Kỳ 3: Minh bạch hồ sơ, ngăn chặn gian lận xuất xứ

Khi có yêu cầu kiểm tra, xác minh xuất xứ hàng hóa từ cơ quan hải quan nước thành viên nhập khẩu, doanh nghiệp phải xuất trình các chứng từ, tài liệu, hồ sơ có liên quan đến xuất xứ của lô hàng. Điều này đòi hỏi doanh nghiệp quản lý được nguồn liệu sản xuất trong quá trình sản xuất hàng hóa xuất khẩu.

Lưu trữ hồ sơ đầy đủ, sẵn sàng giải trình khi bị kiểm tra, xác minh xuất xứ hàng hóa

Sau khi xác định được mã HS của sản phẩm xuất khẩu, tiêu chí của mặt hàng trong Danh mục Quy tắc cụ thể mặt hàng (PSR) và lựa chọn nguyên liệu trước khi sản xuất, bước tiếp theo là chứng minh quá trình đó bằng chứng từ, tài liệu bởi hàng hóa đáp ứng Quy tắc xuất xứ hàng hóa trên thực tế nhưng không được chứng minh đầy đủ vẫn có thể gặp khó khăn khi đề nghị xem xét cho hưởng ưu đãi hoặc khi bị kiểm tra, xác minh xuất xứ hàng hóa.

Một bộ hồ sơ có liên quan đến xuất xứ của lô hàng đạt chất lượng tốt không chỉ là sự tập hợp chứng từ, tài liệu được chuẩn bị khi đề nghị cấp C/O. Hồ sơ phải chứng minh được một cách logic sản phẩm được hình thành như thế nào, nguyên liệu nào được sử dụng để sản xuất hàng hóa, nguyên liệu đến từ đâu, nguyên liệu nào có xuất xứ và nguyên liệu nào không có xuất xứ. Ngoài ra, công đoạn sản xuất thực hiện tại Việt Nam là gì, tiêu chí nào trong PSR được áp dụng và căn cứ nào cho thấy sản phẩm đáp ứng tiêu chí xuất xứ hàng hóa trong PSR.

Với mỗi một tiêu chí xuất xứ hàng hóa khác nhau thì chứng từ, tài liệu để chứng minh hàng hóa đáp ứng Quy tắc xuất xứ hàng hóa cũng sẽ khác nhau. Với tiêu chí Chuyển đổi mã số hàng hóa (hay gọi tắt là CTC) trong PSR, chứng từ, tài liệu về việc phân loại mã HS của nguyên liệu không có xuất xứ và thành phẩm là điều quan trọng nhất. Trường hợp một số nguyên liệu không đáp ứng tiêu chí CTC thì hàng hóa xuất khẩu vẫn có xuất xứ nếu các nguyên liệu đó đáp ứng Quy định về hạn mức linh hoạt đối với nguyên liệu không có xuất xứ (De Minimis) theo quy định của Hiệp định.

Trường hợp doanh nghiệp áp dụng nguyên tắc Cộng gộp xuất xứ thì cần phải hiểu rõ nguồn gốc của nguyên liệu để sản xuất hàng hóa. Có nhiều trường hợp nguyên liệu mua trong nước nhưng không có hóa đơn, chứng từ rõ ràng, đầy đủ thì kể cả mua nguyên liệu đó trong nước thì vẫn được coi là nguyên liệu không có xuất xứ.

Thông tư số 14/2026/TT-BCT ngày 25/3/2026 của Bộ Công Thương quy định về Quy tắc xuất xứ hàng hóa trong Hiệp định EVFTA có các quy định về việc nhà sản xuất, nhà xuất khẩu, cơ quan, tổ chức cấp C/O và cơ quan hải quan phải lưu trữ hồ sơ liên quan trong thời hạn ít nhất 3 năm kể từ khi C/O được cấp hoặc chứng từ tự chứng nhận xuất xứ hàng hóa phải lưu trữ tương tự như lưu trữ C/O. Trong thời gian này, bất cứ khi nào có đề nghị kiểm tra, xác minh xuất xứ hàng hóa của cơ quan hải quan nước thành viên nhập khẩu, doanh nghiệp xuất khẩu phải sẵn sàng xuất trình được các chứng từ, tài liệu liên quan trực tiếp đến lô hàng xuất khẩu.

Doanh nghiệp cần tránh nhẫm lẫn coi việc được cấp C/O đồng nghĩa với việc lơ là trách nhiệm phối hợp với cơ quan có thẩm quyền khi bị kiểm tra, xác minh xuất xứ hàng hóa. Hiệp định EVFTA thiết lập cơ chế hợp tác quản lý hành chính và kiểm tra, xác minh xuất xứ hàng hóa giữa các nước thành viên của Hiệp định. Theo đó, cơ quan có thẩm quyền có thể tiến hành kiểm tra, xác minh ngẫu nhiên hoặc khi có nghi ngờ hợp lý về tính xác thực của chứng từ, tài liệu hay việc hàng hóa đáp ứng Quy tắc xuất xứ hay không. Điều quan trọng khi đó không chỉ là phải xuất trình C/O hay chứng từ tự chứng nhận xuất xứ hàng hóa, mà còn phải chứng minh được chứng từ, tài liệu để cơ quan có thẩm quyền đã từng cấp C/O cho doanh nghiệp.

