện then chốt.

Hạ tầng này phải bảo đảm khả năng lưu trữ, phân tích và bảo vệ khối lượng thông tin lớn, đồng thời bảo đảm quyền riêng tư của đơn vị được kiểm toán và tuân thủ các quy định pháp luật.

Do việc tiếp cận liên tục các hệ thống thông tin tài chính làm gia tăng nguy cơ đánh cắp hoặc làm hỏng dữ liệu, các giao thức bảo mật, mã hóa và kiểm soát truy cập là yêu cầu thiết yếu. Trách nhiệm rà soát cần được phân cấp rõ ràng, mọi hoạt động truy cập phải được theo dõi và lưu vết đầy đủ.

Bên cạnh đó, kiểm toán theo thời gian thực đòi hỏi đội ngũ kiểm toán viên có các kỹ năng mới như hiểu biết về AI, chuỗi khối, phân tích dữ liệu và khả năng diễn giải kết quả do AI tạo ra để đưa ra các quyết định dựa trên xét đoán nghề nghiệp.

Về pháp lý, cần xây dựng khuôn khổ pháp lý đầy đủ cho việc ứng dụng công nghệ trong kiểm toán; thiết lập các chuẩn mực, hướng dẫn về đạo đức nghề nghiệp, bảo mật dữ liệu và sử dụng AI có trách nhiệm. Đồng thời, cần xây dựng chuẩn mực về cấu trúc hồ sơ kiểm toán phục vụ hình thành hệ sinh thái công nghệ cho kiểm toán liên tục trong tương lai./.