Kiot Khói: Khi sự phát triển không còn phụ thuộc vào một cá nhân

Từ một người làm tất cả đến bài toán quá tải

Hiện điều hành Geon Media và phát triển hệ sinh thái đào tạo, vận hành nội dung số thông qua Kiot Khói, Nguyễn Văn Linh dành phần lớn thời gian cho việc xây dựng đội ngũ và hoàn thiện quy trình vận hành. Theo Nguyễn Văn Linh, nhiều người trẻ khi bước vào lĩnh vực nội dung số thường tập trung vào việc nâng cao kỹ năng cá nhân, nhưng lại ít quan tâm đến khả năng xây dựng đội ngũ và hệ thống phía sau.

Với người sáng lập Kiot Khói, đây mới là yếu tố quyết định sự phát triển lâu dài của một cá nhân hay doanh nghiệp trong ngành nội dung số.

Những năm đầu làm việc trong lĩnh vực nội dung số, Nguyễn Văn Linh cũng giống nhiều người khác khi tự đảm nhận gần như toàn bộ công việc, từ lên ý tưởng, sản xuất nội dung, vận hành chiến dịch đến xử lý các vấn đề phát sinh.

Theo Nguyễn Văn Linh, cách làm này giúp công việc triển khai nhanh và linh hoạt trong giai đoạn đầu. Tuy nhiên, khi số lượng dự án tăng lên, những giới hạn bắt đầu xuất hiện. Việc cùng lúc xử lý nhiều đầu việc khiến áp lực ngày càng lớn, chất lượng công việc khó duy trì ổn định và nguy cơ quá tải trở nên rõ ràng hơn.

“Có thời điểm mình gần như làm mọi thứ trong một ngày. Khi đó chỉ nghĩ làm sao hoàn thành công việc chứ chưa nghĩ đến việc xây dựng hệ thống,” Nguyễn Văn Linh chia sẻ.

Theo người sáng lập Kiot Khói, đây là giai đoạn mà nhiều người thường chọn cách làm nhiều hơn để giải quyết vấn đề. Tuy nhiên, kinh nghiệm thực tế cho thấy việc mở rộng bằng sức cá nhân chỉ có thể đi đến một giới hạn nhất định.

Bước ngoặt đến khi Nguyễn Văn Linh bắt đầu xây dựng đội ngũ và phân chia công việc. Dù vậy, việc chuyển từ mô hình cá nhân sang làm việc theo nhóm không đơn giản như giao việc cho người khác.

“Có những việc mình làm rất nhanh nhưng khi chuyển giao lại không đạt kết quả như mong muốn. Sau này mới nhận ra vấn đề nằm ở quy trình chứ không phải ở con người,” Linh nói.

Từ đó, Nguyễn Văn Linh bắt đầu chú trọng hơn đến việc chuẩn hóa cách làm việc, xây dựng quy trình rõ ràng và xác định cụ thể vai trò của từng vị trí trong đội ngũ. Đây cũng là giai đoạn những nền tảng đầu tiên của Kiot Khói dần được hình thành.

Khi tư duy hệ thống trở thành nền tảng phát triển

Trong quá trình phát triển Kiot Khói, Nguyễn Văn Linh cho rằng điều quan trọng nhất không phải là mở rộng thật nhanh mà là xây dựng được nền tảng vận hành ổn định.

Theo Nguyễn Văn Linh, Kiot Khói được định hướng theo mô hình mà mỗi thành viên đều có trách nhiệm và nhiệm vụ rõ ràng, thay vì phụ thuộc vào một vài cá nhân nổi bật. Điều này giúp giảm rủi ro khi khối lượng công việc tăng lên và tạo điều kiện để đội ngũ phát triển bền vững hơn.

Một thay đổi khác trong tư duy của Nguyễn Văn Linh là cách nhìn về nhân sự. Nếu trước đây anh ưu tiên những người có khả năng làm việc độc lập và xử lý nhanh, thì hiện nay người đứng sau Kiot Khói đánh giá cao sự phù hợp với văn hóa và quy trình vận hành chung hơn.

“Làm hệ thống không phải là tìm người giỏi nhất, mà là tìm người phù hợp để cùng vận hành hệ thống đó,” Nguyễn Văn Linh nhận định.

Nguyễn Văn Linh cũng thừa nhận từng gặp những sai lầm trong giai đoạn đầu mở rộng đội ngũ của Kiot Khói, khi quá chú trọng tốc độ phát triển mà chưa đánh giá đầy đủ mức độ phù hợp của nhân sự. Những trải nghiệm đó giúp Kiot Khói hoàn thiện hơn trong cách tuyển chọn, đào tạo và giữ chân đội ngũ.

Theo Nguyễn Văn Linh, việc xây dựng một hệ thống không chỉ là tuyển thêm người mà còn là tạo ra môi trường để mọi người có thể phối hợp hiệu quả với nhau. Đây cũng là lý do Kiot Khói dành nhiều nguồn lực cho việc đào tạo nội bộ và chuẩn hóa quy trình làm việc.

Hiện nay, khi điều hành Geon Media, Nguyễn Văn Linh dành nhiều thời gian hơn cho việc xây dựng cấu trúc vận hành và định hướng dài hạn thay vì trực tiếp xử lý từng đầu việc như trước. Với Nguyễn Văn Linh, người điều hành đôi khi cần lùi lại một bước để hệ thống có cơ hội tự vận hành và trưởng thành.

Tại Kiot Khói, cách tiếp cận này được áp dụng trong nhiều hoạt động đào tạo và vận hành, nhằm giúp đội ngũ có thể chủ động xử lý công việc thay vì phụ thuộc hoàn toàn vào người đứng đầu.

Nhìn lại hành trình của mình, Nguyễn Văn Linh cho rằng sự khác biệt giữa một cá nhân làm nghề và một tổ chức phát triển bền vững nằm ở khả năng xây dựng hệ thống. Cá nhân có thể tạo ra kết quả trong ngắn hạn, nhưng chỉ có hệ thống mới giúp những kết quả đó được duy trì lâu dài.

Đối với Nguyễn Văn Linh, Kiot Khói không chỉ là một thương hiệu hay một mô hình đào tạo, mà còn là quá trình thử nghiệm và hoàn thiện tư duy vận hành hệ thống trong lĩnh vực nội dung số.

“Đến một thời điểm, điều quan trọng không còn là mình làm được bao nhiêu việc, mà là hệ thống có thể vận hành tốt đến đâu khi không có mình ở đó,” Nguyễn Văn Linh chia sẻ.

Theo Nguyễn Văn Linh, đó cũng là bài học lớn nhất mà anh rút ra sau nhiều năm làm việc trong ngành: thành công của một cá nhân có thể tạo ra kết quả nhất thời, nhưng sự phát triển bền vững luôn bắt đầu từ một hệ thống đủ mạnh để tiếp tục vận hành và phát triển theo thời gian.