Đối với doanh nghiệp, chứng từ, tài liệu thường nằm rải rác, thiếu sự quản lý chặt chẽ việc lưu trữ hồ sơ, tài liệu, chẳng hạn như hợp đồng thương mại quốc tế, chứng từ nhà cung cấp, kho nắm dữ liệu nhập - xuất - tồn, sản xuất quản lý sản xuất và BOM; kế toán quản lý hóa đơn, chi phí; tờ khai hải quan xuất khẩu, tờ khai hải quan nhập khẩu, hóa đơn thương mại, vận đơn và chứng từ chứng nhận xuất xứ hàng hóa. Nếu không được liên kết và lưu trữ có hệ thống, việc trả lời yêu cầu kiểm tra, xác minh xuất xứ hàng hóa đối với lô hàng đã xuất khẩu từ trước sẽ rất khó khăn không những cho doanh nghiệp xuất khẩu mà còn đối với cơ quan có thẩm quyền. Khi không chứng minh được xuất xứ hàng hóa, ưu đãi thuế quan của lô hàng đã được hưởng trước đó có thể bị thu hồi nên sẽ ảnh hưởng đến giao dịch thương mại giữa doanh nghiệp xuất khẩu và doanh nghiệp nhập khẩu.

Thông tư số 14/2026/TT-BCT quy định về ngưỡng tiền mà doanh nghiệp có thể tự chứng nhận xuất xứ hàng hóa đối với những lô hàng không vượt quá 6.000 EUR. Đối với hàng hóa xuất khẩu của Việt Nam sang các nước EU, cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam sẽ cấp C/O mẫu EUR.1 cho doanh nghiệp xuất khẩu. Trong khi đó, doanh nghiệp xuất khẩu của EU sẽ thực hiện tự chứng nhận xuất xứ hàng hóa trên Hệ thống REX của EU và đã thông báo cho cơ quan hải quan Việt Nam để có thể tra cứu xuất xứ hàng hóa của từng lô hàng nhập khẩu về Việt Nam.

Phân biệt cách thức tự chứng nhận xuất xứ hàng hóa

Quản lý về xuất xứ hàng hóa hiệu quả đòi hỏi phải phân biệt đúng các tình huống cụ thể. Một lỗi đánh máy, thiếu một tài liệu hay thông tin chưa được cập nhật có thể là sai sót nghiệp vụ. Trường hợp khác là hàng hóa thực tế không đáp ứng tiêu chí xuất xứ trong PSR do nguyên liệu hoặc công đoạn sản xuất không vượt qua công đoạn sản xuất, gia công chế biến đơn giản. Chỉ khi có căn cứ về hành vi cố ý gian dối, giả mạo chứng từ hoặc cung cấp chứng từ, tài liệu, thông tin sai để được hưởng ưu đãi thuế quan, mới có cơ sở xem xét tính chất gian lận của vụ việc theo quy định của pháp luật.

Quản lý về xuất xứ hàng hóa hiệu quả đòi hỏi phải phân biệt đúng các tình huống cụ thể. (Ảnh minh họa)

Việc phân biệt này giúp tránh đánh đồng lỗi quản trị với hành vi có chủ ý, nhưng không có nghĩa được xem nhẹ sai sót nghiệp vụ. Chẳng hạn, dữ liệu nguyên liệu trong BOM khác với dữ liệu trên tờ khai hải quan nhập khẩu. Sự khác biệt đó chưa đủ để kết luận khẳng định gian lận xuất xứ hàng hóa. Nhưng nếu doanh nghiệp không giải trình được và không chứng minh được sản phẩm đáp ứng tiêu chí xuất xứ trong PSR thì ưu đãi thuế quan có thể bị thu hồi.

Đối với gian lận xuất xứ hàng hóa, hậu quả không chỉ ảnh hưởng đến một lô hàng xuất khẩu mà có thể ảnh hưởng đến cả ngành hàng sản xuất sản phẩm xuất khẩu đó và ảnh hưởng đến uy tín quốc gia.

Một hệ thống truy xuất được xuất xứ của từng nguyên liệu dùng để sản xuất hàng hóa đáng tin cậy phải kết nối các bộ phận mua hàng, sản xuất, kỹ thuật, kho, kế toán, xuất nhập khẩu và pháp chế. Doanh nghiệp có thể xây dựng hồ sơ xuất xứ cho từng sản phẩm chủ lực, ghi rõ mã HS, tiêu chí xuất xứ hàng hóa trong PSR, BOM, nguồn gốc nguyên liệu quan trọng, nhà cung cấp, tài liệu chứng minh và lịch sử thay đổi sản xuất (nếu có). Với doanh nghiệp vừa và nhỏ, một quy trình dữ liệu chuẩn và phân công trách nhiệm rõ ràng giữa đội ngũ quản lý và nhân sự có thể tạo ra cải thiện đáng kể.

Doanh nghiệp cũng nên định kỳ chọn một số lô hàng đã xuất khẩu để tự tái lập hồ sơ. Nếu số liệu không khớp hoặc hồ sơ phụ thuộc vào một cá nhân, đó là dấu hiệu cần cải thiện trước khi có yêu cầu kiểm tra, xác minh xuất xứ hàng hóa thực tế.

Việc tận dụng ưu đãi thuế quan trong Hiệp định EVFTA không kết thúc khi doanh nghiệp được cấp C/O hay phát hành chứng từ tự chứng nhận xuất xứ hàng hóa. Khả năng hưởng ưu đãi thuế quan bền vững phụ thuộc vào việc chứng minh được nguồn nguyên liệu, quy trình sản xuất và căn cứ xác định xuất xứ khi cần thiết. Mỗi doanh nghiệp cần duy trì hệ thống quản lý xuất xứ hàng hóa minh bạch, có thể kiểm chứng. Điều đó sẽ góp phần không chỉ hạn chế rủi ro bị từ chối cho ưu đãi thuế quan mà còn góp phần phòng chống gian lận xuất xứ hàng hóa và bảo vệ uy tín hàng hóa Việt Nam trên thị trường EU.