Lãng phí thời gian vì làm những việc nhỏ nhặt tại văn phòng

Lên công ty làm việc thực chất tiêu tốn nhiều thời gian hơn bạn nghĩ. Ảnh: Mikhial Nilov/Pexels.

Vì đại dịch Covid-19, nhiều nhân viên trở nên quen thuộc với hình thức làm việc tại nhà. Khi quay trở lại văn phòng, họ chật vật để cân bằng lại cuộc sống cá nhân lẫn sự nghiệp. Điều này bắt nguồn từ việc họ phải đối mặt với vô số thứ phát sinh khác như tăng ca tại công ty hay đơn giản là ăn diện sao cho hợp môi trường công sở.

Thực tế, vẫn có cách để bạn kiểm soát tất thảy mà không phải tiêu tốn quá nhiều thời gian vào núi công việc thừa thãi. Dưới đây, CNN đưa ra những mẹo hiệu quả nhất từ chuyên gia giúp bạn nhanh chóng hòa nhịp lại với cuộc sống văn phòng.

Tách nhỏ và phân cấp công việc giúp bạn tiết kiệm thêm thời gian và sức lực. Ảnh: Meruyert Gonullu/Pexels.

Phân chia và ưu tiên

Alejandro Lleras, giáo sư khoa tâm lý học tại Đại học Illinois Urbana-Champaign, cho biết bước đầu tiên bạn cần làm là chia nhiệm vụ thành các mục tiêu nhỏ hơn, từ ngắn hạn, trung hạn đến dài hạn.

Sau đó, bạn hãy sắp xếp chúng dựa trên mức độ cấp bách để biết được việc nào cần được hoàn thành trước. Quá trình này giúp bạn tập trung vào những đầu việc cấp thiết nhất về thời gian trong khi vẫn theo dõi được các mục tiêu dài hạn khác.

Lleras cho hay nhiều người tự làm mình bận bịu khi chỉ chú trọng những việc nhỏ nhặt và dễ thực hiện nhưng không thực sự cấp thiết. Đây thực chất là một cái bẫy đưa vào họ vào trạng thái kiệt sức trong khi các công việc trọng yếu vẫn còn dang dở.

Theo Earl Miller, giáo sư khoa học thần kinh thuộc Viện Công nghệ Massachusetts tại Cambridge, khi ưu tiên hoàn thành các công việc quan trọng trước, bạn thường sẽ cảm thấy đỡ áp lực với việc đi làm. Lý do là các mục tiêu còn lại ít cấp bách hơn và có thể được giải quyết sau.

Làm việc bất chấp thời điểm chưa chắc giúp bạn làm việc năng suất hơn. Ảnh: Sharad Kachhi/Pexels.

Khám phá khung giờ vàng để làm việc

Lleras cho hay một số người cần hoàn thành những công việc yêu cầu tỉ mỉ nhưng lại không làm đúng vào thời điểm làm việc hiệu quả nhất. Điều này khiến họ lãng phí kha khá năng lượng vốn có thể dành cho nhiều việc khác.

Theo đó, bạn nên cố gắng tận dụng lúc năng suất tăng cao để tập trung xử lý những nhiệm vụ quan trọng. Nếu không rõ về khung giờ vàng của bản thân, bạn hãy thử điều chỉnh thói quen ngủ nghỉ.

Tiếp đó, làm việc vào những thời điểm khác nhau trong ngày sẽ giúp bạn biết được thời điểm mình giải quyết công việc tốt nhất.

Ngoài ra, bạn cũng cần cân nhắc ưu điểm cá nhân cùng với các nhân tố phát sinh khác như gia đình hay văn hóa công ty để có được giờ làm việc phù hợp.

Đặt hẹn giờ khi làm việc giúp bạn thành thạo monotasking nhanh hơn. Ảnh: Alan Quirván/Pexels.

Sức mạnh của monotasking

Miller cho hay xã hội làm chúng ta tin rằng multitasking (làm nhiều công việc cùng một lúc) là thiết yếu để thành công trong sự nghiệp.

Tuy nhiên, chuyển đổi giữa nhiều mục tiêu đồng nghĩa với việc bạn liên tục phải tái thiết não bộ để giải quyết vô số nhiệm vụ khác nhau. Chưa kể thời gian, tất thảy cũng tốn của bạn thêm không ít sức lực.

Kết quả, năng suất giảm khiến bạn hoàn thành được ít công việc hơn so với khi monotasking - toàn tâm toàn ý làm xong một công việc cụ thể rồi mới tiếp tục xử lý các việc khác.

Miller đề xuất đặt hẹn giờ trong 20 phút và chỉ làm việc một công việc duy nhất cho đến khi hết giờ. Dần dà, bạn sẽ thấy mình có khả năng hoàn thành từng việc một trong thời gian dài hơn. Chất lượng công việc và hiệu suất làm việc cũng được cải thiện trông thấy khi bạn quen thuộc với monotasking.

Buông bỏ bớt công việc là cần thiết để bạn có thể năng suất hơn về lâu dài. Ảnh: Mikhail Nilov/Pexels.

Chấp nhận khả năng của mình

Larry Rosen, giáo sư tâm lý học thuộc đại học California State tại Dominguez Hills, cho biết: “Một người chỉ có thể hoàn thành một lượng công việc nhất định trong ngày. Vì vậy, mọi người nên tránh thúc ép mình làm việc đến kiệt sức”.

Đặt ra giới hạn cho bản thân là cần thiết. Chẳng hạn, bạn có thể quy định một khung giờ không tiếp chuyện văn phòng trong ngày. Cách này giúp bạn có được những ranh giới chốn công sở rõ ràng cũng như giảm lo lắng về những đầu việc bỏ ngỏ.

Cài đặt gửi tin nhắn tự động rằng bạn sẽ phản hồi vào ngày hôm sau mỗi khi tan làm cũng là một ý tưởng hay để tránh làm việc quá mức, Rosen chia sẻ.

Suy cho cùng, dù áp dụng bao nhiêu phương pháp để tối ưu hóa thời gian, bạn vẫn có thể cảm thấy “không đủ”. Song, theo Miller, nhận thức và chấp nhận rằng mình có ít thời gian và không thể làm hết mọi thứ giúp bạn cảm thấy ít áp lực hơn hẳn.

Thiên Trang